
- •Лабораторная работа №8 Передача данных между программами пакета Microsoft Office
- •Литература
- •Лабораторная работа №9 Работа с почтовым клиентом Outlook Express
- •Вопросы
- •Литература
- •Лабораторная работа № 10 Создание таблиц бд с использованием конструктора и мастера таблиц в msAccess
- •Вопросы
- •Литература
Лабораторная работа №8 Передача данных между программами пакета Microsoft Office
Цель работы: Изучение технологии передачи данных в пакете Microsoft Office
Теоретическая часть
Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации. Комплект Microsoft Office рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе учебном заведении или дома и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. MS Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей.
Таблица 1 Варианты поставок Microsoft Office 2000
-
Standard Edition
Small Business Edition
Рrofessional Edition
Premium Edition
Word 2000
O
O
O
O
Excel 2000
O
O
O
O
PowerPoint 2000
O
O
O
Outlook 2000
O
O
O
O
Publisher 2000
O
O
O
Microsoft Access 2000
O
O
FrontPage 2000
O
PhotoDraw 2000
O
Small Business Tools
O
O
O
Например, комплект Microsoft Office 2000 включает следующие приложения [2].
Microsoft Word 2000 - текстовый процессор, позволяющий создавать документы любой сложности: оформлять их с использованием различных шрифтов, включать в документ рисунки, таблицы, формулы, графики, диаграммы и др. Имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.
Microsoft Excel 2000 - табличный процессор для представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющий универсальные возможности решения задач и встроенные средства деловой графики. Microsoft Excel 2000 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации статистического моделирования и т.п.. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.
Microsoft PowerPoint 2000 - графический пакет для создания презентаций и слайд-фильмов. Этот пакет представляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение PPT.
Microsoft Outlook 2000 - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.
Microsoft Publisher 2000 - настольная издательская система, позволяющая легко создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы. В нем предлагаются более 2000 профессионально разработанных шаблонов публикаций и сотни элементов дизайна, которые пользователи могут вставлять в собственные публикации.
Microsoft Access 2000 - система управления базами данных позволяющая создавать как автономные базы данных для персонального компьютера, так и базы данных для совместного использования в отделе или на целом предприятии. MS Access обеспечивает простые в использовании и управлении решения для совместной обработки информации. Access 2000 не только содержит традиционно широкий набор простых инструментальных средств обработки данных, но и обеспечивает глубокую интеграцию с Вебом, упрощающую совместное использование информации на разных платформах пользователями с разным уровнем подготовки, а также содержит дополнительные средства автоматизации, повышающие производительность. Создаваемые файлы имеют расширение MDB.
Microsoft FrontPages 2000 - включает все необходимые средства для эффективной разработки и эксплуатации веб-узлов. Пользователи могут легко создавать качественно оформленные веб-страницы, выбирая наиболее удобный способ разработки. MS FrontPage 2000 позволяет придавать законченный и профессиональный вид веб-узлам, импортировать и редактировать код HTML любым из существующих способов и применять новейшие веб-технологии. С помощью FrontPage 2000 можно легко выполнять обновление веб-страниц, а также пользоваться гибкими средствами для управления узлами Интернета и интрасетей.
Microsoft PhotoDraw 2000 - объединяет простые инструментальные средства для создания рисунков и редактирования графики, позволяя создавать профессионально оформленные графические изображения для веб-страниц, печатных документов и презентаций.
Microsoft OfficeBinder 2000 - программа для создания подшивки документов, включенная в состав Small Business Tools (утилиты MS Office), позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. При работе с подшивкой можно использовать новые возможности MS Office 2000: поместить подшивку в дневник Outlook, вывести на печать документы с одинаковыми колонтитулами, открывать и сохранять подшивки в Интернете. Создаваемые файлы имеют расширение OBD.
Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню – все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу презентацию или рисунок.
В работе рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML и обмен XML-данными.
Практическая часть
Данные между программами передаются тремя способами:
копирование или перемещение данных при помощи буфера обмена;
внедрение данных;
связывание данных.
В
первом случае применяются команды
копирования или перемещения так, как
это делается и при работе с одной
программой. Здесь же можно применять и
перетаскивание данных, но для этого
необходимо на экране компьютера
разместить одновременно окна с теми
программами, между которыми нужно
передать данные.
Для внедрения и связывания передаваемые данные одной программы заносятся в буфер обмена и затем при помощи команды Правка / Специальная вставка помещаются в другую программу. Диалоговое окно этой команды имеет вид:
В этом окне нужно указать тип вставляемых данных и способ связи при помощи переключателей Вставить и Связать. Если выбирается вариант Вставить, то данные из буфера обмена вставляются на место курсора и связь между файлами не устанавливается. В варианте Связать происходит и связывание с исходным файлом.
Практическая часть
Задание 1
Изучить способы передачи данных между программами пакета Microsoft Office на примере программ Excel и Word.
1. В Excel составьте таблицу:
Анализ спроса и продаж продукции фирмы «Ритм»
Наменование товаров |
Цена у.е. |
Спрос |
Предлож. |
Продажа |
Выручка от продаж |
Телевизоры |
350 |
20 |
25 |
10 |
3500 |
Видеомагнитофоны |
320 |
45 |
38 |
40 |
12800 |
Музыкальные центры |
750 |
10 |
10 |
10 |
7500 |
Видеоплееры |
185 |
30 |
35 |
90 |
16650 |
Аудиоплееры |
45 |
40 |
45 |
190 |
8550 |
Видеокамеры |
320 |
20 |
25 |
11 |
3520 |
З
адание
2 По
данным таблицы постройте линейчатую
диаграмму.
Задание 3 В программе Word создайте новый документ.
3.1. При помощи команды копирования переместите таблицу из документа Excel в документ Word.
3.2. Диаграмму из документа Excel вставьте в документ Word двумя способами: внедрением и связыванием.
3.3. Сделайте изменения в столбцах «Спрос» и «Предлож.» таблицы документа Excel. Отметьте, что в документе Word произойдут изменения только во внедренной диаграмме.
3.4. Сохраните документ Word в файле и закройте его окно.
3.5. В документе Excel измените диаграмму: добавьте в диаграмму еще столбец «Продаж». Загрузите ранее сохраненный документ Word и отметьте происшедшие изменения в нем.