4. Форми автоматизованого б/о

Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових регістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації та угрупування облікових даних первинних документів слугують регістри бухгалтерського обліку.

У неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облікові регістри — це паперові бланки визначеної форми та структури даних. Регістри діляться на такі види:

• хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових даних у хронологічному порядку;

• систематичні регістри обліку — облікові дані групуються за певними ознаками.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері виробництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посередницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгалтерського обліку. Це такі, як:

• відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма В-1);

• відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені за цінностями (форма В-2);

• відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

• грошові кошти та фонди (форма В-4);

• відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5);

• відомість обліку реалізації (форма В-6, оплата);

• розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

• відомість обліку розрахунків із постачальниками (форма В-7);

• відомість обліку оплати праці (форма В-8);

• шахова відомість (форма В-9).

Регістр «Журнал Головна». Застосовується на невеликих за обсягом облікової роботи підприємствах, зі спрощеним планом рахунків.

Регістр «Книга господарських операцій». На відміну від регістру «Журнал Головна», у книзі (журналі) господарських операцій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку.

Регістр «Журнал-ордер/відомість за рахунком». Цей регістр найбільше поширений. Дані з первинних документів відображаються у визначених журналах ордерах (Ж ПРО) і нагромаджувальних відомостях. Усі журнали складено за кредитовим принципом, а відомості — за дебетовим. Ці систематичні регістри ведуться протягом одного місяця, після чого підраховуються підсумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків.

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на основі оборотів за рахунками за місяць у журналах-ордерах і відомостях: кредитові обороти рахунки переносяться однією підсумковою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних журналів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти за дебетом кожного рахунка сумуються, виводиться сальдо рахунка на кінець місяця.

У комп’ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти за базою даних бухгалтерських проводок.

Меморіально-ордерна форма. Хронологічні та систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгалтерська проводка оформляється складанням меморіального ордера (МО) на кожну операцію чи групу однотипних операцій.

На основі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості за простою чи шаховою формою.

Оборотно-сальдова відомість. Оборотно-сальдова відомість служить для узагальнення відображеної в рахунках облікової інформації, перевірення правильності записів бухгалтерських проводок і складання балансу. Розглянемо комп’ютерний варіант облікових регістрів.

Комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній методологічній основі бухгалтерського обліку та забезпечити:

• ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

• взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

• суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

• скорочення трудозатрат на ведення обліку;

• контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації;

• формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов’язаних облікових регістрів:

• бухгалтерських проводок;

• господарських операцій;

• первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв’язання задач бухгалтерського обліку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Регістр бухгалтерських проводок — це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри операцій і документів є одночасно хронологічними та систематичними.