1 . Read and translate the text

Pet Product Ltd.

180 London Road

Exeter EX4 4JY

England 25th February, 2002

Dear Sir.

We read your advertisement in the 'Pet Magazine' of 25th December. We are interested in buying your equipment for producing pet food. Would you kindly send us more information about this equipment:

– price (please quote CIF Odessa price)

– dates of delivery

– terms of payment

– guarantees

– if the price includes the cost of equipment installation and staff training.

Our company specializes in distributing pet products in Ukrains. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start producing pet food in Ukraine. If your equipment meets our requirements, and we receive a favourable offer, we will be able to pleace a large order for your equipment.

Your earty reply would be appreciated.

Your faithfully,

V.Smurov

Export-Import Manager

2. Fill in the missing pronouns: somebody, anybody, nobody, everybody, anything, something, nothing, everything

1. The question is not difficult and … can answer it. 2. … called yesterday but he left no message. 3. Can … help me? 4. It is too late. I think there is … in the office now. 5. There is … interesting in this letter. 6. Is there ... here who knows English? 7. You must find … who can offer it to you. 8. … knew the time of briefing. 9. Please, write to us if you want to order … else. 10. There is … in the office. I don’t know him. 11. Please, tell us … about your obligations. 12. Is there … you want to offer me? 13. We have … new in our catalogue. 14. There is … interesting in this offer.

3. Складіть лист-запит в англійську компанію Avon:

- Повідомте, де Ви прочитали рекламу про продукцію цієї фірми;

- Напишіть, що Ви хотіли б закупити партію лака для нігтів у кількості 150 пляшок;

- Взнайте їх ціну

- Повідомте у листі, що якщо Вас влаштує ціна і якість лаку, Ви в майбутньому зробите велике замовлення;

- Попросіть дати відповідь якнайшвидше.

4. Складіть лист-пропозицію компанії Avon на Ваш лист-запит

§ 8. Види ділових листів

В иди некомерційних ділових листів

Листи-прохання

Одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи-прохання. Найрізноманітніші за характером, вони мають спільну ознаку — у таких листах викладається певне прохання до керівництва, партнерів, клієнтів, спонсорів тощо. У діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюється в поєднанні з іншою інформацією.

Викладаючи якесь прохання, в ньому треба підкреслити зацікавленість організації у його виконанні. Воно може викладатися від першої особи однини, від першої особи множини; від третьої особи однини і від третьої особи множини.

Головна мета такого листа – переконати, довести в необхідності виконань прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси і інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «Додаток».

Існує величезна кількість ситуацій, які дають привід для викладу прохань від імені підприємств, організацій, установ. Текст такого листа зазвичай будується за такою формою: в основній частині змісту виклад причини, яка спонукала поводитися з проханням; виклад самого прохання; у заключній частині висловлюється надія на очікуваний результат.

Прохання зазвичай висловлюється словами «прошу, просимо»:

• Просимо сприяти;

• Просимо вислати на нашу адресу;

• Просимо взяти участь;

• Прошу довести до відома;

• Прошу ліквідовувати заборгованість;

• Прошу прийняти заходи.

Листи-відповіді

Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова. Характер інформації ділового листа як правило припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції. Це означає:

• наявність в листі-відповіді посилання на первинний лист і його тему;

• використання однакових мовних засобів виразу (перш за все термінології) в обох листах;

• порівнянність об'ємів інформації і аспектів вмісту в обох листах;

• дотримання певної послідовності у викладі аспектів змісту.

Тексти у відповідь листів повинні відповідати завданням, зафіксованим в резолюціях керівників.

Перше і основне правило – не затягувати з відповіддю, не примушувати Вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які Ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину. У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь. Ці дані проставляються не в тексті листа, а у встановленому місці бланка або перед заголовком документа, оформленого не на бланку.

Відповіді на прохання й пропозиції передбачають вибір:

— погодитися;

— відмовити;

— обійти необхідність однозначної відповіді чи відкласти рішення на певний час.

У будь-якому разі необхідно буде сказати «так» чи «ні», погодитись або відмовити. Варіант відповіді, звичайно, залежить від конкретної ситуації.

Лист-підтвердження

Лист-підтвердження — це письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості або запрошення. Містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення, або про те, що раніше складений документ залишається в силі. Вчасно надіслане, воно є виграшним з кількох причин:

— по-перше, такий лист утверджує реноме (репутацію) досвідченого ділового партнера, який з належною повагою ставиться до тих, з ким має справу;

— по-друге, є нагода ще раз ненав’язливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній;

— по-третє, такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.

Стиль листа-підтвердження залежить від конкретної ситуації. Але виявлення доброзичливості ніколи не завадить.

Інші види листів

Лист-нагадування. Використовується в тих випадках, коли не вдається отримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Він складається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у випадку невиконання раніше укладеного договору або угоди.

Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на якусь урочисту подію або захід. У такому діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу.

Лист-подяка. У цьому виді листа висловлюється подяка за виконання будь-якої роботи.

Гарантійний лист. Складається з метою підтвердження певних зобов'язань і адресується організації, або окремій особі.

Супровідний лист. Супровідний лист складається при відправленні адресату документів чи матеріальних цінностей. Подібного роду лист виправдовує себе в тих випадках, коли містить додаткові роз'яснення та додається до документа.

Лист-повідомлення. У такому виді ділового листа дається будь-яка інформація, що не вимагає відповіді або підтвердження зі сторони, якій висилається цей лист.

Види комерційних ділових листів

Лист – запит

Такий вид комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.

Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. Часто лист-запит — це комерційний документ, звертання покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Оформляючи запит на товар, що зацікавив Вас, Ви повинні вказати підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але варто вказати, на якій базі, в якій валюті Ви маєте намір заплатити. За необхідності можете також попросити надіслати вам буклети, каталоги, прейскуранти, креслення тощо або зразки товару.

Інші види

Оферта та відповідь на неї. У такому виді листа зазвичай вказується, на яких умовах повинен відбутися обмін товарами (послугами). У відповіді виражають згоду або незгоду з висунутими умовами.

Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього. Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, термінів поставки і т.п.

Рекламація містить:

- підстави для пред'явлення претензій;

- докази події збитків;

- конкретні вимоги сторони, висувати претензії.

Рекламація подається у письмовій формі, з додатком усіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, то переноситься до арбітражу.

У відповіді на рекламацію повідомляється, що: інформація прийнята до розгляду; вона розглядається повністю, частково або відхиляється; грошову сплату проведено.

We read your advertisement in ... Ми прочитали вашу рекламу в ...

We have heard of your products from ... Ми узнали про продукцію вашої компанії з ...

We have seen your current

catalogue showing ... Ми звернули увагу на ваш останній каталог, в якому описані ...

We are interested in buying (importing, etc) ... Ми хотіли б купити (імпортувати)

Please inform us (let us know)

as soon as possible ... просимо вас сповістити якнайшвидше ...

Could you let us have a quotation for ... повідомте нам, будь-ласка, розцінки на ...

We would like to have further

details about ... ми хотіли б отримати детальну інформацію про ...

Please send us samples of ... будь ласка, вишліть нам зразки ...

As distributors we have a large

network of ... Як дистриб'ютери ми маємо широку мережу ...

There is a large market here for

your products Ваші вироби знайдуть у нас свого покупця.

If your prices are competitive

(the samples meet the standards) we may

be able to let you have regular orders. Якщо ваші ціни задовольнять нас (зразки задовольнять вимоги стандартів) ми будемо регулярно замовляти вашу продукцію.

We look forward to your early reply з нетерпінням чекаємо на вашу відповідь.

We were pleased to learn your

interest in ... Нам було приємно узнати про вашу зацікавленість

We are glad to say that we

can reserve you ... Ми раді повідомити вам, що зможемо залишити за вами

We enclose our catalogue with

the latest price-list Ми додаємо наш каталог з найновішим прейскурантом

Our proposal is valid till ... Наша пропозиція дійсна до ...

The price covers packing and

transportation expenses. Ціна включає упаковку та транспортні витрати

We can give you a 5 per cent discount Ми зможемо надати вам 5% знижку

We would appreciate if we get the

order from you as soon as possible Ми були б раді отримати від вас замовлення якнайшвидше.

If you are not happy with our proposal

please let us know why Якщо вас не влаштовує наша пропозиція, просимо повідомити нам про причину.

We are looking forward to hearing

from you soon з нетерпінням чекаємо відповіді.

In reply (response) to your

letter of (dated) …, we thank you for... У відповідь на Ваш лист от ..., ми дякуємо Вам за ...

We enclose (are enclosing) our order for ... Ми додаємо наше замовлення на

Please send the copy of this order to us,

duly signed, as an acknowledgement У якості підтвердження замовлення просимо відіслати нам підписану Вами копію замовлення.

We confirm that delivery

will be made by ... Ми підтверджуємо, що поставка відбудеться до ... (дата)

The goods you ordered are no

longer available Товару, який ви замовляли, в наявності немає.