- •Введение
- •История возникновения управленческих документов Государственное делопроизводство в советскую эпоху
- •Нормативно-методическая база
- •3.Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •4. Документирование управленческой деятельности
- •Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу
- •1. Наименование организации
- •2. Справочные данные об организации
- •3. Наименование вида документа
- •4. Дата документа
- •31 Октября 2001
- •5. Регистрационный номер документа
- •6. Гриф утверждения документа
- •8. Оттиск печати
- •9. Отметка о заверении копии
- •10. Визы согласования документа
- •5. Виды и разновидности делового документа Организационные документы
- •Положения о секретариате
- •Распорядительные документы
- •Решение
- •Информационно-справочные документы
- •Докладная записка
- •Справка
- •Протокол
- •6. Оформление документов по личному составу
- •Заявление
- •Трудовой договор
- •Приказы по личному составу
- •Трудовая книжка
- •Содержание
3. Наименование вида документа
Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: ПЛАН, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ИНСТРУКЦИЯ и т.п.
В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.
4. Дата документа
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;
словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.
Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:
подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
события (в протоколах и актах).
Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
Например:
05.10.2001
31 Октября 2001
2009.07.08
5. Регистрационный номер документа
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
Например:
от 21 декабря 2007 г. № 1576/954
6. Гриф утверждения документа
Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:
Например:
-
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО "Спецтехника"
Подпись ___________ Н.ВШмелев
12.02.2005
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
|
Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
Например:
Генеральный директор Подпись О.П. Смуров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника.
Например:
Генеральный директор Подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов
Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.
Например:
Председатель Подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии Подпись К.М. Артемьева
Подпись С.П. Матвеев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:
Например:
Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр
Не допускается надписывать от руки "За", ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.