2. Нормативно-методическая база

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

• правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

• организовать документооборот;

• обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации;

• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Законы

1.Основным законодательным документом регламентирующим работу информационной и документированной системы является Федеральный Закон «Об информации и замене информации»

Данный закон устанавливает:

1. Порядок документирования информации.

2. Право собственности на отдельные документы.

3. Порядок правовой защиты информации.

2.Закон РФ «О стандартизации». Устанавливает порядок стандартизации, государственного контроля за соблюдением стандарта и ответственность за их нарушение

Государственные стандарты (ГОСТ) на документацию

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства.

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает:

1. состав реквизитов документов;

2. требования к оформлению реквизитов документов;

3. требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

• ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».

• ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

• ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».

• ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

Классификаторы

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам.

Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Включает в себя:

• Унифицированная система банковской документации

• Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации

• Унифицированная система внешнеторговой документации

• Унифицированная система документации пенсионного фонда российской федерации

• Унифицированная система документации по труду

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации

• Унифицированная система отчетно-статистической документации

• Унифицированная система первичной учетной документации

• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

• сокращения количества применяемых форм;

• исключения из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

• блока идентификации;

• блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

• Первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;

• Третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;

• Пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;

• Восьмой знак - контрольное число.

2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).