37Электронные документы (эд). Электронная цифровая подпись (эцп)

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой формы представления информации – ЭД. ЭД приобрели юридическую силу в связи с принятием ФЗ об ЭЦП¹³.

Калининградская область¹⁴ – по решению Министерства по налогам и сборам вошла в пилотный проект по модернизации налоговых органов, что предполагало прием и обработку информации в электронном виде. На первом этапе налогоплательщикам предлагалось сдавать отчеты и декларации на бумажных и на электронных носителях, а в последующем только посредством каналов электронной связи. В налоговых инспекциях можно получить всю имеющуюся информацию и ПО. С 1 января 2007 года налогоплательщики с численностью работников более 250 человек должны сдавать отчетность в электронном виде по каналам связи, а с 2008 года – с численностью работников более 100 человек

ЭД - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. ЭД обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В ЭД содержатся информационные сообщения, имеющие различные представления: текст, таблицы, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. ЭД хранятся, как файлы, на машинных носителях.

Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу ЭД:

• идентификационный код источника;

• электронная подпись автора документа;

• код формы документа;

• номер документа;

• дата и время создания или модификации документа.

ЭЦП - реквизит ЭД, предназначенный для защиты данного ЭД от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.

Средства ЭЦП - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание ЭЦП в ЭД с использованием закрытого ключа ЭЦП, подтверждение с использованием открытого ключа ЭЦП подлинности ЭЦП в ЭД, создание закрытых и открытых ключей ЭЦП.

Закрытый ключ ЭЦП - уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в ЭД ЭЦП с использованием средств ЭЦП.

Открытый ключ ЭЦП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭЦП, доступная любому пользователю ИС и предназначенная для подтверждения с использованием средств ЭЦП подлинности ЭЦП в ЭД.

Способы создания ЭД:

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца.

2. Сканирование документа и преобразование в стандартный формат машинного документа.

3. Программный способ создания документа.

4. Импорт входных файлов, коммуникационных форматов в ЭД.

5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде ЭД.

Классификация документов ИС по направлению информационных потоков:

• входящие внешние документы;

• исходящие, созданные в ИС;

• внутренние документы ИС.

38Справочно-правовые системы (спс)

СПС – направление в области информационных технологий, способствующее формированию в России современного гражданского общества. Разработка этого направления обусловлена возросшей потребностью общества в эффективной работе с правовой информацией.

СПС – программный комплекс, включающий массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие работать с этим массивом информации.

Причины популярности СПС:

• доступность ПК для предприятий, компаний и для частных лиц;

• возможность компактного хранения больших объемов информации;

• возможность быстрого поиска документов и их фрагментов.

Идея использовать компьютерные технологии для работы с законодательной информацией возникла на Западе во второй половине 60-х годов. Быстрое развитие и распространение СПС в России началось в конце 80-х – начале 90-х годов. Первые СПС: 1989 г. – ЮСИС, 1991 г. – ГАРАНТ, 1992 г. – КонсультантПлюс. Уникальность российских СПС состоит в том, что в них не повторяется чей-либо зарубежный опыт. Это связано с особенностями нашей страны:

• огромная территория,

• слабое развитие телекоммуникаций,

• бурное развитие российского законодательства, далекое от стабильности (ежемесячно в России принимается более 2 000 нормативных актов),

• отсутствие существенных государственных инвестиций (более 99% СПС в России – продукция негосударственных отечественных компаний).

Причины бурного развития в России СПС:

• стремительное совершенствование и удешевление ПК,

• реформы политической и экономической жизни рождают вал нормативных и правовых документов.

СПС предоставляет возможность получить полную и достоверную информацию по правовым проблемам, но ссылаться необходимо не на СПС, а на официальный источник публикации.

При выборе СПС обращают внимание на свойства СПС:

• качество информационного наполнения СПС: полнота, достоверность, качество информации, оперативность поступления новой информации;

• качество компьютерных технологий;

• общий уровень сервиса и наличие дополнительных услуг: обучение, возможность поиска и заказа отдельных документов.

Наиболее известные в России продукты СПС и разработавшие их компании:

• КонсультантПлюс (КП) (АО «КонсультантПлюс»);

• ГАРАНТ (НПП «Гарант-Сервис»);

• Кодекс (Центр компьютерных разработок).

Стандарты качественного сервиса по обслуживанию СПС:

• бесплатная демонстрация системы;

• гарантии стабильного информационного сопровождения на ПК пользователя;

• обучение пользователя и его консультирование;

• техническая поддержка систем на ПК пользователя;

• возможность заказа отдельных документов.

СПС «КП» обеспечивает интеграцию с ОС Microsoft и приложениями (Word, Excel и т.д.). СПС «КП» первая из российских СПС, получившая логотипы Microsoft Windows.

Возможности СПС:

• Подборка информации по определенному кругу вопросов;

• Поиск конкретных документов;

• Поиск нужного фрагмента документа;

• Экспортирование информации в другие программы;

• Расстановка закладок;

• Печать документов или их фрагментов.

Этапы работы с СПС:

• Формирование запроса на поиск необходимых документов;

• Работа со списком документов;

• Работа с текстом документа.