19Характеристика офисных приложений. Текстовые и графические возможности офисных приложений

ПК – неотъемлемая часть любого офиса. Слабое применение оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала. В небольших фирмах обработку информации удобно вести с помощью стандартных программ из пакета MS Office. В крупных организациях экономическая информация обрабатывается с помощью профессиональных программ.

Офисные программы – программы, используемые для работы в офисе. К основным офисным программам относятся: текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, пакет презентационной графики Microsoft Power Point, СУБД (системы управления базами данных) Microsoft Access. Офисные программы работают под управлением ОС, связаны между собой и используют возможности ОС; позволяют использовать ПК в практических целях.

Новые популярные приложения MS Office 2003:

• редактор веб-страниц Front Page;

• издательская система MS Publisher;

• персональный информационный менеджер Outlook – компьютерный организатор, программа предназначена для электронной переписки, позволяет организовывать цикл работ над документами. Для решения задач по планированию и организации работы имеются функциональные элементы: календарь; обработчик сообщений; организатор контактов и собраний; дневник; записная книжка;

• электронный секретарь Project позволяет спланировать проведение проектов и представить расписание в графическом виде, что очень удобно для сложных проектов.

Текстовый редактор — это программа, используемая специально для ввода и редактирования текстовых данных. Данными могут быть программа или документ или же книга. Текст выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него изменения. Текстовые редакторы могут обеспечивать выполнение разнообразных функций:

• редактирование текста;

• возможность использования различных шрифтов символов;

• копирование и перенос части текста;

• контекстный поиск и замена частей текста;

• автоматический перенос слов и проверка правописания;

• автоматическая нумерацию страниц и создание колонтитулов;

• выравнивание абзаца;

• создание таблиц и построение диаграмм;

• построение оглавлений;

• распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т.п.

Возможности текстовых редакторов различны — от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы MS Publisher).

Наиболее известный текстовый редактор (точнее процессор, т.к. имеет мощный аппарат форматирования) — Microsoft Word он входит в состав офисных приложений. Word – позволяет создавать тексты на высоком уровне. Текстовые файлы – наиболее простая и наглядная форма представления информации, позволяющая вводить, хранить, редактировать, читать на экране и печатать на бумаге текстовые документы. Графическая технология обработки текстовых документов на базе Word – одна из основных элементов офисной технологии, которая по разным причинам стала стандартом в российских организациях. Word – текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, это один из самых совершенных в классе текстовых процессоров, он предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией.

Графический редактор — это программа, предназначенная для автоматизации процессов построения на экране графических изображений. Предоставляет возможности рисования линий, кривых, раскраски областей, создания надписей различными шрифтами и т.д.

Большинство редакторов позволяют обрабатывать изображения, полученные с помощью сканеров, а также выводить картинки в таком виде, чтобы они могли быть включены в документ, подготовленный с помощью текстового редактора. Системы деловой графики дают возможность выводить на экран различные виды графиков и диаграмм: гистограммы; круговые и секторные диаграммы и т.д. Системы научной и инженерной графики ходят в состав всех офисных приложений и позволяют в цвете и в масштабе отображать графики двумерных и трехмерных функций, заданных в табличном или аналитическом виде.

MS Power Point – (англ. Presentation – представление, подарок) пакет презентационной графики, позволяет представлять при помощи смены кадров с текстами и графикой какое-либо явление или предприятие. Термин презентация (слайд-фильм) связан с информационными и рекламными функциями картинок, которые рассчитаны на определенную категорию зрителей:

• потенциальных покупателей и заказчиков;

• акционеров;

• журналистов и читателей и т.п.

Любой доклад можно подготовить в форме презентации. Можно создавать и демонстрировать: учебные и справочные слайд-фильмы; рассказывать о профессиях, товарах и услугах; демонстрировать коллекции и спортивные достижения; рассказывать о работе кружков, факультетов и т.д. Техника обработки презентаций тесно связана с техникой редактирования текстовых документов, как документов особого назначения. При создании презентации пользователь должен проявить творческие способности и художественный вкус.