Тема № 5 „Документообіг на підприємстві”
Питання до обговорення
Поясніть значення поняття „документообіг”. Що повинен забезпечувати документообіг, як один із складників облікової політики?
Що є об’єктами документообігу? Які етапи включає процес документообігу?
За допомогою яких первинних документів здійснюється документування господарських операцій?
Дайте визначення поняттю „графік документообігу”. Які основні принципи регламентує цей документ?
Загальні питання організації зберігання документів.
Зберігання документів у поточному архіві.
Зберігання документів у постійному архіві.
Терміни зберігання документів.
Вилучення документів: загальний порядок.
Складання протоколу та опису вилучення документів.
Охарактеризуйте процедуру повернення вилучених документів.
Втрата документів.
Утилізація документів.
Завдання
Підтвердить чи спростуйте твердження („так” чи „ні”):
а.) Існує єдина схема організації документообігу на підприємстві.
б.) Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів є обов’язковим.
в.) Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх цілісність.
г.) Графіки документообігу виправдовують своє призначення за умов їх бажаного дотримання.
д.) Контроль за дотримання графіку документообігу на підприємстві здійснюється головним бухгалтером.
ж.) Вилученню підлягають документи, наявність та ведення яких передбачене законодавством, як обов’язкове.
к.) Особисті документи (чернетки, записники, листи) незалежно від їх змісту також підлягають вилученню.
л.) Присутність під час вилучення документів керівника підприємства є обов’язковою.
м.) Посадові особи підприємства не можуть відмовитись від підписання протоколу вилучення.
н.) Утилізації документів, термін зберігання яких завершився, передує проведення експертизи їх цінності.
Знайдіть відповідність між способами зберігання документів та їх елементами.
Способи зберігання: кореспондентський, хронологічний, предметний.
Елементи зберігання: за порядком номерів документів, за господарськими операціями, за юридичними або фізичними особами.
-
Способи зберігання
Елементи зберігання
Заповніть пропущені місця на рисунку.
Вставте пропущені слова.
Графік документообігу визначає:
строки складання, первинних документів;
документів;
просування та обробки;
, відповідальних за складання документів;
порядок до обробки;
строки від працівників інших підрозділів.
Тестові завдання
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є:
а.) Положення про облікову політику;
б.) Статут підприємства;
в.) нормативні документи галузевих міністерств та відомств;
г.) первинні документи.
Графік документообігу розробляється на підприємстві з метою:
а.) забезпечення своєчасності відображення даних з первинних документів в обліку;
б.) налагодження основних функцій управлінської ланки підприємства;
в.) вдосконалення системи бухгалтерського обліку на підприємстві;
г.) налагодження і вдосконалення зв’язків у підрозділах підприємства.
Графік документообігу розробляється під керівництвом:
а.) власника підприємства;
б.) керівника підприємства;
в.) головного бухгалтера підприємства;
г.) бухгалтера підприємства.
Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється:
а.) в міру їх надходження до місця обробки;
б.) за розпорядженням головного бухгалтера;
в.) раз на день;
г.) раз на тиждень.
Неухильне виконання всіма службами правомірних вимог працівників бухгалтерії зобов’язаний забезпечити:
а.) власник підприємства;
б.) керівник підприємства;
в.) головний бухгалтер підприємства;
г.) аудиторська фірма.
Роль головного бухгалтера, як організатора бухгалтерського обліку та контролю на підприємстві, проявляється у:
а.) реалізації управлінських функцій;
б.) зміцненні фінансової дисципліни;
в.) впровадженні новітніх інформаційних технологій в сфері бухгалтерського обліку;
г.) створенні раціонального документообігу.
Важливим для дотримання графіку документообігу є здійснення:
а.) економічного аналізу;
б.) прогнозування;
в.) контролю;
г.) планування.
Оформлення і зберігання первинних документів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, забезпечує:
а.) власник підприємства;
б.) керівник підприємства;
в.) головний бухгалтер підприємства;
г.) архіваріус підприємства.
Обробленні первинні документи поточного звітного періоду комплектуються:
а.) в хронологічному порядку;
б.) за рахунками бухгалтерського обліку в напрямку зростання;
в.) в порядку зростання важливості для підприємства інформації, що вони містять;
г.) в порядку необхідності при складанні фінансової звітності.
Для більшості бухгалтерських документів строк зберігання становить:
а.) один рік;
б.) два роки;
в.) три роки;
г.) п’ять років.
Для здійснення процедури вилучення документів, посадова особа контролюючого органу повинна скласти:
а.) письмовий протокол;
б.) письмово вмотивовану постанову;
в.) опис вилучених документів;
г.) письмове подання на ім’я свого керівника.
Форма опису вилучення документів передбачає його підписання:
а.) власником і керівником підприємства;
б.) власником і головним бухгалтером підприємства;
в.) контролером і головним бухгалтером підприємства;
г.) керівником і головним бухгалтером підприємства.
Для роботи в складі комісії, яка визначає перелік втрачених документів, не запрошують представників:
а.) слідчих органів;
б.) державного пожежного нагляду;
в.) членів експертної комісії підприємства;
г.) водопроводно – каналізаційного господарства.
Результати роботи комісії, яка визначає перелік втрачених документів, затверджуються:
а.) власником підприємства;
б.) керівником підприємства;
в.) головним бухгалтером підприємства;
г.) контролером фіскальних органів.
Копія акту про втрату документів обов’язково відправляють до:
а.) податкового органу;
б.) контрольно – ревізійного управління;
в.) банківської установи, де відкрито рахунок;
г.) пенсійного фонду.
Документи, що містять комерційну таємницю доцільно:
а.) знищувати на спеціальному технічному офісному пристрої;
б.) здавати до пунктів вторинної сировини;
в.) спалювати;
г.) знищувати шляхом розірвання.