2.2 Организация документооборота

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График должен быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, указываются исполнители и сроки выполнения этих работ.

Форма документооборота (таблица 10).

Таблица 10 - Форма документооборота ООО «Ритм»

№ п/п

Наименование отчетов или первичных документов

Количество экземпляров

Время соста- вления

Кто сос- Тавляет Доку- Мент

Сроки Предос- Тавления

Ответственный за предостав-ление

Кто прини- мает и про- веряет до- кумент

Считается, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводит к запущенности учета и ко всяким злоупотреблениям. На ООО «Ритм» не разработан документооборот в той форме, какую предлагает теория бухгалтерского учета. Система документооборота на предприятии определяется рядом внутренних документов (приказов), которые постоянно изменяются и дополняются. Приказом №1 от 01.01.03г. установлены сроки отчетности подотчетными лицами по командировочным расходам – 3 рабочих дня после возвращения из командировки. Пройдя бухгалтерскую обработку , документы подшиваются и передаются в архив, создана номенклатура дел по бухгалтерскому учету.

2.3 Распределение обязанностей бухгалтеров

ООО «Ритм» постепенно переходят на полную автоматизацию бухгалтерского учета. На данный момент автоматизированы такие объемные участки работы, как учет заработной платы; учет материалов и товаров; касса и расчетный счет.

При этом бухгалтера предпочитают использовать такую программу как "1-С Бухгалтерия". В частности она применяется при выписке платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров, одним словом, денежных расчетов предприятия. При начислении заработной платы и отчислений в органы социального обеспечения, а так же при обработке других хозяйственных операций в бухгалтерии используются программы местного назначения, разработанные и установленные собственным программистом фирмы. Естественно, что данные программы уступают таким современным усовершенствованным программам, как "1-С Бухгалтерия", "Бухгалтер Консультант" и прочие. Но собственные программы позволяют более наглядно и удобно отобразить основные особенности ведения учета на предприятии и отразить такие моменты, которые доступны лишь местным программам.

Информационной базой для бухгалтеров предприятия служит "Консультант плюс" – информационное обеспечение для бухгалтеров.

Бухгалтерский учет на предприятии ведет отдельное подразделение – бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером.

В соответствии с ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ № 34н от 29.07.98 система организации бухучета предприятия и отчетности направлена на:

формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Работа бухгалтеров полностью автоматизирована. Их работа тесно взаимосвязана со всеми работниками предприятия, что наглядно отражено на рисунке 4.