Тема 10. Контроль в системе менеджмента. Задание 1.

На конкретном примере разобрать основные моменты проведения контроля и определить какие обстоятельства могут привести к необъективности контроля.

ПРИМЕР. Магазину розничной торговли может понадобиться достаточно точная еженедельная информация о складских запасах. Это нужно для того, чтобы быть уверенным в том, что магазину есть, чем торговать. Однако реальную физическую инвентаризацию товаров для определения убытков от краж и хищений следует делать не чаще одного раза в квартал. Аналогично розничный торговец должен определять и регистрировать объем своих продаж ежедневно с тем, чтобы внести деньги в банк и проконтролировать поток наличности. Но время от времени рознич­ному торговцу необходимо определять почасовой объем продаж с тем, чтобы опреде­лить часы максимального и минимального объема продаж и соответствующим образом расставить своих работников в торговых залах. Это одна из причин того, почему компьютеризованные кассы печатают на чеках время продажи. Другая при­чина состоит в том, что, зная время продажи, руководство может определить ответст­венного в случае какой-либо ошибки или плохого обслуживания.

Задание 2. Проанализируйте ситуацию «Управленческая система компании Lincoln».

Представьте себе настолько эффективную управленческую систему, что ее назва­ние пишут с большой буквы – «Управленческая система компании Lincoln», – а другие предприятия используют ее в качестве эталона для сравнения. Мы гово­рим о Lincoln Electric, компании из штата Огайо. Много лет другие фирмы пыта­лись разгадать ее секрет: каким образом руководство добивается от работников максимальной производительности и качества, и это несмотря на тяжелые фи­нансовые времена?

Lincoln Electric – ведущий производитель сварочного оборудования, сварочных принадлежностей и электрических двигателей. Ее выручка от реализации превы­шает 1 млрд дол. в год, а численность персонала по всему миру составляет 6 тыс. чело­век. Продукция Lincoln Electric используется для изготовления, резки и ремонта различных изделий из металла. Акции компании выпущены в открытое обраще­ние, однако более 60% из них находятся в руках семейства Линкольнов.

В Lincoln применяется многосторонний подход к контролю. Рабочие задачи строго определены, работники должны укладываться в жесткие, количественные нормативы. При этом успех системы Lincoln во многом зависит от организацион­ной культуры, в основе которой лежат принципы открытости и честности, всеоб­щего контроля и равноправия. Да, в компании существует четкое разделение на управленческий и производственный персонал, однако менеджеры уважают опыт рабочих и ценят их вклад во многие аспекты бизнеса. В компании практикуется политика открытых дверей: все высшие руководители, менеджеры среднего зве­на и простые рабочие могут свободно общаться друг с другом. Считается, что если рабочий считает какую-либо составляющую труда или оплату несправедливой, он должен сообщить об этом руководству. Большинство рабочих приходят в ком­панию прямо со школьной скамьи и уже в стенах фирмы проходят обучение, при­чем не одной, а нескольким специальностям. Некоторые впоследствии получают назначение на руководящие должности, так как в Lincoln применяется практика выдвижения изнутри. Многие работники как приходят в Lincoln, так и трудятся в компании всю свою жизнь.

Один из основателей Lincoln полагал, что все организации должны исходить из определенных ценностей, таких как честность, открытость, доверие, самоуправле­ние, лояльность, подотчетность и взаимопомощь. Данные ценности по-прежнему лежат в основе культуры Lincoln, причем руководство регулярно вознаграждает тех, кто их демонстрирует на практике. Эффективная социализация рабочих, чем и от­личается Lincoln, объясняет высокую степень самоконтроля со стороны персонала. Производственные рабочие имеют сдельную оплату труда, но, кроме того, полу­чают дополнительные бонусы за эффективность. Кроме того, существуют годовые премии, размер которых зависит от успехов компании в целом. Помимо всего это­го, рабочие могут приобретать акции компании. На размер индивидуальных пре­мий влияет множество факторов, таких как производительность, качество, испол­нительность, умение сотрудничать с другими. Рабочие Lincoln получают свыше 100 тыс. дол. в год! Однако компания предлагает и другие, неосязаемые выгоды: гор­дость за свою продукцию, чувства причастности и чести мундира. Планирование, разработка и маркетинг продукции ведутся в межфункциональных командах, уполномоченных принимать соответствующие решения. Информация о деятель­ности и финансовом состоянии компании открыта для всех сотрудников Lincoln.

В компании практикуется предвосхищение и решение покупательских проблем. Торговые представители проходят курсы подготовки по техническим направлениям – благодаря этому они могут лучше понять нужды клиентов, помочь им разобраться в продукции компании и в конечном итоге решить проблемы. Ори­ентация на покупателя подкреплена повышенным вниманием к производствен­ному процессу. В Lincoln принята система учета и формальные показатели для оценки производительности, качества и инноваций всех работников. Кроме того, для упрощения потока материалов в процессе производства используется компью­терная программа под названием «Rhythm».

В США система Lincoln зарекомендовала себя как нельзя лучше. Культурные ценности, открытые коммуникации, системы контроля и оплаты труда – все они способствуют единению целей менеджеров, рабочих и организации, а также обуче­нию и росту. В настоящее время идет проверка данной системы за рубежом. Не­смотря на то что основную прибыль приносит деятельность на внутреннем рынке, а за рубежом компания в 1990-х гг. потеряла много денег, топ-менеджеры стре­мятся к глобальному развитию, потому что в других странах рынки растут намного быстрее, чем в Америке. Пока что менеджеры Lincoln не выработали стратегиче­ского плана глобального расширения. Вместо этого они полагаются на дублиро­вание американской системы. ⁶

Вопросы для обсуждения ситуации

1. Какие типы контроля (упреждающий, сопутствующий, с обратной связью) проиллюстрированы в этом анализе? Обоснуйте свой ответ.

2. Как вы считаете, в чем секрет успеха «Системы Lincol»?

3. Какой подход к контролю практикуется в компании: преимущественно бю­рократический или децентрализованный? Почему вы так думаете?

Задание 2. Руководство компаний стремится к достижению стратегических целей и добивается этого путем постановки задач персоналу и контроля за их выполнением.

Такими инструментами являются система ключевых показателей эффективности (КПЭ) и система сбалансированных показателей, получившие широкое распространение в практике управления западных компаний.

Инструментом для определения важнейших факторов успеха являются КПЭ, причем КПЭ – количественные показатели, выраженные в цифровой форме. Необходимо сконцентрироваться только на самых существенных из них, отсекая все второстепенные, сокращая их количество до так называемых «ключевых». Количество КПЭ должно быть ограниченным (для реальности их выполнения и качества мониторинга). Кроме того, выбранные КПЭ должны стимулировать сотрудников на осуществление соответствующих действий. Основные требования к КПЭ:

• ограниченное количество.

• единство для всей организации.

• измеримость, возможность дать показатель в цифровом выражении.

• прямая связь с важнейшими факторами успеха.

• подконтрольность, т.е. возможность влиять на факторы.

• стимул для сотрудника.

Определите ключевые показатели эффективности следующих структурных подразделений:

А. Цех капитального ремонта скважин (КРС).

Для нефтедобывающего предприятия стратегической задачей является повышение уровня добычи нефти, что выражается в приросте добычи (дебет скважин), сокращении потерь при добыче и снижении себестоимости нефти. Поэтому для цеха КРС устанавливаются КПЭ, которые имеют не только непосредственное отношение к стратегическим задачам компании в целом, но и отражают специфику конкретного подразделения. В процессе проведения капитального ремонта скважина «консервируется», соответственно время простоя определяет издержки упущенных возможностей по добыче. Производственная эффективность подземного ремонта определяется приростом дебета в тоннах на скважину, а экономическая эффективность – в удельной стоимости каждой тонны прироста дебета как отношение стоимости ремонта к тоннам прироста дебета.

Б. Департамент снабжения и логистики.

Для данного предприятия основными стратегическими задачами являются снижение себестоимости производимой продукции и сокращение количества дней производственного цикла. Для департамента снабжения и логистики устанавливаются те КПЭ, которые отражают специфику предприятия в целом и данного департамента в частности. Департамент отвечает за непрерывное обеспечение процесса производства комплектующими и за поддержание необходимого уровня запасов на складе. Любой сбой в процессе снабжения приводит к простою производства. С другой стороны, увеличение запасов комплектующих на складе отвлекает оборотные средства.