2.Ведомственные архивы

Помимо архивных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ.

Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов:

-центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней;

-центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;

-объединенный ведомственный архив хранит документы организаций ,связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

-объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем.

Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

-законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;

-документы временного срока хранения(свыше 10 лет),необходимые в практической деятельности,

-документы по личному составу;

-документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;

-личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении.

47

48

Кроме того, в архиве хранятся копии особо ценных документов, печатные издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Главные задачи ведомственного архива:

-комплектование архива;

-обеспечение сохранности и учет документов;

-отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение;

-использование хранящихся в архиве документов;

-осуществление методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве.

В соответствии с задачами определяются функции архива:

1.Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2.Обеспечение сохранности документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3.Использование документов, информирование руководителей и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов учреждений и граждан.

4 Контроль и оказание помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.