3. Особенности формирования, описания и оформления дел по личному составу при подготовке к архивному хранению

 

3.1. Формирование дел

     Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела.       Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.      Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально  не связано  с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.      Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов -  после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения выплаты пенсии.      Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению  целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих  250 листов.  Возможно индивидуальное личное дело  формировать в обособленную единицу хранения, как правило,  это личные дела постоянного срока хранения.       При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки  их хранения. Дела постоянного  и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи.       Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.  Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек.  При систематизации дел по буквам  алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.

 

3.2. Описание дел

        Описание дел – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела.

       Описание дел заключается в  выявлении информационных характеристик дела и в письменном обозначении их на обложке дела.         Информационными характеристиками дела являются: – название учреждения с указанием вышестоящего ведомства в тот период, за который включены в дело документы; – название структурного подразделения; – номер тома; – заголовок дела; – крайние даты дела; – количество листов; – архивный шифр; – срок хранения дела.        При описании значительного объема дел  удобно использовать карточный способ описания. Карточный способ помогает оперативно исправлять неточности в описании дел, облегчает систематизацию дел в описи. Все информационные ха-рактеристики  дела заносятся предварительно на карточку. Каждой карточке присваивается порядковой номер, он же является временным рабочим номером дела до окончательной систематизации дел. После завершения систематизации, все сведения  с карточек переносятся  на обложку дел и в опись.        Описание отдельных элементов информационных характеристик дела: – наименование  организации  на обложке указывается полное, в именительном падеже, с указанием ведомства, в систему которого она входит, (если оно имеется) после полного наименования в скобках дается официально принятое сокращенное наименование организации.  При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке  указывается последнее наименование организации, затем  прежнее, которое заключается в скобки.  При передаче  дел в другую организацию на обложке дописывается новое наименование организации, прежнее также заключается в скобки. 

– название структурного подразделения,  вынесенного на обложку дела, помогает проведению классификации дел внутри фонда.  – крайние даты дела, которые проставляются на обложке дела арабскими цифрами, определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве.  

      Крайними датами дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы), являются даты  регистрации, утверждения (или дата заседания) первого и последнего документа, включенного в дело.         Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело, в случае отсутствия точных сведений о приеме и увольнении дело не датируется или указывается год увольнения. На делах, сформированных в наряды, указывается год увольнения.         Крайними датами журналов (книг) регистрации, учета являются точные календарные даты  первой и последней записи в журнале (книге).        Если дата или ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа документов, дата или ее элементы заключаются в квадратные скобки. – архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи,  № дела по описи. Архивный шифр,  как правило, проставляется после включения дела в опись. На делах, передаваемых в государственные архивы Санкт-Петербург,  архивный шифр проставляется в виде штампа работником   государственного архива. – заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание документов дела.         Заголовок дела должен соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел. При необходимости в заголовок вносятся уточнения.         В заголовках дел, содержащих приказы, протоколы, указываются крайние номера документов, включенных в дело.         В заголовке дела  указывается дата, отражающая за какой или на какой период времени сформировано дело.         В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложке указывается общей заголовок, номер тома  и заголовок каждого тома.         В заголовках дел, содержащих личные дела, личные карточки и лицевые счета указываются крайние буквы алфавита фамилий лиц, документы которых внесены в дело. При повторяемости букв алфавита в заголовках дел уточнение заголовка необходимо проводить до третьей буквы фамилии. Заголовком индивидуального личного дела является фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено дело.        При всем единообразии и унификации заголовков, тем не менее, для повышения их информативности возможно включение в заголовки дополнительных сведений.        При описании личных дел уволенных работников постоянного срока хранения в заголовке целесообразно указывать должность, звание, ученую степень,  выборную должность лица, личное дело которого передается на государственное хранение. Исключением являются личные дела государственных служащих, которые в соответствии с правилами ведения личных дел государственных служащих при их увольнении передаются на новое место государственной службы.       Необходимо отметить, что заголовки судебно-следственных дел, историй  болезней, подлежащих государственному хранению, также имеют специфику описания. В заголовки данной категории дел нужно   включать дополнительные элемен-ты,  полнее раскрывающие содержание документов.  – срок хранения дела: документы по личному составу имеют различные сроки хранения, поэтому данный элемент описания обязательно выносится на обложку дела.