Структурного подразделения ___________предприятия ___________________ Дата проведения опроса «___»______________2012г

№ п/п	Наименование вопроса	Проведение обследования				Примечание
		Краткое содержание ответа	Время (от…./ до….)	ФИО ответствен. специалиста	«Ознакомлен» Подпись специалиста

Подпись ответственного представителя Заказчика ___________________

Подпись ответственного представителя Исполнителя____________________

План-график утверждается ответственным представителем от предприятия поскольку этот документ регламентирует занятость подразделений в обследовании без нарушения графика основного производства, а программу обследования – руководителем соответствующего подразделения в связи с спецификой вопросов, а также отвлечение специалистов без нарушения технологии выработки продукции или оказания услуг.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включение вопросов, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

При изучении форм документации, техники их заполнения, обработки, передачи и архивирования рекомендуется выделять примерный перечень вопросов:

- назначение документа;

-количество одновременно выписываемых экземпляров;

-наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

-кем заполняются реквизиты и их показатели;

-правила формирования показателей;

-значимость каждого показателя;

-периодичность составления документов;

-частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены данные в документах с целью уточнения назначения документов и маршруты их движения. Уточнение необходимо в любом случае, поскольку документы рождаются часто на местах стихийно, информация в которых дублирует друг , приходит на обработку в разное время (естественно с разными значениями реквизитов-оснований), что приводит к разночтимости результатов, их асинхронизации, а следовательно и к неверным (а часто и ошибочным) решениям.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил/алгоритмов/процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, результатов расчетов и последовательности их записи в форму документа.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения обо всех Документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда Регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям объекта управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Прежде, чем начать общаться с персоналом подразделений необходимо предварительно изучить имеющуюся на предприятии документацию по организации документооборота. Основные сведения о документах, их составе, структуре и назначении, маршрутах их движения и функциях, выполняемых работниками предприятия можно получить из:

- технических условий по организации документооборота на предприятии,

- регламентов движения, формирования и учета документации на предприятии,

- штатного расписания,

- должностных инструкций персонала предприятия для подразделений, отмеченных на организационной структуре или приказе по предприятию,

- беседы с персоналом аппарата управления, работниками подразделений. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе собеседования с работниками предприятия.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения обо всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типовых групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Для успешного процесса обследования целесообразно предварительно подготовить ряд вспомогательных материалов, которые нужно получить на предприятии в соответствующих структурных подразделениях или же, если предприятие небольшое – у руководства предприятия. При обследовании документооборота наиболее востребованными из вспомогательных материалов являются следующие:

- организационная структура предприятия,

-список производственных подразделений;

- перечень функций каждого подразделения;

-список и альбом форм документов, циркулирующих в управляющей системе;

-штатное расписание;

- сборник должностных инструкций персонала по подразделениям,

- регламент документооборота предприятия.

Если указанные материалы отсутствуют на предприятии, то необходимо проводить более глубокое обследование с целью замещения отсутствующих данных. Эти данные будут получены в ходе бесед с представителями Заказчика, что существенно усложнит их уточнение и значительно увеличит трудоемкость выполняемых работ Сторонами. Кроме того, каждый работник-представитель Исполнителя, проводящий обследование, должен иметь:

- план-график и программу обследования, детальные вопросники;

- специальные таблицы для заполнения по результатам обследования,

- конкретный план и сроки выполнения своих работ;

- рабочую тетрадь для записи;

Для более успешного и качественного проведения исследования документооборота в процессе диагностического исследования целесообразно подготовить ряд вспомогательных материалов, важнейшими из которых являются следующие:

-список производственных подразделений;

-список подразделений органа управления;

-список и альбом форм документов, циркулирующих в управляющей системе;

-предварительные шифры показателей признаков, единые для документов одного наименования;

-штатное расписание;

-список внешних организаций.

При этом каждый показатель любого из перечисленных выше документов должен быть соответствующим образом зашифрован.

Кроме того, каждый работник, проводящий исследование, на руках должен иметь:

-программу исследования и детальные вопросники;

-специальные таблицы (ведомости) описания документов (показателей);

-план-график по своей части;

-специальные тетради для записи материалов;

Для изучения документооборота: форм документов, техники их заполнения, обработки и маршрута передачи предварительно формируется примерный перечень вопросов, приведенный ниже. Часть вопросов относится непосредственно к проблематике разработки ЛВС, часть носит информационный или уточняющий характер, что позволяет глубже исследовать процесс документооборота и выяснить неприметные на первый взгляд дополнительные объемы предаваемой информации.

Состав, содержание и последовательность выполнения работ по обследованию потоков и состава документированной информации представлены на рисунке 3.

При разработке схемы существующего документооборота предприятия составляется матрица, в которую вносятся шифры цехов, отделов, а также участков и служб в соответствии с существующим структурным делением. Для больших предприятий схема документооборота составляется на уровне цехов и отделов, так как схема на уровне более мелких структурных подразделений может быть громоздкой и необозримой. При необходимости составляются дополнительные схемы документооборота внутри цехов и отделов.

Для анализа использования информации при формировании документов составляется схема информационных связей между документами. Она дает представление о направлениях информационных потоков и позволяет определить перечень исходной информации, потребной для формирования выходной информации при разработке алгоритмов [7].

Рис. 3 Технология обследования документооборота

Обследование потоков и состав информации на предприятии в зависимости от конкретных целей и сроков может быть проведено в сокращенном объеме, т. е. без составления схем документооборота и информационных связей или без определения объемов информации, а сразу заполнением необходимых таблиц.

При разработке схемы документооборота предприятия может быть составлена матрица, в которую вносятся шифры цехов, отделов, а также участков и служб в соответствии с существующим структурным делением и наименования (обозначения или номера форм) документов. Элементы матрицы равны +1, если документ является входным в структурное подразделение предприятия, -1, если выходным, а 0 – в противном случае.

Для больших предприятий схема документооборота составляется на уровне цехов и отделов, так как схема на уровне более мелких структурных подразделений может быть громоздкой и необозримой. При необходимости составляются дополнительные схемы документооборота внутри цехов и отделов.