Внедрение электронного документооборота на предприятии

Попытаемся определить порядок внедрения систем управления документооборотом в организации. Внедрение обычно начинается с анализа существующих процессов. Современные методики и средства позволяют представить деловые процессы в виде схем, причем с помощью соответствующих программных продуктов (Process Modeler) эти схемы впоследствии могут быть преобразованы в описания деловых процедур.

Схемы анализируются с прицелом на оптимизацию деловых процессов и соответствующие изменения в работе организации. Внедрение системы обычно происходит в два этапа. На первом (пилотном) система устанавливается и эксплуатируется в нескольких подразделениях. Пилотный этап позволяет определить большинство особенностей, присущих данной организации, подготовить администраторов процессов и дает возможность приобрести навыки обучения персонала. Администратор процессов оказывается в данном случае одной из центральных фигур – это специалист, в чьи обязанности входит контроль за "прохождением" процессов, их изменение в соответствии с меняющимися условиями работы, а также администрирование баз данных персонала, процессов и прикладных программ или управление работами такого рода. По окончании пилотного этапа система внедряется в остальных подразделениях организации. При этом существенно важными для успешного внедрения являются четкая постановка целей, сравнение достигнутых результатов с ожидаемыми и анализ причин несоответствия.

Современные тенденции в развитии офисной службы.

Если рассматривать общие тенденции, характерные для систем электронного документооборота, то можно выделить основные векторы развития:

• Во-первых, это постепенное перерастание электронного документооборота в системы управления бизнес-процессами и даже корпоративные ИС.

• Во-вторых, размытие границ между внешним и внутренним документооборотом. Ряд организаций активно применяет в своей работе CRM (полный цикл сопровождения потребителя) и SСM системы (полный цикл сопровождения поставщика). Кроме того, все заметнее влияние на организации электронной коммерции, особенно активно развиваются сектора B2B и B2C, многие бизнес-функции перемещаются в Интернет: интернет-магазины, Интернет-трейдинги, электроны платежи и т.д.

• В-третьих, в настоящее время на подходе переход от систем электронного документооборота к системам управления знаниями knowledge management. Системы управления знаниями решают вопросы создания на предприятии единого информационного пространства, организации групповой работы сотрудников для приобретения, представления и обмена знаниями, предоставления доступа к единой корпоративной базе знаний и создают условия для эффективного использования знаний сотрудников в общих интересах.

1 Кстати построение пирамиды отчетности реализуется отдельным классом систем автоматизации финансово-хозяйственного документооборота.

Известно, что государственные организации регулярно готовят и представляют отчеты в вышестоящие ведомства. Это общая бухгалтерская отчетность, сведения о структуре, штатах и кадрах, а также отдельный для каждого министерства или комитета набор форм ведомственной статистической отчетности: в здравоохранении - о больных и их лечении, в образовании - об учащихся и преподавательской нагрузке и т.д. Дальше происходит следующее: вышестоящая организация на уровне муниципального образования, субъекта федерации или федерального министерства проверяет полученные отчеты на согласованность показателей (итог должен равняться сумме включенных в него строк, сравнительные показатели прошлого года - соответствовать прошлогоднему отчету и т. д.). Следующая важная процедура - сведение отчетов: отчеты собираются в группы по типам организаций (школы - к школам, больницы - к больницам) или по территориям, показатели отчетов суммируются по ячейкам, суммарные показатели вносят в те же самые бланки, только уже сводных отчетов. Сводные отчеты направляются в вышестоящую организацию следующей инстанции, где весь процесс повторяется.

Понятно, что проверить и свести сотни многостраничных отчетов - тяжелый труд. Но только для человека, а для компьютера - это идеальное занятие. Поэтому системы подготовки, проверки и сведения отчетности представляют узкий, отдельный класс систем автоматизации финансово-хозяйственного документооборота.