Підготовка документів на персонал

До документів на персонал належать:

— заяви про прийом на роботу, переміщення, звільнення і з інших кадрових питань;

— контракти з найму працівників;

— характеристики;

— накази на особовий склад та ін.

Заява

Письмова заява про прийом на роботу складається в довільній формі. Проте в ній мають бути такі реквізити:

— найменування організації, посада, прізвище й ініціали посадо­вої особи, яка має право прийому на роботу;

— відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса);

— назва документа;

— зміст прохання;

— перелік додатків (у разі необхідності) із зазначенням кількості сторінок;

— дата впорядкування заяви;

— підпис заявника.

За аналогічною схемою складаються й інші заяви з кадрових пи­тань, однак вони мають певні особливості при написанні деяких рек­візитів:

— при адресуванні їх тій організації, в якій працює заявник, не вказується його домашня адреса, а пишуться його посада і місце робо­ти (структурний підрозділ);

— у тексті заяви, як правило, формулюється прохання і дається його обґрунтування (доказ). Зразки заяв подано в дод. 9.

Контракт

У контракті передбачаються:

— обсяги пропонованої роботи й вимоги до якості і термінів її виконання;

— права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін;

— умови оплати й організації праці;

— підстави для його припинення або розірвання;

— соціально-побутові й інші умови, необхідні для виконання зобо­в'язань, узятих на себе сторонами, з урахуванням специфіки роботи, фахових особливостей і фінансових можливостей підприємства, уста­нови, організації або роботодавця. Розміри виплат, передбачені конт­рактом, не можуть установлюватися менше, ніж це визначено чинним законодавством, угодами й колективним договором.

У контракті можуть також визначатися умови підвищення або зниження обумовленого сторонами розміру оплати праці, встановлення доплат і надбавок, премій, винагород за підсумками роботи за рік _або інший період, участі в прибутку підприємства.

Також може бути передбачено додаткові пільги, гарантії та компен­сації, не встановлені чинним законодавством, за рахунок коштів робото­давця. Якщо умовами контракту передбачається переїзд працівника на роботу в іншу місцевість, то встановлюються гарантії та компенсації та­кого переїзду, умови забезпечення працівника (а в разі потреби — і чле­нів його сім'ї) житловою площею або оплати витрат на наймання житло­вого приміщення чи користування готелем. У контракті визначаються режими робочого часу і часу відпочинку працівника.

Якщо для службових поїздок працівник буде використовувати власний автомобіль, то передбачаються умови виплати відповідної компенсації. Контрактом має бути передбачено зобов'язання робото­давця щодо виплати компенсації морального і матеріального збитку, завданого працівникові у разі дострокового розірвання контракту:

— працівником — з причин невиконання або неналежного вико­нання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрактом;

— роботодавцем — на підставах, передбачених чинним законо­давством і контрактом.

Контрактом також можуть встановлюватись додаткові гарантії на випадок його дострокового припинення з незалежних від працівника причин.

Контрактом не можна:

— змінювати порядок розгляду індивідуальних трудових спорів;

— вводити щодо працівника повну матеріальну відповідальність (крім випадків, передбачених ст. 134 КЗпП України).

Типову форму контракту з працівником затверджено наказом Мі­ністерства праці України від 15.04.94 № 23 зі змінами й доповненнями (див. дод. 10).