Тема 2. Понятие, признаки и свойства библиотечного фонда.

В «Словаре иностранных слов» понятие «фонд» трактуется как «запас, накопление, капитал». В «Толковом словаре русского язы­ка» Д. Н. Ушакова «фонд» определяется как «ресурсы, за­пасы чего-нибудь».

Слово «фонд» происходит от латинского «fundus» — основание, базис, главный элемент. Для любой биб­лиотеки или информационной службы фонд документов дейст­вительно является главным элементом, фундаментом деятель­ности, который не только обеспечивает возможность производить качественные информационные продукты и услуги, но и служит отличительным сущностным признаком информационной организации. Все это не противоречит представлению о документ­ном фонде как главном информационном ресурсе библиотеки/ информационной службы.

В профессиональной речи англоязычных библиотечных и информационных специалистов для обозначения документно­го фонда используются два термина — «fund» и «collections». Тер­мином «fund» обозначается собрание документов, рассматри­ваемое как материальный объект. В этом смысле документный фонд видится как совокупность носителей информации, кото­рые занимают определенные площади в помещениях, имеют стоимость и требуют обеспечения сохранности от порчи и рас­хищения. Термин «collections» рассматривает документный фонд как коллекцию, т. е. собрание документов, тщательно подоб­ранных по содержанию, представляющих информационную, научную, художественную, историческую и другую семантиче­скую ценность. Именно это понимание документного фонда и обеспечивает ему качества информационного ресурса, особого интеллектуального продукта, созданного на основе идей и зна­ний, выработанных лучшими представителями человеческой цивилизации.

Документный фонд — это систематизированное собрание до­кументов, формируемое в соответствии с целями владельца и предназначенное для удовлетворения каких-либо информаци­онных потребностей.

Определение понятия, раскрывая его содержание, указывает на его признаки, которые отличают документный фонд от всех других объектов и явлений действительности и позволяют его идентифицировать. Анализ приведенного определения позволя­ет выделить следующие признаки документного фонда:

Наличие множества документов. Документный фонд — это собрание документов. Документ является неотъемлемой частью документного фонда. Но один документ — еще не есть фонд. Небольшое число документов также не требует упорядоченно­сти и потому тоже не является фондом. Вместе с тем простая совокупность документов также не является фондом. Чтобы превратиться в документный фонд, множество документов должно стать единым целым, обладающим специфическими свойствами, отличными от каждого документа в отдельности. Поэтому последующие отличительные признаки объясняют, за счет чего достигается такое единство и синергетический эффект документного фонда.

Упорядоченность, систематизированность документов. Дан­ный признак означает, что для образования документного фон­да необходимо, чтобы документы располагались в определенном порядке. Это позволяет оперативно находить нужный документ и информацию, содержащуюся в нем. Одновременно это уста­навливает между документами некоторые связи, превращающие его в целое.

Целенаправленность и профильность фонда. Данный признак вытекает из положения о том, что фонд создается ради достиже­ния определенной цели, устанавливаемой его владельцем. Цель определяет не только затраты ресурсов, которые владелец или учредитель вкладывает в создание и содержание документного фонда, но и границы данного фонда. Поэтому в фонд включа­ются лишь те документы, которые помогают реализовывать по­ставленную перед ним цель, например, обеспечить документами и информацией учебный процесс в школе или вузе, информи­ровать о новейших открытиях и изобретениях в медицине или отслеживать инновации в различных отраслях производства.

Такая специализация фонда на удовлетворении каких-либо оп­ределенных информационных потребностей называется профи­лем документного фонда.

Готовность к использованию. Фонд создается ради удовлетво­рения каких-либо информационных потребностей, поэтому все документы, входящие в фонд, должны быть всегда доступны для удовлетворения информационного запроса. В противном случае документный фонд утрачивает свой изначальный смысл и не спо­собен быть информационным ресурсом. Данный признак помо­гает определить границы фонда: например, приобретенные для фонда документы не считаются частью фонда до тех пор, пока не будут доступны для использования. Аналогично документы, отобранные для исключения из фонда, по сути уже не являются частью фонда, поскольку не могут быть выданы по запросу.

Итак, признаки документного фонда — это его внешние при­меты, которые характеризуют его особенности и помогают от­личить документный фонд от других предметов и явлений наше­го мира. Помимо отличительных признаков, документный фонд об­ладает также внутренними свойствами, т. е. отличительными качествами, которые отражают проявления его глубинных меха­низмов и внутренних закономерностей и помогают предвидеть, как будет себя проявлять документный фонд при работе с ним. Выделяются следующие свойства документного фонда:

1. Информативность фонда. Концентрируя в себе множество документов как источников информации, документный фонд обладает высокой степенью смысловой и содержательной насы­щенности, которая не достижима в отдельно взятом документе. Собственно для того и создаются документные фонды, чтобы сконцентрировать информацию, необходимую для удовлетворе­ния информационных запросов.

2. Целостность выражает внутреннее единство фонда, его от­носительную автономность, самодостаточность, полноту. Отдель­ные, разрозненные ранее документы, целенаправленно собираемые и тщательно подбираемые по содержанию, превращаются в единое целое. В результате возникает качественно новое образование, функционирующее и развивающееся по своим особым законам. Становясь целостным объектом, документный фонд достигает си­нергии (от греч. synergos — вместе действующий), когда в результа­те соединения отдельных документов в фонде их возможности по удовлетворению информационных потребностей существенно пре­восходят эффект от каждого отдельного документа и даже их про­стой суммы. Благодаря свойству целостности, документный фонд способен удовлетворять любые запросы по своему профилю, по­скольку каждый из документов, входящих в него, в разных аспектах и на различных уровнях сложности и сжатости излагает профиль­ную информацию, дополняя тем самым другие документы.

3. Стохастичность (вероятностный характер) фонда. Доку­ментному фонду свойственна случайность, вариативность, не полная предсказуемость поведения. Например, нельзя с аб­солютной точностью определить, какие документы должны быть в фонде (ведь некоторые из них еще даже не созданы!), каков будет его объем, а также будет ли пользоваться спросом приоб­ретаемый документ. Однако финансовые, материальные, кадро­вые ограничения требуют максимально точного планирования этих параметров. Преодоление этого противоречия — самое сложное в формировании и управлении документным фондом.

4. Статичность, устойчивость фонда. Для того чтобы удов­летворять во всей полноте информационные запросы, доку­ментный фонд не должен слишком быстро изменяться. Как известно, документные фонды и массивы призваны противо­стоять изменчивости и динамичности документопотоков. Свой­ство статичности обеспечивается тем, что в каждом документ­ном фонде имеется стабильная, медленно обновляемая часть, которая содержит необходимый минимум основной, фундамен­тальной информации по профилю фонда — «ядро фонда». Оно образует костяк документного фонда, который и делает его це­лостным.

5. Обновляемость, динамичность, открытость фонда. Несмот­ря на преимущества стабильности, документный фонд должен регулярно пополняться новыми документами. В противном слу­чае он устаревает, теряет свои качественные свойства и возмож­ность удовлетворять растущие информационные потребности.

6. Самоорганизация, гибкость, эластичность фонда. Доку­ментный фонд способен реагировать на изменения условий функционирования, изменяя свои характеристики. Например, повышенный спрос на определенные документы приводит к увеличению их экземплярности, пространственному прибли­жению часто спрашиваемых изданий к потребителю, к усилению контроля за их сохранностью и пр. Поэтому в фондах библиотек и информационных служб постоянно происходят перемещения документов в зависимости от изменения потребности в них.

7. Управляемость, регулируемость фонда. Несмотря на спо­собность фонда к самоорганизации, для поддержания оптималь­ных режимов его функционирования требуются сознательные воздействия со стороны субъекта управления. Задача управле­ния — ставить цели развития фонда, обеспечивать их достижение, корректировать отклонения в составе фонда, ликивидировать технологические сбои в ходе его формирования. В противном случае развитие документного фонда может потерять нужное направление, утратить четкие границы профиля. Зачастую вслед­ствие различных обстоятельств происходят диспропорции в спросе на документы и информацию, в связи с чем увеличи­вается поток непрофильных запросов. В результате документный фонд гибко подстраивается под новую ситуацию, теряя свои качественные свойства как полного собрания документов по определенному профилю. Например, в научной библиотеке спрос на массовые журналы может оказаться выше, чем на на­учную периодику. Однако при необходимости сокращения под­писки на периодические журналы выбор следует сделать в поль­зу научных журналов, поскольку именно они соответствуют профилю данного фонда. Массовые журналы широко представ­лены в фондах других библиотек города.

8. Надежность фонда — свойство документного фонда безот­казно выполнять свои функции в течение определенного, дос­таточно длительного срока, сохраняя значения установленных параметров функционирования. Иными словами, надежность — это способность фонда в любое время полноценно, быстро и точно удовлетворять профильные информационные запросы. Надежность является комплексным свойством фонда и оцени­вается несколькими параметрами, характеризующими его спо­собность сохранять работоспособность в течение определенного времени. К таким параметрам относятся:

• полнота охвата документов по профилю фонда, т. е. доста­точное наличие документов для удовлетворения всех по­ступающих профильных запросов. При этом речь идет не только о документном разнообразии, но и о возможно­сти предоставить одновременно несколько экземпляров одного и того же документа, если это необходимо для ра­боты ряда пользователей.

• безотказность функционирования означает, что все доку­менты в фонде всегда должны быть готовы к выдаче по запросу. Для этого нужный документ всегда должен быть на месте и доступен для прочтения. С этой целью в боль­шинстве документных фондов предусмотрена работа с до­кументом только в стенах данного учреждения. В библио­теках выделяются фонды читального зала. Одной из про­блем информационных служб является читательская задолженность, т. е. несвоевременный возврат документа в фонд, который влечет за собой отказы другим пользова­телям. В связи с появлением машиночитаемых документов в понятие безотказности фонда включается и наличие вос­производящих устройств для чтения электронных, аудио­визуальных документов и текстов на микроносителях, а также бесперебойность работы телекоммуникаций, средств транспортировки документов из хранилищ, пода­чи электроэнергии и пр.

• долговечность фонда — это свойство сохранять работо­способность до предельного состояния при условии регу­лярного и своевременного технического обслуживания и ремонта. Предельное состояние документа обеспечивается возможностями его носителя и технологиями записи информации. Так, например, газетная бумага через 15-20 лет становится ломкой, а текст — нечитабельным. Магнитные носители способны сохранять информацию не более 17 лет. После этого срока информацию следует перезаписывать на новый носитель, иначе ее можно без­возвратно утратить в связи с явлением «усталости металла». Долговечность печатных изданий обеспечивается также особенностями брошюрования и переплета. Известно, что книги в мягких обложках очень быстро ветшают, поэтому для интенсивного использования и длительного хранения они нецелесообразны. В последние годы установлено, что качество сохранения звукозаписей на «виниловых» грам­пластинках значительно выше, чем на лазерных компакт-дисках, в то время как CD-диски более устойчивы к интен­сивному использованию. Знание особенностей функцио­нирования документов на различных носителях позволяет информационным специалистам грамотно формировать документные фонды в соответствии с требованиями к долгосрочности их эксплуатации.

• ремонтопригодность фонда заключается в его приспособ­ленности к быстрому, удобному проведению различных работ по его поддержанию в работоспособном состоянии, частичному или полному восстановлению документа, за­мены его неисправных элементов и т. п. Документы при частом использовании неизбежно изнашиваются, ветшают, поэтому важно оперативно восстанавливать целостность носителя и информации, записанной на нем. К сожалению, не все современные документы, получив повреждения, подлежат восстановлению: царапины на дисках, размаг­ниченные кассеты, разбитые пластинки не подлежат ре­монту. Однако существует множество технологий восста­новления документов на бумажных носителях (замена страниц, переплет, реставрация и стабилизация бумаги и т. д.). Именно благодаря своей ремонтной технологич­ности фонды печатных документов остаются весьма на­дежными.

9. Доступность фонда означает открытость к использованию. Фонд создается для удовлетворения информационных потреб­ностей, а значит, должен работать на потребителя. К сожалению, современные документные фонды не являются полнодоступной системой, всегда готовой к приему требований пользователей. Это связано не только с графиком работы информационных учреждений, но и с сущностным противоречием между доступ­ностью и надежностью фонда: чем больше открытость фонда, тем меньше надежности в его функционировании, поскольку документы быстрее изнашиваются, разрушаются, чаще теряют­ся и т. д. Для разрешения данного противоречия вводятся орга­низационные ограничения доступа к фонду для различных категорий пользователей: ограничение сроков пользования документами, ограничение количества выдаваемых одновре­менно документов, ограничения права выноса документов (чи­тальные залы), ограничение контингента пользователей по различным признакам (место жительства, работы или учебы, наличие определенного уровня образования, наличие ученой степени и др.). В настоящее время обеспечение доступности информационных ресурсов является одной из самых обсуждае­мых проблем в мировом библиотечном и информационном сообществах.

Итак, документные фонды являются самым подготовленным к использованию информационным ресурсом, способным обес­печить оперативное и полное удовлетворение информационных запросов потребителей за счет целенаправленности сбора и ра­циональной упорядоченности документов по определенному профилю. Тщательный подбор документов по содержанию и их разумная группировка по различным признакам превращают разрозненные документы в единое целое — документный фонд, обладающий особыми качествами, отличающими его от других объектов и явлений действительности. Знание свойств документ­ного фонда необходимо информационному специалисту для выбора оптимальных режимов его функционирования и приня­тия решений в проблемных ситуациях.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 16-27.