Поиск записей.

Для того чтобы найти нужную запись в БД, надо воспользоваться кнопкой Критерии в форме данных. В очищенные поля формы записываются критерии поиска. При их задании допускается использование операций сравнения = > < >= <= <>. Задав критерии, нажать кнопку Далее. В полях основной формы выведутся данные из первой найденной записи, отвечающей заданным условиям. Снова нажимая кнопку Далее, можно просматривать каждую следующую запись, попадающую под условия отбора. Вернуться в основную форму можно, нажав кнопку Правка.

Сортировка записей.

Каждая база данных, которую создает пользователь, должна иметь некоторый предпочтительный порядок просмотра записей. В зависимости от целей можно, например, расположить записи по алфавиту фамилий клиентов, или в порядке возрастания их кодов, или в порядке убывания сумм их покупок и т. д.

Для сортировки записей необходимо в меню Данные выбрать команду Сортировка. При этом открывается диалоговое окно, в котором следует указать ключи сортировки (названия полей, определяющие новый порядок) и тип упорядочения (возрастание или убывание). Если есть повторяющиеся значения в поле ключа, то можно определить более одного ключа сортировки (до трех полей). Такая сортировка называется многоуровневой.

Фильтры.

Фильтры – средства, позволяющие просматривать только данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Различают:

а) автофильтр;

б) расширенный фильтр.

Перед активизацией фильтра надо отметить область рабочего листа с данными, включая заголовки полей.

Автофильтр.

Автофильтр вызывается из меню Данные командой Фильтр-Автофильтр. При этом к каждой клетке с именем поля в строке заголовков добавляется раскрывающийся список. В списке строка Условие открывает диалог «Пользовательский автофильтр», в котором можно указать соединение нескольких критериев поиска.

Например: Долг: равно 5000 р.

или

Цена покупки: больше 100000р.

Можно также задавать интервал поиска:

Долг: меньше 50 000р.

больше или равно 10 000р.

Расширенный фильтр.

Для использования расширенного фильтра необходимо заранее определить область критериев поиска: для этого достаточно скопировать заголовки столбцов в ту часть рабочего листа, которая не содержит данных для поиска. Затем выбрать в меню Данные команду Фильтр-Расширенный фильтр, при этом открывается диалог, в котором можно задать:

• исходный диапазон;

• диапазон условий.

Здесь же в группе Обработка следует указать, будет ли выполнена фильтрация на листе или выходные данные должны будут помещены в другую область рабочего листа.

Область критериев поиска может иметь вид:

F G I

Клиент		Цена покупки
П*		>=50 000р.

F1:F2 – найдет и выведет всю информацию о клиентах, фамилии которых начинаются на букву П;

I1:I2 – выведет информацию о клиентах, размер покупок которых превосходит 50 тыс. рублей.

Область критериев может занимать несколько столбцов или строк.

K L

Клиент	Долг
А*	< 100 000р.

K1:L2 – будут найдены клиенты, фамилии которых начинаются на А, причем сумма их долга составляет меньше 100 тыс. рублей.