Мастер диаграмм.
Диаграмма – это вид представления числовых данных. Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она сохраняет связь с данными, на основе которых построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Перед тем, как создать диаграмму необходимо выделить диапазон ячеек с данными, на основе которых она будет построена. Затем щелчком мыши на соответствующей кнопке запускают Мастер диаграмм.
На первом этапе мастера выбирают форму диаграммы из перечисленных в списке. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных, из которых следует выбрать наиболее подходящий. Щелкнуть на кнопке Далее.
Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области просмотра появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Щелкнуть на кнопке Далее.
Третий этап работы мастера состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна можно задать:
название диаграммы и подписи осей;
отображение и маркировка осей координат;
отображение сетки линий;
описание построенных графиков;
отображение надписей;
Оформив диаграмму соответствующим образом, щелкнуть на кнопке Далее.
На последнем этапе работы мастера указывается, где надо поместить диаграмму (на имеющемся или отдельном листе). После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.
Готовую диаграмму можно редактировать. При щелчке на элементе диаграммы (заголовке, графике, оси координат и т.д.) он выделяется маркерами. Форматирование выделенного элемента можно осуществить через меню Формат.
Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена(Правка-Удалить лист), или щелкнув по диаграмме, выделить ее и нажать клавишу DELETE.
База данных.
База данных размещает огромные объемы информации в связанном виде. Все БД можно разделить на плоские и реляционные. Реляционная БД состоит из нескольких таблиц, связанных между собой ключевыми полями. Лист в Excel является примером плоской БД, т.е. базы, состоящей из единственной таблицы.
Каждая строка в БД содержит полную информацию о каком-либо объекте. Эти данные, записанные в строках БД, называют записями. Каждая запись состоит из полей.
База данных позволяет хранить необработанные данные, предназначенные для анализа средствами электронной таблицы Excel включая:
формы данных для упрощения добавления новых записей;
автоматический подсчет сумм по категориям;
сортировку данных;
фильтрацию для просмотра подмножеств данных;
сводные таблицы для обобщения информации;
Создание базы данных.
Создание и работа с БД упрощается, если использовать встроенную форму данных для того, чтобы вводить, удалять или редактировать записи в БД.
Чтобы создать форму данных для новой базы следует ввести сначала строку с именами полей (заголовками столбцов) и поместить в следующей строке запись – образец заполнения базы.
Клиент (Ф.И.О.) |
Код товара |
Цена покупки |
Скидка |
Долг |
Николаев И.К. |
145/7 |
25000р. |
2% |
750р. |
После этого надо выделить обе строки и выбрать команду Данные-Форма. На экране появится форма данных, в которой слева перечислены все имена полей, справа в окнах – элементы первой записи.
Клиент
Код товара
Цена покупки
Скидка
Долг
После создания формы данных можно ее использовать для ввода в БД последующих записей, щелкнув на кнопке Добавить. В окне появится чистая форма данных, которую необходимо заполнить очередной записью. Перемещение по полям формы производится клавишей TAB. По завершении ввода записей щелкнуть по кнопке Закрыть.
После того как БД сформирована, можно с помощью формы данных найти нужную запись по заданному критерию, отредактировать ее поля или удалить.