2. Документальное подтверждение расходов

Все расходы организации в бухгалтерском и налоговом учете должны быть документально подтверждены.

Статья 252 НК РФ определяет, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соот ветствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государестве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов на­логообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

Отсутствие оформленных надлежащим образом первичных учетных документов является основанием для привлечения налогоплательщика к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ.

В соответствии со ст. 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета, которые формируются в том числе на основании первичных документов. Все графы и реквизиты первичного документа должны быть обязательно заполнены. Это правило не терпит исключений, так как незаполнение хотя бы одного показателя делает форму недей­ствительной. Если по объективным причинам какие-либо реквизиты отсутствуют, в пустых графах (строках) следует проставить прочерки .

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом или не оформлены вовсе, перед организацией возникает проблема доказывания факта совершения хозяйственной операции вообще и расходов, в частности. В случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и их может оказаться недостаточно.

Законодатель определяет, что требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию не­обходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Обязательные реквизиты, утверждаемые приказом «Об учетной политике организации»

а) наименование документа;

б) дату составления документа (недатированный документ не имеет юридиче­ской силы; кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и на­логового учета);

в) наименование организации, от имени которой составлен документ. Обратим особое внимание на этот реквизит тех организаций, в состав которых входят структурные подразделения, в том числе выделенные на отдельный баланс. Обладая высокой самостоятельностью и дееспособностью, филиалы и представительства все же не являются самостоятельными лицами в гражданском обороте и не могу выступать от своего имени (ст. 55 ГК РФ). При выписке первичных документов, а также при получении входящих документов такие подразделения должны контролировать, чтобы в качестве лица была указана организация;

г) содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденному приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, при составлении учетной политики утверждаются, в частности, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Часто налогоплательщик сталкивается и с проблемой зависимости от контрагента: надлежащие документы по сделке получает с опозданием или не получает вовсе, причем никаких законных оснований для этого у партнера нет.

Например, для признания расходов по договору подряда необходима сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком по акту, подписываемому обеими сторонами. Одна из сторон может отказаться от подписания акта, но закон защищает второго участника договора — в этом случае акт подписывается другой стороной, и в нем делается отметка об отказе другого участника сделки. Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта Признаны им обоснованными (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Если действительность акта не была оспорена, он признается надлежаще оформленным и может служить осно­ванием для признания расходов.