10. Состав и структура действующей информационной системы или ее сегментов

В состав действующей информационной системы входят следующие элементы:

• Ведение и контроль договоров аренды (Access);

• Строительные сметы;

• Бухгалтерская информационная система «БЭСТ-5»;

• Правовые информационные системы «Гарант» и «КонсультантПлюс»;

• Библиотечная информационная система «Марк»;

• Ведение личные дел абитуриентов и учет сдачи абитуриентами вступительных экзаменов (Access);

• Официальный сайт ИНЭКА.

11. Новые проекты академии

Среди последних проектов ИНЭКА можно выделить следующие:

• организация доступа к сети Интернет с помощью спутниковой связи;

• разработка и внедрение информационной системы академии;

• введение инновационных технологий в обучении;

• введение дистанционного образования;

• присоединение ТАРИ.

• организация социальной ипотеки;

• завершение строительства спортивного комплекса.

12. Проблемы, решение которых актуально для академии

Одной из проблем функционирования академии является отсутствие информационных систем обслуживающих основные деловые процессы. Это обстоятельство не может не вызывать упреков в адрес института, поскольку только идя в ногу со временем можно оставаться конкурентоспособной организацией. На данный момент являются автоматизированными библиотечная деятельность, деятельность приемной комиссии, бухгалтерский учет.

В свою очередь основной деловой процесс ИНЭКА – «Образовательная деятельность» является полностью не автоматизированным. Это относится к учебно-методическому отделу, кафедрам и деканатам.

Такие обеспечивающие функции как ведение личных дел студентов и сотрудников осуществляются на бумажных носителях.

В рамках финансовой деятельности бюджеты подразделений планируются на бумажных носителях. Данные из бухгалтерии о фактическом поступлении и расходовании средств так же передаются на бумажных носителях. Только в планово-финансовом отделе все планы и факты обрабатываются и обобщаются в MS Excel.

Отсутствие информационного обеспечения для делового процесса «Финансы» является одной из основных проблем ИНЭКА. Данная проблема замедляет процесс составления бюджетов по подразделениям, составления сводного бюджета академии, снижает адекватность реальному положению дел составленных бюджетов.

Разработка информационной системы академии, в рамках которой разрабатывается задача, бюджетирование, призвана снизить трудоемкость составления бюджетов и контроля исполнения данных бюджетов, сократить время между проектированием и утверждением бюджета, увеличить реалистичность принимаемых бюджетов.

2.Реинжиниринг деловых процессов организации

Реинжиниринг - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания клиентов и оперативность.

1. Состав деловых процессов, основные задачи и работы

На основе процессно-задачного подхода к управлению выделены следующие деловые процессы и задачи академии:

1. Образование

Образовательный процесс является основным видом деятельности академии. Данный процесс состоит из большого количества операций по подготовке к обучению, непосредственно обучению и переобучению студентов по всем видам специальностей в рамках высшего и среднего профессионального образования, также деловой процесс содержит задачи учебно-методического обеспечения образовательной деятельности, академии и воспитательной работы со студентами.

Физическое расположение данного процесса зависит от конкретной задачи: учебный процесс начинается с разработки учебных технологий, формирования учебных планов и графиков учебного процесса в учебно-методическом отделе и заканчивается формированием учебной карточки и учетом успеваемости в деканатах. Т.о. задачи делового процесса расположены в учебно-методическом отделе, деканатах и кафедрах академии.

1. Высшее образование

Высшее образование, уровень профессиональной квалификации специалиста, получаемый в высших учебных заведениях на базе полного среднего образования и подтверждаемый соответствующим дипломом.

1. Анализ учебного процесса и разработка учебных технологий;

2. Разработка учебных планов и графиков учебного процесса по специальностям;

3. Определение состава учебного процесса на семестр;

4. Формирование учебных групп и потоков;

5. Расчет учебной нагрузки по дисциплинам, кафедрам ;

6. Расчет штатного расписания ППС;

7. Распределение учебной нагрузки ППС;

8. Составление расписания занятий;

9. Составление индивидуальных планов ППС;

10. Учет учебной нагрузки по ППС, дисциплинам, кафедрам;

11. Учет фактических показателей индивидуальных планов ППС;

12. Формирование зачетно-экзаменационных ведомостей;

13. Формирование учебных карточек студентов;

14. Учет успеваемости студентов;

1. Среднее профессиональное образование

Среднее профессиональное образование, овладение определенными знаниями и навыками по конкретной профессии и специальности. В Российской Федерации основной путь получения профессионального образования — обучение в профессионально-технических, средних специальных учебных заведениях (на базе полного или неполного среднего образования) и в вузах (на базе полного среднего образования).

1. Анализ учебного процесса и разработка учебных технологий;

2. Разработка учебных планов и графиков учебного процесса по специальностям;

3. Определение состава учебного процесса на семестр;

4. Формирование учебных групп и потоков;

5. Расчет учебной нагрузки по дисциплинам, кафедрам ;

6. Расчет штатного расписания ППС;

7. Распределение учебной нагрузки ППС;

8. Составление расписания занятий;

9. Составление индивидуальных планов ППС;

10. Учет учебной нагрузки по ППС, дисциплинам, кафедрам;

11. Учет фактических показателей индивидуальных планов ППС;

12. Формирование зачетно-экзаменационных ведомостей;

13. Формирование учебных карточек студентов;

14. Учет успеваемости студентов;

1. Повышение квалификации

Рабочие и специалисты обновляют профессиональные знания и навыки в учреждениях по переподготовке и повышению квалификации.

1. Определение состава учебного процесса;

2. Формирование учебных групп ;

3. Составление расписания занятий;

4. Учет фактических показателей загруженности преподавателей;

5. Формирование экзаменационных ведомостей;

6. Формирование учебных карточек студентов;

7. Учет успеваемости студентов;

1. Учебно-методическое обеспечение

Деловой процесс направлен на обеспечение академии современной и качественной литературой.

Местоположение подпроцесса - библиотека.

1. Планирование потребностей в учебно-методической литературе ;

2. Формирование заказов на приобретение учебной литературы;

3. Формирование заказов на выпуск учебно-методической литературы;

4. Организация разработки методической литературы;

5. Учет разработанной учебно-методической литературы;

6. Учет затрат учебно-методического обеспечения;

7. Составление каталогов;

8. Планирование и организация выдачи и приема литературы;

9. Учет результатов выдачи и приема литературы;

10. Анализ обеспеченности учебно-методической литературой;

1. Воспитательная деятельность

Воспитательная деятельность заключается в освоении студентами культуры, ценностей и норм общества.

1. Планирование культурно-массовой, физкультурной и оздоровительной деятельности ;

2. Расчет материальных затрат на проведение мероприятий;

3. Организация культурно-массовой, физкультурной и оздоровительной деятельности ;

4. Учет и анализ результатов проведения мероприятий ;

1.0.1. Расчет показателей эффективности делового процесса.

2. Наука

Научная деятельность института основывается на научно-исследовательских работах и разработках сотрудников института, а также различных статьях, монографиях, тезисах научных работников, работе диссертационных советов, деятельности аспирантов и т.д.

Местоположение задач данного делового процесса - научно-исследовательский центр и аспирантура.

1. Планирование проведения научно-исследовательских работ и научных семинаров;

2. Организация научно-исследовательских работ и научных семинаров;

3. Учет и анализ проведения научно-исследовательских работ и научных семинаров;

4. Планирование проведения диссертационных советов и научных конференций;

5. Проведение диссертационных советов и научных конференций;

6. Учет и анализ работы диссертационных советов и научных конференций

2.0.1. Расчет показателей эффективности делового процесса.

3. Финансы

Деловой процесс «Финансы» является системой экономических взаимоотношений в процессе формирования, распределения и использования денежных средств академии.

Местоположение задач делового процесса - планово-финансовый отдел академии, бухгалтерия.

1. Планово-финансовая деятельность

В рамках подпроцесса происходит заключение договоров на обучение студентов, прошедших конкурсный отбор во время вступительных экзаменов, формирование бюджета академии, формирование договоров на аренду площадей, принадлежащих ВУЗу, а также ведение бухгалтерского учета.

1. Составление сметы доходов ВУЗа;

2. Составление сметы расходов ВУЗа;

3. Составление сметы фондодержателей;

4. Анализ исполнения бюджетных и внебюджетных смет;

5. Формирование календарного плана движения денежных средств;

6. Учет исполнения платежного календаря;

7. Формирование штатного расписания;

8. Планирование и расчет фонда оплаты труда;

9. Заключение договоров на обучение и учет взаиморасчетов;

10. Заключение договоров на аренду и учет взаиморасчетов;

11. Заключение договоров на поселение в общежитие и учет взаиморасчетов;

12. Формирование стоимости образовательных услуг;

1. Бухгалтерская деятельность (учет)

Бухгалтерский учет, один из видов учета, а также система деятельности, направленная на измерение, обработку и передачу финансовой информации.

Основной целью бухгалтерского учета является оперативное обеспечение внешних и внутренних пользователей достоверной информацией о деятельности фирмы. Внешним пользователям (инвесторы, кредиторы, налоговые и другие государственные органы, держатели акций компании) информация предоставляется в виде годового отчета фирмы. Внутренними пользователями являются менеджеры фирмы всех уровней, которым бухгалтерский учет позволяет получить информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

1. Разработка учетной политики и плана счетов;

2. Учет основных средств и нематериальных активов;

3. Учет материально-технических запасов;

4. Учет и начисление заработной платы, стипендий;

5. Учет кассовых операций;

6. Учет банковских операций;

7. Учет взаиморасчетов с контрагентами;

8. Анализ взаиморасчетов с бюджетом;

9. Формирование бухгалтерской отчетности;

3.0.1. Расчет показателей эффективности делового процесса.

4. Маркетинг и прием студентов

Маркетинг – это осуществление различных видов деятельности направляющих поток товаров и услуг от производителей к конечному или промежуточному потребителю.

Деловой процесс «Маркетинг и прием студентов» направлен на популяризацию академии в обществе, слежению за ценами конкурентов и за их политикой в сфере образования. Также в рамках делового процесса дается прогноз основных показателей финансово-образовательной деятельности. В рамках процесса можно также выделить организацию работы приемной комиссии для конкурсного отбора среди абитуриентов, зачисление и организация личных дел студентов.

Местоположение задач делового процесса: отдел маркетинга, приемная комиссия, общий отдел (отдел студентов) академии.

1. Маркетинг

   1. Сегментирование рынка образовательных услуг;

   2. Анализ рынка по типам, формам обучения и по специальностям;

   3. Сравнительный анализ цен на образовательные услуги;

   4. Анализ потребности новых специальностей;

   5. Прогнозирование основных показателей финансово-образовательной деятельности;

   6. Планирование, организация и учет проведения рекламы;

2. Прием студентов

   1. Планирование бюджетных и внебюджетных мест по специальностям;

   2. Учет и ведение личных дел абитуриентов;

   3. Составление плана проведения вступительных экзаменов;

   4. Организация вступительных испытаний;

   5. Учет сдачи абитуриентами вступительных экзаменов;

   6. Формирование приказов о зачислении студентов;

4.0.1. Расчет показателей эффективности делового процесса.

5. Кадровое обеспечение

Деловой процесс включает в себя управление набором сотрудников, рабочим временем и отпусками, планирование профессионального роста и обучения работников, организацию оплаты и стимулирования труда. Формирование различных приказов по сотрудникам академии также является задачей данного делового процесса.

Местоположение процесса – общий отдел (отдел сотрудников) академии.

1. Сотрудники

   1. Учет движения трудовых ресурсов;

   2. Оформление командировок, отпусков, больничных листов, страховых свидетельств и т.п.;

   3. Формирование приказов;

   4. Учет приказов и контроль исполнения;

   5. Формирование списков для проведения конкурса ППС;

2. Студенты

   1. Учет движения студентов;

   2. Формирование личных дел;

   3. Формирование приказов по студентам;

   4. Учет приказов студентов и контроль исполнения;

5.0.1. Расчет показателей эффективности.

6. МТО

Деловой процесс «Материально-техническое обеспечение» академии направлен на своевременную поставку на рабочие места требуемых, в соответствии с потребностями, материально-технических ресурсов. В состав материально-технических ресурсов входят: сырье, материалы, покупное технологическое оборудование и технологическая оснастка, новые транспортные средства, погрузочно-разгрузочное оборудование, вычислительная техника и другое оборудование, а также покупное топливо, энергия, вода и т.д.

Местоположение данного делового процесса - административно-хозяйственные подразделения зданий академии.

1. Обеспечение материальными ресурсами;

   1. Календарный план обеспечения ресурсами;

   2. Нормирование использования МТР;

   3. Анализ поставщиков ресурсов;

   4. Проведение тендеров на закупку материально-технических ресурсов и заключение договоров на их поставку;

   5. Управление парком транспортных средств;

   6. Доставка ресурсов на склад;

   7. Учет складских запасов;

   8. Анализ потребностей рабочих мест в ресурсах;

   9. Организация и транспортировка ресурсов до рабочих мест;

   10. Учет расходов ресурсов, анализ соблюдения норм и лимитов;

   11. Разработка плана по сокращению потерь и использования ресурсов;

2. Обеспечение основными производственными фондами

   1. Планирование строительства основных фондов;

   2. Строительство и ремонт основных фондов;

6.0.1. Расчет показателей эффективности.

7. Информационное обеспечение

Целью делового процесса является организация, поддержка и защита информационной системы академии. Информационная система академии предназначена для повышения эффективности управления деловыми процессами вуза с помощью информационных технологий подготовки и принятия управленческих решений.

Местоположение делового процесса - информационно-вычислительный центр.

1. Управление информационными ресурсами академии

   1. Анализ потребности академии в информационных ресурсах;

   2. Анализ рынка информационных ресурсов;

   3. Планирование закупок информационных ресурсов;

   4. Закупка и внедрение информационных ресурсов;

   5. Учет заявок на обслуживание и модернизацию ресурсов;

   6. Ремонт и поддержка информационных ресурсов;

   7. Планирование модернизации или замены действующих информационных ресурсов;

   8. Обеспечение информационной безопасности;

   9. Учет затрат и анализ эффективности использования информационных ресурсов в академии;

2. Управление информационными потоками

   1. Календарное планирование разработок и внедрения задач ИС;

   2. Реинжиниринг деловых процессов;

   3. Выделение показателей эффективности взаимодействия задач;

   4. Меры по разрешению проблем взаимодействия подразделений;

7.0.1. Расчет показателей эффективности.

8. Социальное обеспечение

Деловой процесс «Социальное обеспечение» направлен в первую очередь на социальную защиту сотрудников и студентов академии. В рамках делового процесса осуществляется обеспечение сотрудников и студентов комнатами в общежитиях, выплата стипендий и материальной помощи студентам, осуществляются молодежные, физкультурно-оздоровительные программы.

Нельзя конкретно указать местоположение данного делового процесса, но в основном это профкомы студентов и сотрудников.

1. Обеспечение студентов, аспирантов академии помещениями в общежитии

2. Обеспечение жильем сотрудников академии;

3. Обеспечение стипендиями и другими формами материальной поддержки студентов, аспирантов;

4. Трудоустройство выпускников академии;

8.0.1. Расчет показателей эффективности.

9. Обеспечение основной деятельности

Деловой процесс «Обеспечение основной деятельности» включает в себя правовое обеспечение академии, хозяйственное обслуживание всех деловых процессов, обеспечение безвредных и безопасных условий труда в академии и т.п.

1. Юридическое обеспечение;

2. Обеспечение безопасности;

3. Организация делопроизводства и работы архива;

4. Хозяйственное обслуживание;

9.0.1. Расчет показателей эффективности.

10. Управление

Данный процесс наряду с учебным процессом является основой функционирования вуза, так как академия в целом является объектом управления.

Управление (от старофранцузского слова menagement «искусство сопровождать, направлять», от латинского manu agere «указывать рукой») - свойство, присущее любой системе, позволяющее распознать собрание элементов как целое, свойство, которое отличает систему от бессмысленного набора.

Говоря же об академии, управление – это деятельность, осуществляемая практически всеми подразделениями, имеющими отношение к организации образовательной деятельности (на уровне ректора, деканов, заведующих кафедрами, начальников отделов и т.д.), направленная на согласование работы всех деловых процессов академии. Данный деловой процесс связывает все деловые процессы академии. При точной и компетентной организации взаимодействия деловых процессов заметно возрастает эффективность работы всей академии в целом. Управление осуществляется практически всеми подразделениями академии. Сюда относятся: ректорат, деканаты, кафедры, учебно-методический отдел, аспирантура, общий отдел, планово-финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.

1. Стратегическое управление

Стратегическое управление осуществляется на долгосрочную перспективу и подразумевает формулирование целей, задач, масштабов и сферы деятельности академии на качественном уровне или в виде весьма общих количественных ориентиров.

1. Определение стратегических целей и показателей развития академии;

2. Составление программы достижения стратегических целей и показателей;

3. Разработка целевых стратегических показателей основных деловых процессов академии;

4. Стратегический мониторинг развития академии.

1. Среднесрочное управление

Среднесрочное (тактическое) управление осуществляется на среднесрочную перспективу (1-5 лет) и определяет ресурсы, необходимые академии для вступления на избранный стратегический путь.

1. Бизнес-планирование деятельности академии;

2. Учет реализации бизнес проектов;

3. Контроль, анализ и управление бизнес проектами.

1. Оперативное управление

Оперативное управление охватывает текущую деятельность академии и имеет горизонт не более одного года. Часто представляется в помесячной, подекадной или понедельной разбивке.

1. Разработка требований, правил и организационных схем реализации задач бизнес-процессов;

2. Мониторинг деловых процессов;

3. Оперативное управление бизнес-процессом «Образование»;

4. Оперативное управление бизнес-процессом «Наука»;

5. Оперативное управление бизнес-процессом «Финансы»;

6. Оперативное управление бизнес-процессом «Маркетинг и прием студентов»;

7. Оперативное управление бизнес-процессом «Обеспечение трудовыми ресурсами»;

8. Оперативное управление бизнес-процессом «МТО»;

9. Оперативное управление бизнес-процессом «Социальное обеспечение»;

10. Оперативное управление бизнес-процессом «Обеспечение основной деятельности».

1. Менеджмент качества

   1. Формирование системы показателей качества студентов;

   2. Формирование системы показателей качества процессов;

   3. Формирование системы показателей качества научной деятельности;

   4. Формирование системы показателей качества образовательной деятельности;

   5. Формирование системы показателей качества научной деятельности.