Zhiznеnnыy tsikl proеkta. Vnutrеnnyaya i vnеshnyaya srеda proеkta

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

Вспомогательные работы по планированию выполняются по мере надобности. К ним

относят:

―планирование качества, установление стандартов качества, соответствующих проекту, и нахождение способов их достижения;

―организационное планирование, обследование, определение, распределение и документирование проектных ролей, отношений подчиненности и уровней ответственности;

―подбор кадров, организация команды проекта во всех фазах его жизненного цикла;

―планирование коммуникационных связей, определение коммуникационных и информационных нужд участников проекта: кому и какая необходима информация, когда и как она должна быть предоставлена;

―выявление и анализ рисков, оценка фактора неопределенности и степени его влияния на процесс исполнения проекта, составление благоприятного и неблагоприятного сценария осуществления, документирование рисков;

―планирование поставок: что, когда, как и при помощи кого закупать и поставлять;

―выработка предложений, оформление товарных требований и нахождение потенциальных поставщиков.

При этом вся работа по планированию проекта осуществляется на разных уровнях детализации работ. Выявление уровней планирования осуществляется для каждого проекта с учетом его особенностей, масштабов, сроков, месторасположения и т. д. При этом определяются вид и число уровней планирования, соотносящихся с выделенными группами проектных работ, их временные и содержательные взаимосвязи.

Планы, как результаты фазы планирования проекта, должны составлять в целом некоторую иерархическую систему, позволяющую собирать проектную информацию, распределять ее по уровням управления и по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные).

Иерархия планов разного уровня является важным и довольно эффективным инструментом, позволяющим управлять масштабными проектами. При помощи этого инструмента участники проекта имеют возможность получать планы в объеме и содержании, соответствующие их обязанностям и правам в проекте. Упрощенно иерархия планов для трех уровней планирования представлена на рис. 8.

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

Работа 6

Работа 2

Работа 6

Рис. 8. Три уровня планирования проектных работ

На основе детального плана, расположенного в нижней части пирамиды, на верхний уровень управления подается план только с основными этапами (вехами).

Таким образом, общий сетевой план проекта состоит из нескольких частных планов.

В общей методике управления проектами давно сформировалась следующая

система планов:

Предварительный (укрупненный) план осуществления проекта отражает потребности в главных видах ресурсов и разрабатывается в фазу инициации проекта.

Стратегический план проекта предназначается для того, чтобы обозначить, как промежуточные этапы осуществления проекта последовательно выстраиваются в соответствии с конечными целями проекта. В нем определяются:

―главные этапы и контрольные вехи проекта, характеризующие сроки окончания комплексов работ и ввод объектов в эксплуатацию, производственные мощности, объемы выпускаемой продукции;

―распорядок взаимодействия членов команды проекта;

―потребности в финансовых, технических и материальных ресурсах с их разнесением по кварталам и годам.

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

Текущие планы разрабатываются на квартал или год. Они предназначаются для уточнения сроков исполнения проектных работ (подготовительных работ, поставок оборудования и материалов, освоения производственных мощностей и т. д.), четкого разделения работ, за которые несут ответственность разные участники.

Оперативные планы составляются на сутки, неделю или месяц и применяются для подробного назначения заданий участникам проекта по группам работ.

Функциональные планы составляются согласно функциям проектного управления (программа качества, финансовые планы и т. д.).

Календарные планы – графики работ и расписания, выполняемые разными участниками, которые координируют проектные работы между собой по срокам и возможностям снабжения разными ресурсами. Виды календарных планов подбираются в соответствии с целями планирования и особенностями проекта.

В целом уровни детализирования планов должны отвечать уровням проектного управления. Чем выше уровень, тем более обобщенные данные используются для управления. Для каждого уровня управления определяют свое отображение входных данных, которыми обычно являются:

―договорные обязательства и требования;

―описание имеющихся ресурсов и лимиты на их использование (размещение, сроки, интенсивность и т. д.);

―стоимостные и оценочные модели;

―документация по другим аналогичным разработкам.

Практикум 4

1)Составьте примерный стратегический план для любого проекта из Практикума 1.

2)Выполните задание на собственном примере проекта.

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

2.3. Фаза реализации проекта

Вфазу реализации проекта выполняются главные работы, необходимые для получения результатов проекта. Фаза реализации содержит:

―оформление и подписание контрактов;

―полное введение в действие организованной системы управления проектами;

―организация исполнения работ;

―введение в действие способов и средств коммуникации участников проекта;

―введение в действие системы мотивирования участников проекта;

―оперативное планирование проектных работ;

―организация системы информационного контроля над процессом выполнения работ;

―организация и контроль над материально-техническим обеспечением проектных работ, в т. ч. запасами, закупками, поставками;

―исполнение работ, запланированных в проекте (в т. ч. осуществление строительно-монтажных и пусконаладочных работ);

―руководство и согласование работ, координация темпов их выполнения, мониторинг и прогнозирование состояния проекта, оперативный контроль и коррекция главных показателей проекта:

хода работ, их темпа;

качества работ и проекта;

продолжительности и сроков;

стоимости и других показателей;

―разрешение возникающих проблем и осложнений.

Ворганизации исполнения проекта можно выделить четыре основных процесса:

1.контроль над выполнением планов и использованием ресурсов;

2.оценка состояния работ;

3.регулирование процесса исполнения проекта;

4.управление изменениями в ходе проекта.

Контроль над выполнением проектных планов и расходованием ресурсов – это процесс, в ходе которого руководитель проекта определяет – достигаются ли намеченные цели, проверяет – верны ли его решения, находит причины отклонений. Также руководитель принимает решения по внесению корректировок в выполнение заданий участниками во избежание ущерба осуществлению проекта (низкое качество, нарушение сроков, перерасход ресурсов и т. д.).

Все процессы по контролю над реализацией проекта разделяют на основные и вспомогательные (рис. 9.).

Косновным процессам контроля относятся:

―общий контроль над изменениями – согласование изменений по проекту в целом;

―организация отчетности о ходе проекта – сбор и передача отчетных данных, включая отчеты о проделанных работах, запланированных показателях, прогнозирование на основе имеющихся результатов.

Квспомогательным процессам контроля относятся:

―контроль над изменениями содержания проекта;

―контроль над изменениями расписания проекта;

―контроль над затратами по работам и изменениями проектного бюджета;

―контроль над качеством – выявление конкретных результатов проектных работ для определения их соответствия требованиям установленных стандартов и принятие надлежащих мер по ликвидации причин, ведущих к снижению качества;

―контроль над рисками – реагирование на изменение уровня рисков в процессе осуществления проекта;

―отслеживание, сбор и документальное фиксирование текущих данных;

―оценка в неофициальных и официальных отчетах уровня соответствия фактического выполнения проектных работ запланированным показателям;

―анализ актуального состояния работ и сопоставление полученных результатов с запланированными;

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

―определение методов воздействия на отклонения от намеченной траектории выполнения плана;

―минимизация неблагоприятных отклонений или извлечение преимуществ от появления благоприятных отклонений.

Для организации эффективной системы контроля необходимы:

―скрупулезное планирование всех ключевых проектных работ;

―точная оценка ресурсов, сроков и затрат;

―учет затрат времени и фактического выполнения работ;

―регулярная переоценка затрат и времени, необходимых для выполнения оставшихся работ;

―неоднократное регулярное сопоставление фактических затрат и выполнения работ с бюджетом и графиком.

Оценкой называют процесс, содержанием которого является регулярное подведение промежуточных итогов выполнения проектных работ.

Следует отметить, что общим для процессов оценки и контроля является то, что они оба реализуют функцию обратной связи. Однако разница между ними состоит в том, что:

―контроль осуществляется руководителем проекта, а оценку проводят, как правило, внешние, независимые специалисты;

―контроль проводится постоянно и подробно, а оценка – периодически и в целом по проекту.

Процесс регулирования состоит из мероприятий, повторяющихся с установленной в проекте периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал), а именно:

―сбор и оформление оперативных данных о состоянии проектных работ и предоставление их проектной команде;

―актуализация календарных планов;

―изучение фактического состояния текущих работ, выработка и принятие решений по их дальнейшему осуществлению;

―составление оперативных календарных планов (суточных, недельных, месячных, квартальных и т. д.) и представление их участникам проекта.

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

2.4. Фаза завершения проекта

Завершение проекта может быть произведено:

―после реализации всех проектных работ;

―в результате принятия решения об остановке работ по незавершенному проекту.

Вфазу завершения проекта выполняется закрытие контрактов. Основными процессами при этом являются:

―осуществление эксплуатационных испытаний продукта проекта;

―сдача проекта;

―документальное оформление принятых результатов проекта заказчиком;

―анализ финансовой отчетности;

―паспортизация;

―выявление и выполнение нереализованных обязательств;

―итоговые расчеты.

Впроцессе анализа финансовой отчетности рассматривается отчетность как компанииисполнителя проекта, так и заказчика.

Анализ финансовой отчетности заказчика содержит:

―проверку полноты составленной счет-фактуры на все завершенные работы;

―соотнесение сделанных платежей с полученными счетами-фактурами;

―ревизию наличия документации по всем проектным изменениям;

―проверку суммы удержаний, сделанных заказчиком.

Анализ финансовой отчетности компании-исполнителя содержит:

―проверку оплат субподрядчикам и поставщикам;

―соответствие суммы заказов сумме закупок по накладным поставщиков;

―выявление просроченных платежей поставщику;

―подтверждение надлежащих удержаний.

Итоги финансовой проверки позволяют выявить данные для подготовки заключительных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация является одним из важнейших компонентов организации завершения проектных контрактов и заключается в фиксации заказчиком ранее переданной ему документации. В качестве документации могут быть документы, характеризующие технические условия расходуемых материалов и сырья, сертификаты и т. п. При правильном управлении проектом проблемы паспортизации разрешаются вовремя, а не только в фазу завершения проекта.

Нереализованные обязательства должны быть полностью завершены в фазу завершения проекта, но их выявление необходимо осуществлять непрерывно, на протяжении всего времени выполнения проекта.

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

Резюме

Мы рассмотрели такие базовые понятия в управлении проектами, как «окружение проекта» и «жизненный цикл проекта». Знание этих понятий позволяет лучше самоопределяться в том, что в вашем окружении имеет непосредственное отношение к планируемому проекту. Понимание сути и моделей жизненного цикла проекта, содержания основных его фаз, таких как: инициация, планирование, реализация и завершение - позволяет выстроить и реализовать практически любой проект.

Рис. 1.3.1. Реализация проекта

Курс: «Жизненный цикл проекта. Внутренняя и внешняя

среда проекта»

В то же время для результативного осуществления проекта необходима тщательная проработка частных вопросов управления проектом, таких как, например, управление рисками и стоимостью, организация и эффективное руководство проектной командой, создание коммуникационной системы, планирование сроков и ресурсов, обеспечение финансирования проекта и т. д.