Тема. Составление и оформление организационных документов

Практическая работа № 1

Тема:

Документационное обеспечение деятельности секретариата

Цель практической работы:

Научить студентов документационному обеспечению деятельности структурного подразделения (секретариата).

Ожидаемый результат:

Навык документационного оформления функционирования секретариата – главного центра по управлению информацией предприятия.

Описание ситуации. Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы. Обоснованной потребностью является и определение права, обязанностей и ответственности руководителя и специалистов подразделения.

Необходимо создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения.

Постановка задачи. Главным центром по управлению информацией предприятия является секретариат. Необходимо разработать Положение о секретариате, требования к должности секретаря-референта и номенклатуру дел секретариата на основе образцов шаблонов и типовых документов на основе распределения функций по должностям организационной структуры предприятия, представленных в Образце 1:

Образец 1. Функции секретариата

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись руководству.

Регулирование хода исполнения документов, контроля, продолжения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документационной информации.

Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.

Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

Осуществление контроля правильного оформления структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Методические указания. На решение задачи отводится 1 час 20 минут. Задача решается группами по 2-3человека. Каждая группа выбирает один из выше перечисленных документов и разрабатывает их на основе предложенных функций.

После выполнения заданий всеми группами обсуждается результат работы каждой группы вместе с преподавателем.

Самостоятельная работа. Для практической работы по теме «Составление и оформление распорядительной документации» необходимо познакомиться со статьями Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. От 09.05.2005), на основе которых создаются приказы по личному составу.