Секретар судового засідання під час попереднього запису:

- з’ясовує прізвище, ім’я, по батькові (найменування юридичної особи у разі звернення представника), місце проживання (місце знаходження) особи, яка звернулася на прийом, зміст порушеного питання;

- реєструє особу, яка звертається, у прошитому, пронумерованому та скріпленому підписом голови (заступника голови) господарського суду з відтиском гербової печатки журналі обліку особистого прийому громадян та представників юридичних осіб керівництвом господарського суду Херсонської області за встановленою формою;

- з’ясовує чи звертався громадянин (представник юридичної особи) з даного питання до інших посадових осіб (суддів, державних службовців) господарського суду чи посадових осіб інших органів та яке було прийнято ними рішення;

- повідомляє про дату, час та місце проведення особистого прийому керівництвом господарського суду.

Секретар судового засідання, в день, що передує прийому, надає керівництву господарського суду список осіб, які записалися на особистий прийом, із зазначенням змісту порушеного питання, та забезпечує добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться (попередні звернення, матеріали щодо їх розгляду, тощо).

Мною і секретарем судового засідання Борхаленко Оксаною Анатоліївною було складено протокол судового засідання (Додаток №12).

Досліджуючи процедуру фіксації судового процесу, її необхідно розглядати у двох аспектах – по-перше, як ведення письмового протоколу судового засідання, по-друге, як фіксацію судового процесу технічними засобами. Ведення протоколу є обов’язковим у всіх, без виключення, судових засіданнях, а фіксація судового процесу технічними засобами може бути відсутня.

Секретар судового засідання веде протокол судового засідання в скороченому вигляді.

Таким чином, протокол судового засідання в господарському суді, на відміну від протоколів, які ведуться в ході цивільного та кримінального судочинства, є певною мірою „поверхневим” документом. Такий висновок є логічним, адже протокол містить лише основні дані, що стосуються судового засідання, та відображає найбільш істотні етапи судового засідання.

Секретар судового засідання оформляє справи після їх розгляду. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи у діловодстві суду (наряди) - по закінченні поточного року.

Залежно від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають судові справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

• підшивання справи;

• нумерацію аркушів справи;

• складання внутрішнього опису документів справи (Додаток №8);

• складання засвідчувального запису на аркуші-засвідченні справи (Додаток №11);

• внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати тощо).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, крім судових справ, підлягають частковому оформленню: допускається зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів. З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором. Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів господарського суду.

Висновок: Секретар судового засідання – це працівник суду, на якого покладається організаційне забезпечення судового процесу. За дорученням судді він здійснює підготовку справи до розгляду її в судовому засіданні; повідомляє учасників процесу про час і місце судового розгляду; перевіряє перед відкриттям судового засідання явку до суду викликаних осіб, з'ясовує причини неявки і доповідає про це головуючому; веде протокол судового засідання і виконує інші доручення головуючого, пов'язані з підготовкою і проведенням судового розгляду справи. Ці дії секретаря судового засідання у законі не закріплені.