Тема 3. Організація роботи канцелярії господарського суду:

Для визначення порядку документування діяльності господарського суду необхідно ознайомитись з Інструкцією з діловодства в господарських судах України, встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з процесуальними та іншими документами, і носить обов'язковий характер при веденні діловодства в системі господарських судів України відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного господарського суду.

Інструкція з діловодства в господарських судах України затверджена Наказом Голови Вищого господарського суду України 10.12.2002 N 75.

Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями. Інструкція з діловодства встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в господарських судах України.

Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах господарського суду покладається на службу діловодства.

Загальне керівництво діловодною службою здійснюється головою господарського суду або його заступником відповідно до розподілу обов'язків.

Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах суду покладаються на їх керівників.

Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, який затверджується наказом. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та службі діловодства звітність про хід роботи з документами.

Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документу терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт, один примірник якого передається керівникові служби діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку.

Керівництво і посадові особи господарського суду зобов'язані:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.

Посадові особи, спеціалісти і службовці господарських судів України зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

Керівники господарських судів та Їх структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодної служби і вимогами Інструкції.

При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, відрядження тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних документах.

Діяльність господарського суду забезпечується системою процесуальних, управлінських та інших документів, що складають його документаційну базу. При підготовці та оформленні документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне і якісне виконання та пошук, можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для даного виду документа реквізитів, зокрема: найменування організації-автора, найменування виду документа, заголовок до тексту, дата, номер, текст, візи, підпис та ін.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа. Документи, як правило, оформлюються на бланках, мають встановлений комплекс реквізитів і відповідний порядок їх розташування, регламентований держстандартами.

Бланки документів, як правило, виготовлюються на папері формату А4 (210 х 297 мм). Документи, підготовлені двома або більше організаціями, оформлюються без бланка. Зображення державного герба розміщується на верхньому полі процесуальних, управлінських та інших документів (постанова, ухвала, наказ, розпорядження, лист тощо).

Вся кореспонденція, що надходить до господарського суду, приймається та реєструється службою діловодства.

При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно з додатком. Документи, які надійшли до суду, розподіляються службою діловодства на позовні заяви, скарги, додаткові матеріали і документи до судових справ тощо. На всіх документах в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до суду, реєстраційний номер.

Реєстраційний номер містить:

а) індекс документа за номенклатурою справ;

б) загальний порядковий номер;

в) порядковий номер у реєстраційному журналі відповідного підрозділу (судді).

Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації або на реєстраційно-контрольній картці. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву та до структурних підрозділів через відповідального за діловодство під розписку.

В секретаріати заступників голови суду зареєстровані документи передаються відповідно до розподілу обов'язків між керівництвом суду.

Резолюція керівництва про передачу документів на розгляд судді (колегії суддів) накладається безпосередньо на документі. Судові документи (справи) передаються судді під розписку. З прийняттям позовної заяви до розгляду починається формування справи. Одночасно справі присвоюється номер.

Номер справи присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номеру справи цього ж судді протягом поточного року.

Номер процесуальних документів, які приймаються при вирішенні господарських спорів, повинні відповідати номеру справи. Ухвала про порушення провадження у справі і призначення її до розгляду (Додаток №5) розсилається службою діловодства в день її прийняття всім учасникам процесу з повідомленням про вручення.

Повідомлення з відміткою про вручення ухвали адресатові залучаються до матеріалів справи (Додаток №6).

Факт неодержання ухвали адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з неотриманою ухвалою та конвертом оперативно передається службою діловодства судді для ознайомлення та залучення до справи. За обставин, визначених ст.77 ГПКУ, суддя може відкласти справу, про що виносить ухвалу. Ухвала про відкладення справи (Додаток №7).

Опис справи (Додаток №8) як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі, здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, показчик аркушів у справі.

Перший, належним чином підписаний, примірник процесуального документа (ухвали, рішення, постанови) залишається у справі. У сформовану справу рішення (Додаток №9) підшивається першим, перед внутрішнім описом.

Сторонам справи та у відповідних випадках - іншим учасникам процесу, установам, організаціям, надсилається решта належним чином завірених примірників процесуальних документів.

Перший і єдиний примірник наказу суду (Додаток №10), підписаний суддею із засвідченням підпису гербовою печаткою суду, надсилається стягувачеві. Копія наказу, засвідчена службою діловодства, залучається до матеріалів справи.

На звороті у лівому нижньому куті першого примірника процесуального документа, який залишається у справі,проставляється відповідний штамп суду з відміткою про відправку документа, що містить: вихідний реєстраційний номер, загальну кількість відправлених примірників документа, дату відправки, підпис працівника, яким вона здійснена.

На звороті копії наказу, яка залишається у справі,проставляється відмітка про відправку наказу і засвідчується підписом працівника, що здійснював відправку.

Розглянуті суддею (головуючим колегії суддів) документи передаються ним спеціалісту (помічнику) відповідного судового складу (судді) для попереднього опрацювання (перевірки наявності додатків, підписів, печаток тощо) та доповіді судді. Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів господарського суду.

Канцелярія є структурним підрозділом загального відділу (згідно Додатку №1 стор.23-25). До складу канцелярії входять головний спеціаліст-завідувач канцелярії, головний спеціаліст та спеціаліст ІІ категорії.