26.7 Контроль за исполнением служебных документов

Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в ко­торых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других кон­кретных мероприятий.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные подразделения.

Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «опера­тивно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более одного месяца.

Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца.

Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные - в срок до 10 дней.

Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения.

Служебные документы, взятые на контроль, учитываются в журна­лах (карточках) контроля за исполнением служебных документов или вносятся в автоматизированную базу данных, предназначенную для этих целей, с ука­занием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служеб­ного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

На лицевой стороне первого листа таких документов проставляется отметка о контроле.

При необходимости продления срока исполнения поручения долж­ностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководи­теля, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотиви­рованную просьбу о его продлении.

Служебный документ считается исполненным и снимается с контро­ля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты не­обходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законода­тельству Российской Федерации.

На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим, исходящим) исполнен слу­жебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель должен указать когда и как решен вопрос.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в учетных формах.

Персональная ответственность за своевременное и качественное ис­полнение поручений возлагается на соответствующего руководителя, которо­му было дано поручение, и непосредственно исполнителя.

Сотрудники, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

периодически анализировать состояние исполнения документов, разрабатывать мероприятия по усилению контроля и вносить соответствующим руководителям предложения об улучшении этой работы.

Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется специально назначенными комиссиями два раза в год. Результаты проверок оформляются актами и докладываются начальникам подразделений ГПС.

В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных документов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.