36. Состав и назначение основных компонентов Access

В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов:

Таблица - набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов).

В БД Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц.

Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.

Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом.

Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.

37 Способы и примеры создания структуры таблиц в субд Access

Для создания новой таблицы в окне базы данных выберите объект Таблицы и нажмите кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выберите один из режимов создания таблицы. Основные первые три режима вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка таблиц. Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых пользователем операций.

Строка Создание таблицы в режиме конструктора в рабочем поле окна базы данных или Конструктор в окне Новая таблица определяет выбор основного способа создания новой таблицы, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В режиме конструктора пользователь может сам установить параметры всех элементов структуры таблицы.

Определение структуры новой таблицы в режиме конструктора

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица1: таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных

При переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню, а панель инструментов базы данных заменяется на панель инструментов Конструктор таблиц.

Определение первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, однозначно определяющий каждую запись. Это позволяет быстро найти и связать данные из разных таблиц в запросах, формах и отчетах. Ключевое поле должно содержать уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера и не может содержать значения Null. Если для таблицы определен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Null в эти поля. Ключ может быть простым или составным, включающим несколько полей (до 10). Для определения ключа выделите составляющие ключ поля и нажмите на панели инструментов Конструктор таблиц кнопку Ключевое, или выполните команду меню Правка | Ключевое поле.

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Создавая таблицу с помощью Мастера таблиц нужно в окне базы данных перейти на вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать и выбрать способ создания Мастер таблиц. Так же, как и Мастер баз данных, Мастер таблиц предлагает множество готовых структур таблиц по разным тематикам. Пользователь может выбрать подходящую таблицу и ее поля. При необходимости созданную таким образом таблицу можно откорректировать, открыв ее в режиме конструктора.

Создание новой таблицы в режиме таблицы

В режиме таблицы пользователь может создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. Создание новой таблицы в режиме таблицы осуществляется выбором строки Создание таблицы путем ввода данных в рабочем поле окна базы данных или строки Режим таблицы в окне Новая таблица.

После выбора этого режима сразу открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные. При сохранении этой таблицы Access проанализирует Данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т. е. автоматически создаст структуру таблицы. Таблица имеет 10 столбцов и 21 строку. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и т. д.

Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя, непосредственно редактируя имена в заголовке столбцов. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на области выделения столбца, содержащей его имя, или выполните команду Формат | Переименовать столбец. Если требуется создать таблицу, содержащую более 20 полей, то можно вставить новые столбцы. Для этого установите указатель мыши в области столбца, слева от которого требуется вставить новый столбец, и выполните команду Вставка | Столбец.

Кроме переименования и вставки столбцов, допускается удаление столбцов или изменение их положения в таблице. Для удаления столбца его необходимо пометить, щелкнув кнопкой мыши на его заголовке, и выполнить команду Правка | Удалить столбец. Для перемещения столбца его следует пометить, оставив курсор на заголовке, нажать кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить столбец в нужное место.

В каждый столбец вводятся данные определенного типа. При вводе данных, для которых определены стандартные форматы, необходимо использовать форматы из установленного для этого типа списка. Это позволяет Access автоматически определить тип данных.