МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ РАСТИТЕЛЬНЫХ

ПОЛИМЕРОВ»

О.В. Подобед, Д.Г. Подобед

Применение информационных и офисных технологий в современном делопроизводстве

Учебно-методическое пособие

ББК 32.973.233.7

ПК 286

УДК 681.0(075)

Подобед О.В., Подобед Д.Г.

Применение информационных и офисных технологий в современном делопроизводстве: учебно-методическое пособие / СПб ГТУ РП.- СПб., 2012. – 48 с.

В пособии даны тематика дисциплины, содержание практических занятий, библиографический список рекомендуемой литературы. Пособие состоит из двух разделов. В первом - изложен материал для получения практических навыков по созданию офисной документации. Во втором разделе даны методические рекомендации по проведению деловой игры по тематике дисциплины.

Пособие предназначено студентам очного отделения направления подготовки бакалавров 010400 «Прикладная математика и информатика» при проведении ознакомительной практики для систематизации знаний, полученных при изучении школьного курса «Информатика» и профильных курсов «Информационные технологии», «Офисные технологии», приобретения навыков по составлению различных документов, необходимых в дальнейшей учебе и работе. Пособие может быть рекомендовано как вспомогательное для студентов направления подготовки бакалавров 240100 «Химическая технология» при изучении дисциплины «Компьютерное делопроизводство».

Рецензенты: доцент кафедры информатики СПб ГУСЭ, кандидат технических наук С.В. Тихов ;

доцент кафедры прикладной математики и информатики

СПб ГТУ РП, кандидат технических наук П.Е. Антонюк

Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия.

 Подобед О.В., Подобед Д.Г., 2012

 Санкт-Петербургский

государственный технологический университет

растительных полимеров, 2012

Содержание и тематика дисциплины

Решение задач и осуществление функций современного делопроизводства немыслимы без электронных документов, рациональной организации работы с ними с применением информационных и офисных технологий.

Документы являются материальными носителями информации. Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями. Являясь носителями информации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам функционирования предприятия.

Цель изучения дисциплины - заложить знания и навыки работы со служебными документами, необходимые сотрудникам любого звена предприятия.

Основная задача дисциплины состоит в изучении требований к составлению деловой документации, к организации работы офиса.

Процесс изучения дисциплины направлен на формирование следующих общих и профессиональных компетенций (для специальности 010400 «Прикладная математика и информатика»):

– способность владеть культурой мышления, умение аргументированно и ясно строить устную и письменную речь (ОК-1);

• способность понимать сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, сознавать опасности и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты государственной тайны (ОК-5);

• способность владения навыками работы с компьютером как средством управления информацией (ОК-11);

• способностью работать с информацией в глобальных компьютерных сетях (ОК-12);

• способность использовать в научной и познавательной деятельности, а также в социальной сфере профессиональные навыки работы с информационными и компьютерными технологиями (ОК-14);

• способность демонстрации общенаучных базовых знаний естественных наук, математики и информатики, понимание основных фактов, концепций, принципов, теорий, связанных с прикладной математикой и информатикой (ПК-1);

• способность собирать, обрабатывать и интерпретировать данные современных научных исследований, необходимые для формирования выводов по соответствующим научным, профессиональным, социальным и этическим проблемам (ПК-7);

• способность решать задачи производственной и технологической деятельности на профессиональном уровне, включая: разработку алгоритмических и программных решений в области системного и прикладного программирования (ПК-9).

Содержание дисциплины определяют три основных направления:

- составление и оформление документов;

- организация работы с документами;

- техника и технология современного офиса.

Практические занятия по дисциплине нацелены на закрепление изученного ранее материала. Студент должен самостоятельно подобрать литературу к материалу курса, используя ресурсы интернета.

В первой части курса студенты должны получить практические навыки по созданию офисной документации по следующим темам.

Тема 1. Расположение и оформление основных реквизитов документов. Составление документа на персональном компьютере. Составление бланка для основных документов. Составление бланка для писем. Значение документа в управленческой деятельности. Классификация служебных документов. Унификация и стандартизация документов. Подготовка и машинописное исполнение документов согласно системе ГОСТ.

Тема 2. Составление и оформление инструкций, правил, положений. Ознакомление с видами организационных документов предприятия: положением о персонале, штатным расписанием, структурой и штатной численностью, должностной инструкцией. Составление и оформление штатного расписания, должностной инструкции. Основные требования по оформлению текста документов. Реквизиты документа, их оформление. Реквизиты общего бланка, бланка для писем.

Тема 3. Оформление приказов, распоряжений, указаний. Составление текста и оформление приказа по основной деятельности, указания, распоряжения. Оформление протоколов, выписок из протоколов, выписок из приказов. Подготовка текста протокола. Основные виды организационных документов. Главные элементы текста и оформление учредительных документов. Структура и оформление документов внутреннего распорядка организации.

Тема 4. Личные документы по персоналу. Составление заявлений, резюме, автобиографии. Основные виды распорядительных документов. Подготовка и оформление приказа по основной деятельности. Составление распоряжений и указаний. Подготовка и составление заявлений. Виды, особенности составления резюме. Подготовка автобиографии.

Тема 5. Составление и оформление основных документов по личному составу. Изучение правил составления и оформления договоров и контрактов о приеме на работу. Подготовка приказов по личному составу о приеме, увольнении, командировании персонала. Порядок составления трудовых контрактов. Оформление основных реквизитов трудового контракта. Составление и оформление приказов по личному составу. Назначение и заполнение личных карточек.

Тема 6. Составление справок, докладных, служебных, объяснительных записок. Подготовка справок с места работы, объяснительных записок, служебных записок, докладных записок.

Тема 7. Составление и оформление служебных писем. Подготовка служебных писем. Оформление факса. Состав документов личного дела. Оформление документов личного дела. Порядок оформления, использования и хранения личных дел. Трудовые книжки, их оформление и ведение. Ознакомление с особенностями заполнения трудовых книжек.

Тема 8. Подготовка актов, доверенностей, расписок. Ознакомление с правилами составления актов, доверенностей, расписок. Составление акта, расписки. Виды деловых писем. Требования речевого этикета русского языка в деловом письме. Оформление писем и факсов.

Тема 9. Создание массива управленческой информации. Системы группировки информации. Особенности обработки информации для хранения и использования. Ознакомление с особенностями создания баз данных управленческой информации. Составление реферата, аннотации на документы. Составление и оформление актов. Виды и оформление доверенностей. Составление расписок. Особенности оформления и заполнения финансовых документов.

Тема 10. Формирование дел, регистрация документов. Ознакомление с правилами формирования дел, регистрации документов. Организация поиска, сбор информации. Анализ информации путем реферирования, составления аннотаций, рецензий.

Тема 11. Организация работы и техника офиса. Изучение видов техники, особенностей организации работы современного офиса. Особенности формирования дел. Подготовка документов к хранению. Хранение и использование деловых бумаг.

Тема 12. Средства связи офиса. Ознакомление с видами средств связи офиса (телефон, факс, модем, факс-модем), правилами этикета при их эксплуатации. Классификация и систематизация документов. Создание массива управленческой информации.

Тема 13. Репрографика. Копирование документов. Ознакомление с видами техники и технологиями копирования и размножения документов. Документооборот и цикл обработки деловых бумаг. Первичная обработка документов. Регистрация документов. Контроль за исполнением документов.

Тема 14. Электронные сети. Знакомство с возможностями электронной почты, интернета. Оборудование для ввода, хранения, использования информации. Возможности использования компьютера.

Вид документов, создаваемых при выполнении практических заданий, может иметь достаточно произвольную форму, но должен соответствовать нормативам и государственным стандартам. В приложении 1 приведен краткий терминологический словарь для более полного освоения теоретической части курса. Материалы по темам 11-14 представляются в виде презентаций индивидуальных заданий и обсуждаются на практических занятиях всеми студентами. Первую часть курса завершает устный опрос по изученному материалу с выставлением рейтинговой отметки.

Вторая часть курса проводится в виде деловой игры по тематике курса. Конкретные темы заданий согласуются преподавателем и студентами по ходу изучения материалов. В приложении 2 изложены методические рекомендации по проведению деловой игры.

Все выполненные работы по курсу оцениваются преподавателем по рейтинговой системе с выставлением итоговой отметки (приложение 3).