Повышайте ваши шансы!

Вы должны быть уверены, что все знают, кто вы и что делаете. Вам необходимо знать как можно больше о своем Ротаракт клубе и о проблеме, которую он решает, и быть готовым ясно и коротко ответить на возможные вопросы. При работе со средствами массовой информации рекомендуем отправлять ваши материалы таким образом, чтобы они были доставлены в те дни, когда у журналистов еще нет или очень мало материалов для очередного номера. Посылайте готовые интервью, статьи, обращения.

Если кто-то считает, что ваша организация успешная, почему бы и потенциальному спонсору не узнать об этом?

НЕ делайте из вашей работы «секрета для маленькой кампании». Собирайте архив положительных отзывов о вашем Ротаракт клубе, распространяйте информацию о себе среди других организаций. Чем больше людей знают о вас что-либо хорошее, тем вам легче и работать по вашим программам, и собирать деньги. Например, к письму с просьбой о пожертвовании, можно приложить копию статьи о вашем клубе, если таковая имеется, либо письмо уже существующего спонсора или уважаемого в вашем городе человека (политика, спортсмена, деятеля культуры и т.д.) с положительной оценкой вашей деятельности.

Открытость - важная предпосылка для доверия к вашей организации. Будьте готовы предоставить свой адрес, контактные телефоны, имена контактных людей в вашем клубе, дополнительную информацию по проектам, на которые вы просите деньги, а также основные данные по проблеме, которую решает ваш клуб.

Ваш Ротаракт клуб наверняка отличается от других некоммерческих общественных организаций. Однако чтобы об этом узнал еще кто-то, вы должны для себя определить, в чем именно заключается ваша особенность, и вы должны уметь в нескольких фразах рассказать об этом. Таким образом, грамотно позиционируя свой Ротаракт клуб, вы значительно облегчите себе работу в клубе по всем направлениям.

Если вы делаете нечто новое, необходимо уметь объяснить это даже людям, далеким от вашей деятельности.

Опишите результаты вашей деятельности - те, которые уже достигнуты, и те, которые вы собираетесь достигнуть, когда вы «освоите» необходимые деньги. Людям интересно знать про то, что появится в процессе вашей работы. Укажите принципы, по которым вы станете оценивать степень успеха вашей программы. Предоставьте количественные показатели оценки результатов вашей деятельности (число опекаемых, которым предоставляется помощь, объем оказанных благотворительных услуг и т.д.).

Если вы имеете опыт успешной реализации какой-нибудь программы, обязательно упомяните об этом - это одно из подтверждений того, что ваш клуб способен эффективно работать. Помните о том, что мнение об организации, высказанное вашими подопечными или вашими рекомендателями из числа известных людей, звучит убедительнее, чем ваше собственное.

Как обратиться за предоставлением пожертвования

Вот несколько способов обратиться с просьбой о пожертвовании:

1) Веерная рассылка - вы готовите письма и рассылаете их по адресам из какой-либо базы данных (например, из коммерческого справочника). Это достаточно простой способ, но следует помнить, что средняя эффективность веерной рассылки, в отличие от рассылки адресной не превышает 3-5 %. Постарайтесь написать письмо так, чтобы человек лично захотел поддержать ваш проект. Дайте короткий, но яркий пример того, как ваша работа по проектам принесла конкретную пользу (это может быть ваш рассказ о ком-то из ваших подопечных, или цитата из письма или отзыва кого-либо) И всегда четко и ясно высказывайте просьбу - чего именно и сколько вы хотите.

2) Адресная рассылка - переписка с уже существующими спонсорами, с организациями, о которых вы знаете что-либо конкретное (например, переписка с фондами), либо с людьми, которым предварительно представлена ваша организация.

3) Безадресное обращение – это, обычно, обращение через средства массовой информации, когда есть возможность попросить помощь у большого числа людей и организаций. Безадресным обращением можно считать также сбор средств в «копилки», установленные в общественных местах. Самое сложное в том, что у вас мало места и мало времени: допустим, человек идет по своим делам или просматривает газету, ваша задача - овладеть его вниманием в момент просмотра обращения, «завлечь» его, чтобы он прочел до конца то, что написано в коротком объявлении или разглядел картинку на плакате.

4) Личная встреча - важно помнить, что человека недостаточно убедить в вашей полезности, нужно еще сделать сам акт пожертвования максимально удобным и значимым для него. Когда вы лично встречаетесь с человеком, у вас есть возможность вести переговоры о поддержке, глядя человеку в глаза. Цените эту возможность и сделайте все, чтобы быть понятыми. Постарайтесь донести до собеседника не столько ваши эмоции, сколько содержание работы вашей организации.

5) Сбор пожертвований «в поле» - то есть формирование специальных групп сотрудников или добровольцев, которые собирают пожертвования на улицах, во время праздников, гуляний и т.д.

По наблюдениям специалистов, большая часть согласий на пожертвование денег приходит между 5 и 10 обращением к потенциальным спонсорам с просьбой. Просите неназойливо, но часто. Помните, что успех вашего Ротаракт клуба зависит не от желания или нежелания спонсоров дать деньги, а от вашей работы, ваших умений и вашей настойчивости. Если же вы получили пожертвование, старайтесь удержать и развить контакт, в результате которого оно получено. Не стесняйтесь напоминать о себе - посылайте вашим спонсорам поздравления с общественными или их личными праздниками (если вы о них знаете), если фирма-спонсор добилась какого-либо успеха - поздравьте ее руководителей с этим и т.д. Рассылайте спонсорам и СМИ информационные листки о жизни вашего Ротаракт клуба - дайте понять людям, что вы заинтересованы не только в их деньгах, но и в их внимании, что вам небезразлично их мнение о том, что и как вы делаете.

Кроме того, постоянный спонсор, давая небольшие пожертвования периодически, в итоге жертвует больше, чем те, кто откликнулся на просьбу довольно крупным пожертвованием, но только однажды.

Фадрайзинг не ограничивается лишь просьбами о пожертвовании. Вы можете также воспользоваться другими его инструментами:

1) Подача заявок на гранты. Как правило, фонды поддерживают определенные проекты через представление целевого финансирования - гранты. Грант - это безвозмездная целевая субсидия на поддержку некоммерческих проектов. У каждого фонда есть приоритетные направления или программы. Для реализации этих программ фонды на конкурсной основе отбирают проекты, наиболее полно отвечающие их требованиям. Через целевое финансирование фонды осуществляют свою миссию в регионе. О грантах, которыми может воспользоваться ваш Ротаракт клуб, мы уже писали в этой главе.

2) Участие в совместных проектах и получение целевого финансирования по программам международных организаций. В отличие от фондов, которые только финансируют проекты, существуют благотворительные организации, которые помимо предоставления грантов привлекают некоммерческие организации для участия в совместных проектах. Для реализации своих программ они делегируют некоммерческим организациям определенные функции, оказывают им финансовую и материальную поддержку в рамках подобных мероприятий.

3) Проведение благотворительных мероприятий - специально организованных мероприятий по сбору средств, участие в которых является платным для приглашенных, и в ходе которых осуществляется сбор пожертвований (концерт, танцы, угощение, ярмарка, аукцион, презентация какой-то вашей программы или какого-то события в жизни вашего Ротаракт клуба). Убедитесь, что вам под силу организовать подобное мероприятие (его проведение должно быть тщательно продумано, помните, что вы приглашаете людей, которые за свои деньги должны что-то получить!). Заручитесь поддержкой курирующего Ротари клуба, ваших друзей и сторонников. Самый главный принцип - подсчитать расходы на это мероприятие и ожидаемые доходы, и сравнить их, чтобы понять, «стоит ли овчинка выделки».

4) Участие в проектах, финансируемых государством. В последнее время этот инструмент стал активно использоваться фандрайзерами. Его преимущество в том, что он создает основу для социального партнерства между государственными структурами и некоммерческим сектором, развивая взаимный интерес и понимание необходимости сотрудничества. Для Ротаракт клуба участие в таких проектах - не только инструмент привлечения средств, но, прежде всего, получение признания общественной необходимости вашей деятельности со стороны государства, усиление социальной значимости и возможность развития ваших программ в будущем.

Важно также уделить внимание имеющимся в вашем распоряжении средствам взаимодействия с потенциальными спонсорами:

1) Интернет. Применение современных технологий в фандрайзинге получило в последние годы широкое распространение. Всемирная информационная сеть содержит более 1 миллиарда веб-страниц. Развитие новых информационных технологий предъявляет специальные требования: умение ориентироваться в сети Интернет и эффективно использовать его преимущества для поиска потенциальных спонсоров, размещения собственных веб-страниц с описанием целей и программ организации и т. д.

2) Письма благодарности. Это средство используется для установления более тесных контактов с участниками благотворительных мероприятий. Цель – отблагодарить и привлечь лиц, проявивших интерес один раз, к сотрудничеству на регулярной основе. Особенно широко используется организациями, имеющими доступ к электронной почте.

3) Реклама. Это средство часто малоэффективно, хотя охватывает большую аудиторию. Его эффективность составляет 3 - 5 %. Обычно используется для формирования общественного мнения. Реклама может быть в виде размещения специальных статей - обращений в СМИ, социальных видеороликов для показа на специальных мероприятиях, установки рекламных щитов, распространения буклетов, календарей, расклеивания плакатов. Одним из современных видов рекламы является размещение баннеров на порталах Интернета, рассылка обращений через подписные адреса по электронной почте.

Не следует забывать также о важности привлечения волонтеров. Это один из мощнейших инструментов усиления и развития деятельности вашего Ротаракт клуба. Ротаракт клубы, защищающее общечеловеческие ценности, понятные и активно поддерживаемые либо отдельными социальными группами, либо обществом в целом, имеют явное преимущество перед другими организациями. Это преимущество создают добровольцы, люди, отдающие безвозмездно свое время, знания, профессиональные навыки ради благородных целей вашего Ротаракт клуба или проекта.

Работа с благотворительными фондами и грантами

Особенности работы с благотворительными фондами и грантами хотелось бы описать более подробно, т.к. принципы работы с такими организациями имеют свою специфику. Процесс фандрайзинга при работе с грантовыми программами и фондами отнимает много времени и предполагает осуществление многих шагов. Тем не менее, старательно составленный, он может привести к продуктивному и длительному сотрудничеству с фондами и корпоративными общественными программами.

1. Определите фонды, отвечающие интересам деятельности вашего Ротаракт клуба. Используйте справочники, личные контакты, рекомендации, Интернет. Процесс выявления фонда предусматривает два шага: первый шаг нацелен на разработку первичного списка из 10-15 фондов, чьи интересы отвечают интересам вашего клуба или вашего проекта; второй шаг предусматривает дальнейшее исследование, после которого этот список сузится до 3-4 фондов, с которыми вы можете работать.

2. Свяжитесь с фондом для получения выпускаемого им справочника или каких-либо других материалов (годовых отчетов, информационных бюллетеней, периодических изданий), запросите материалы по телефону, через электронную почту, факсом или письмом. Публикациями фонда могут быть годовые отчеты, информационные бюллетени, список грантовых программ, пресс-релизы, рекомендации по заполнению и подаче форм грантовых заявок и другие документы. Работая с годовым отчетом, обратите внимание на информацию, которая поможет вам определить то, необходимо ли оставить фонд в вашем списке потенциальных доноров. Особенное внимание обращайте на установленные программные приоритеты, географические приоритеты, ограничения и иные характеристики. Из списка грантовых программ, который часто включают в годовой отчет, можно также получить ценную информацию. Список грантовых программ указывает на типы организаций, которые фонды планируют поддерживать, и средний размер сумм, выделяемых на гранты.

3. Прочитайте внимательно материалы, чтобы определить, совпадают ли интересы фонда с деятельностью, которая должна получить финансирование. Если интересы не совпадают, остановитесь - фонды завалены неуместными заявками.

4. Некоторые фонды могут требовать предварительный лист-запрос. Лист-запрос - это не просто документ, в котором вы просите финансирование. Это мини-заявка, как правило, на 2-3 страницах (полная заявка обычно содержит 10 и более страниц). Большинство фондов определяют, что должен содержать лист-запрос или заявка. Необходимо четко придерживаться этих инструкций, включая ответы на вопросы. Неисполнение этих условий может привести к тому, что ваша заявка будет отклонена, несмотря на все преимущества. Много спонсорских организаций, особенно те, которые предоставляют стипендии, сами предлагают заранее напечатанные формы-заявки, которые необходимо заполнить.

Если фонд не дает инструкций, тогда лист-запрос должен содержать 2-3 страницы и включать, самое наименьшее, следующую информацию:

• стоимость вашего проекта;

• данные о клубе, включая его историю, текущие и исполненные клубом проекты, то с какой потребностью вы обращаетесь за грантом;

• краткое описание программы или проекта, который должен быть профинансирован или описание того, как будут использованы финансы;

• бюджет клуба и бюджет программы или проекта;

• копия регистрационного документа, указывающего юридический статус вашего клуба.

5. Если фонд не предоставляет инструкций, заявка может быть более подробной, чем лист-запрос, и может включать:

• резюме исполнителей проекта;

• список основных спонсоров, клуба (или проекта), включая иные фонды и компании;

• иные источники финансирования;

• критерии оценки успешности реализации проекта.

6. Ваша заявка должна быть написана понятно и грамотно на русском или английском языке (согласно требованиям конкретной донорской организации).

7. Не высылайте данные, которые не требует фонд. Запросите у фонда, каким лучше способом отправить ему документацию: по факсу, обычной почтой или по электронной почте. Некоторые фонды имеют электронные формы заявок на гранты.

8. Сделайте так, чтобы вас и ваш клуб хорошо знали в данной области, завяжите тесные связи, сделайте хорошую рекламу вашей работе. Нельзя недооценивать значения неформального общения с донорами.

9. Если вы получили грант, четко придерживайтесь требований касающихся отчета или оценки успешности проводимой деятельности. Неисполнение этих требований и условий может привести к созданию отрицательной репутации вашего клуба и осуществляемой вами работы. Определите все ограничения и обязанности с вашей стороны, которых вы должны четко придерживаться. Выражайте благодарность в короткие сроки в течении и по завершении проекта.

Отчетность

Если вы получили деньги, вы должны «до копейки» отчитаться перед спонсорами о том, на что они потрачены. Однако кроме финансовой отчетности, вашим спонсорам может быть небезынтересно узнать и о том, как проходила реализация проекта, поэтому очень важно вести отчетность по проекту и сохранять всю связанную с ним, документацию.

Фиксировать можно:

- объем и типы оказываемой помощи;

- пути, приводящие подопечных за помощью в Ротаракт клуб, способы, благодаря которым они узнали о вашем существовании, или информацию о том, как вы узнали об их существовании и необходимости оказания помощи;

- то какую пользу / выгоду подопечные получают;

- отзывы, благодарности, жалобы, предложения, полученные в ходе реализации вашего проекта;

- данные о работе членов клуба, об их личном вкладе в реализацию проекта;

- информацию о том, как используется время в ходе реализации проекта.

Изучайте законодательство. Налоговые льготы - часто очень важный мотив для бизнес-организаций при осуществлении пожертвований. Изучая возможности, которые законодательство дает сегодня в области благотворительной деятельности, вы можете найти механизм, который позволил бы и вам, и спонсору наиболее полно соблюсти свои интересы.

Когда вы отправляете письмо или идете в банк, страховую компанию или любую другую организацию, которая может стать вашим спонсором, вы все равно в результате обращаетесь к индивидуальному человеку и просите у него пожертвования. Благодарность, как немедленное реагирование на пожертвование, очень важна, также как и отчетность перед спонсором за использование его средств после завершения проекта.

!! Успех фандрайзинга - в повторении: не забывайте об этом, также не забывайте и о том, что кроме получения самих материальных ресурсов, необходимых для реализации проектов, вы также получите еще один бесценный дар – опыт, а также улучшение жизни тех, кому вы помогаете.

Ниже приводим успешные проекты фандрайзинга разных Ротаракт клубов. Возможно, уже реализованные идеи помогут и вам.

Ротаракт клуб «Южно-Сахалинск»: «В кафе одного из городских бизнес центров в течение недели проводился «Тихий аукцион». В качестве лотов – поделки детей, несколько лотов от компаний-спонсоров по договоренности, например сертификат на обед в кафе или ужин в ресторане, книга о Сахалине, лот под названием "кот в мешке" и пр. В течение недели люди, спускаясь пообедать или перекусить, рассматривали выставленные на аукцион лоты. При реализации фандрайзинга кто-то из ротарактовцев постоянно дежурил рядом и рассказывал о проекта а также, отвечал на задаваемые потенциальными покупателями вопросы. Люди на специальных бланках рядом с лотом указывали цену, которую они могли заплатить за лот, а также указывали свои контакты, после чего другие потенциальные покупатели перебивали установленную цену за лот и т.д. В пятницу или субботу были подведены итоги «Тихого аукциона», обзвонены участники, доставлены призы и собраны деньги. Проект проводился уже два раза. Клуб заработал в последний раз 28 000 рублей. Директор кафе сама предложила провести проект повторно!

Также клуб на новогодние праздники организовал выездные поздравления в костюмах деда Мороза и Снегурочки «на заказ». Нами были просто расклеены объявления в офисах, где работают члены клуба, а также распространена информация по знакомым. Выезд стоил 500 рублей. На вырученные деньги нашим клубом были приобретены подарки детям из приюта».

Ротаракт клуб «Москва-Восток» оформил заявку на закупку оборудования с наглядными пособиями по русскому языку и географии (стоимость 57 500 руб.) для школы-интерната в г. Королев Московской области через сотрудничество с программой «Орфанакт» (www.orphanact.org). Сбор средств от спонсоров проходил в течение года. Проект завершен в феврале 2008 года.

Клуб также организовал вечеринку «Хэллоуин», благотворительное мероприятие, часть стоимости входного билета была направлена в бюджет по поддержке "подшефной" школы-интерната в г. Королев. Всего мероприятие посетило около 30 участников. Сумма вырученных средств составила 2 800 руб.

Ротаракт клуб «Львов»: «Мы тесно сотрудничаем с одним из 4-х Ротари клубов в Львове и проводим акцию, смысл которой состоит в том, что мы ротарианцам организуем прикольный и веселый Новый год (идея и разработка сценария, программа, наполнение), а они нам – 100 % выручки от ротарианского аукциона. Проект осуществляется уже два года подряд, в среднем приносит 2000 доларов США благотворительных средств ежегодно. В 2007 году вырученные средства были потрачены на проект Ротаракт клуба по опеке палаты для новорожденных детей, в частности - комнат отделения больницы, где находятся брошенные дети».

Ротаракт клуб «Барнаул»: «Совместно с клубом «Форсаж» и сетью магазинов «Глория Джинс» нашим клубом была устроена вечеринка в гангстерском стиле: неоднозначные ухмылки мужественных парней в шляпах, роскошные дамы в платьях с перьями и с мундштуками в руках, заряжающая адреналином перестрелка, — отличный повод провести время с пользой для души и для казны Ротаракт клуба. На вырученные средства был реализован проект для «подшефного» Алейского коррекционного детского дома "Ромашка"».