36)Индивидуальная настройка. Настройка рабочей области. Предварительные настройки и рекомендации

1. Всегда должны быть включены панели инструментов "Стандартная" и "Форматирование". Включить их можно в меню "Вид" —> "Панели инструментов". Также в меню "Вид" включите панели "Строка формул" и "Строка состояния";

2. После установки по умолчанию установлен режим, в котором панели инструментов отображаются в одной строке, при этом не поместившиеся кнопки скрыты от пользователя, что плоxо. Наведите мышку на левую границу панели инструментов и, когда курсор примет вид четырехглавой стрелки, левой кнопкой перетащите панель инструментов во вторую строку;

3. По умолчанию в главном меню программы отображаются только часто используемые пункты, остальные скрыты. Включите их в меню "Сервис" —> "Настройка..." —> закладка "Параметры" —> галочка "Всегда показывать полные меню". Там же поставьте галочку "Отображать подсказки для кнопок".

Способы запуска

• (для версии "2003") "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Office" → "Microsoft Office Excel";

• (для более ранних) "Пуск" → "Все программы" → "Microsoft Excel";

• "Пуск" → "Выполнить..." → в открывшемся окне написать "excel" и нажать "ОК";

• Правый щелчок на пустом месте → "Создать" → "Лист Microsoft Excel" → будет создан пустой файл с расширением "xls" → Двойным щелчком запускаем его.

37)Работа со списками. Создание списка. Обработка списков с помощью формы данных.

Списком называется таблица Excel, которая состоит из одного и более столбцов. Столбцам списка присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка. Все ячейки в столбце имеют один и тот же формат данных, поэтому все строки или, как их еще называют записи, однотипны.

1. ССоздайте новую книгу. Для этого выполните команду Файл/Создать, выберите Чистая книга и нажмите ОК.

2. Поместите курсор мыши в рабочую область программы. Наберите в ячейкахА1- Е1 имена полей: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон.

3. Выделите ячейки А1-Е1 и установите шрифт Times New Roman 14 пунктов, а затем выровняйте по центру.

4. Заполните все остальные ячейки шрифтом Arial 10 пунктов.

5. Установите внутренние и внешние границы для таблицы. Для этого выделите таблицу и выполните команду Формат/Ячейки. Затем выберите вкладку Граница и щелкните на кнопки: внешние и внутренние. Или щелкните на соответ-ствующий значок граница на панели инструментов форматирование.

6. Отрегулируйте ширину столбцов по содержимому. Для этого выделите таблицу и выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины.

    Таким образом строки списка становятся записями, а заголовки столбцов – именами базы данных. Нужно помнить, что пустая строка указывает на окончание списка, поэтому не следует оставлять пустых строк между заголовками столбцов. Имена полей должны располагаться в верхней части списка и находиться в отдельных ячейках.

Сортировка.

    При вводе записей можно не обращать внимание на их порядок, т.к. в дальнейшем есть возможность сортировать списки.

1. Для того чтобы программа Microsoft Excel обнаружила список нужно щелкнуть на любой ячейке, относящейся к списку.

2. Выполните команду Данные/Сортировка. После чего программа сама выделит таблицу.

3. В окне Сортировка диапазона выберите сортировать по Фамилия, затем по Имя, в последнюю очередь по Отчество. Все сортировки установите по возрастанию. В переключателе Идентифицировать поля по установите переключатель на: подписям (первая строка диапазона). Нажмите кнопкуОК.

В Excel для работы со списком существуют средства, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке. При применении команд (сортировка, фильтр, форма, итоги, проверка) для обработки списков, редактор автоматически распознает список Excel как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.