3. Организация как система управления.

Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему менеджмента. Система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

- поведение каждого элемента влияет на поведение целого;

- поведение элементов и их взаимодействие на целое взаимозависимы;

- если существуют подгруппы элементов, то каждая из их влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо.

Из этого следует, что "система" представляет собой некое единство, а непростую совокупность составляющих её частей.

Основными системными принципами являются:

Целостность - не сводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её элементов и не выводимость из последних свойств целого.

Структурность - вероятность описания системы через установление её структуры, то есть обусловленность поведения системы не столько поведением её отдельных элементов, сколько свойствами её структуры.

Взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

Иерархичность - каждый ингредиент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление о системе. В связи с этим задачей системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

Система менеджмента организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

- концептуальная, если она рассматривается как модель системы управления;

- эмпирическая, если рассматривается конкретная организация;

- искусственная, поскольку она создана и используется людьми;

- "человеко-машинная", поскольку в контур менеджмента включена автоматизированная информационная система;

- замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации - только внутренней или связанной с окружающей средой;

- временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

Термин "система" наиболее часто употребляется в значении интегральной системы. Меньшие системы в рамках такой организации называются подсистемами, а их составляющие - элементами или компонентами.

Система менеджмента организацией состоит из отдельных подсистем, каждая из которых может быть описана как некоторая система, однако в ней, может быть, выделить компоненты, которые существуют на самом нижнем уроне иерархии организации. Компоненты системы обладают определёнными свойствами или характеристиками. Эти характеристики воздействуют на функционирование организации, её динамичность, точность, надёжность, гибкость и другие параметры, что предопределяет многовариантность построения организации.

Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятия решений, - менеджеры и исполнители решений - специалисты-управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Существуют два типа взаимосвязей: формальные (вертикальные и горизонтальные), отражающие организационную структуру организации, и неформальные (в основном горизонтальные), возникающие на основе реализации интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

4. Жизненный цикл и типы организаций.

Этапы жизни организации следующие: она зарождается, потом развивается, добивается определенных успехов, ослабевает и прекращает свое существование. Каждый день возникают новые организации, и одновременно с возникновением одних другие организации исчезают навсегда.На сегодняшний момент существует два варианта деления жизненного цикла организации. Первый вариант включает в себя:1) этап предпринимательства – этап становления организации. На этом уровне только начинает формироваться ее жизненный цикл будущей продукции, цели определены нечетко; 2) этап коллективности – этап, на котором развиваются инновационные процессы, сформированные на предыдущем этапе, здесь определяется сама миссия организации. Структура организации и процесс коммуникации четко не определены; 3) этап формализации и управления – этап, на котором строится наиболее четкая структура организации, формируется сеть различных правил. Стабильность протекающих внутри организации процессов постоянна. Главными становятся органы по выработке и принятию решений;4) этап выработки структуры – этап, характеризующийся увеличением выпуска продуктов и расширением рынка оказания услуг. Здесь уже происходит выявление новых возможностей развития. Процессы в организации становятся наиболее комплексными и отработанными. Решения принимаются уже децентрализованно; 5) этап упадка – этап, где более усиливается конкуренция, уменьшается спрос на продукцию или услуги организации. На таком уровне увеличивается потребность в работниках, которые обладают наиболее ценными специальностями. Новые руководители пытаются задержать упадок.

Второй вариант выделения жизненного цикла организации включает такие этапы, как:

1) рождение. На таком этапе необходимо полностью нацелиться на достижение целей;2) детство. Наибольшее количество провалов происходит именно в течение первых лет после возникновения организации. Необходимо поддерживать высокий темп возрастающего успеха;3) отрочество. Это так называемый переходный период роста организации. Координация проводится ниже оптимального уровня;4) расцвет сил. Важна организация сбалансированного роста. Структура, координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение, как и инновации, совершенствование всех частей и децентрализация;5) полная зрелость. Организация вполне может действовать сама по себе. Темпы роста организации замедляются. Возникают слабости организации;6) старение. Этот этап наступает, если руководство организации не осознавало на предыдущих этапах необходимость обновления;7) обновление. Начало этому этапу может положить новая команда руководителей.

5. Функции менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль).

Функции менеджмента – специфические действия руководителя в системе управления.

Функции менеджмента классифицируются по двум группам:

1) общие, те, которые выполняются всеми руководителями, не зависимо от сферы деятельности и масштабов организации;

2) специфические, которые выполняются руководителем в зависимости от конкретной ситуации и используемых методов управления.

Общие функции управления рассматриваются в теории Анри Файоля, где деятельность руководителя разделена на 5 функций:

1 Планирование – разработка последовательности действий, направленных на выполнение цели: стратегическое (плановые задания на длительный период времени и как правило включает прогнозные действия) и тактическое (детализация стратегического плана на краткосрочный период выполнения действий).

2 Организация – создание структуры подразделений, которые будут выполнять плановые задания). При организации выполнения действий необходимо уделить внимание персоналу, который будет задействован в выполнении действий. Персонал должен быть снабжен средствами и инструментами, необходимыми для выполнения действий.

3 Мотивация - связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации. Различные теории мотивации разделяют на две категории: содержательные (стараются определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы) и процессуальные (анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения).Стимулирование - это функция, связанная с процессом активации деятельности людей и трудовых коллективов, обеспечивает работников в повышении результатов своего труда. Эта функция используется для морального и материального поощрения работников в зависимости от качества и количества затраченного труда. Кроме того эта функция обеспечивает заинтересованность в достижении высокой эффективности работы всего предприятия.

4 Координация (руководство) – выполняется руководителем при выполнении исполнителями плановых, установленных заданий. Координировать деятельность своих подчиненных необходимо с учетом изменений внешней среды, а также с учетом возможностей предприятия заниматься инновационной деятельностью. Вовремя введенные изменения в плановые задания и инновационную деятельность является гарантом успеха.

5 Контроль - это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Существует три основных вида контроля: предварительный (применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам), текущий (осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником) и заключительный (осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время).