Вопрос 58-59
Для организации наблюдения в учете применяют документацию и инвентаризацию. Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных. Основные требования к содержанию и форме первичных документов определены Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях РБ, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ 23.05.1995 г. №13 и другими законодательными актами.
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Бланки документов (бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно-распределительной документации) изготавливаются на бумаге формата А4 и А5.
Каждый документ должен содержать следующие обязательные реквизиты, без которых он не имеет юридической силы:
- наименование, дату и место его составления;
-основание и содержание хозяйственной операции ( в натуральном и денежном выражении);
-наименование должностей, фамилии и личные подписи или иные сведения, однозначно идентифицирующие личности участников хозяйственной операции.
При необходимости в документ могут быть внесены исправления, однако они должны быть дополнительно оговорены и подтверждены подписями всех лиц, подписавших документ изначально. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. При наличии ошибки выписывается новый документ.
Машиночитаемые документы – это документы, пригодные для автоматического считывания содержащейся в их информации. Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.
Многообразие хозяйственных операций определяет разнообразие документов, которыми они оформляются. Поэтому документы классифицируют по различным признакам:
Назначению:
- распорядительные – содержат распоряжение на совершение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения);
-исполнительные- подтверждают факт свершения операции( счета-фактуры, квитанции, приемные и сдаточные акты);
- бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии для подготовки учетных записей и для облегчения, сокращения и упрощения последних (распределительные и группировочные ведомости, расчеты, справки);
-комбинированные – содержат признаки распорядительных ,исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления (приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты);
2)Месту составления:
- внешние – поступают от других организаций;
-внутренние – составляются в службах и подразделениях самой организации;
3)Способу использования:
-разовые – отражают одну или несколько хозяйственных операций, осуществленных одновременно;
-накопительные – служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями;
4) Кол-ву отражаемых объектов (позиций):
- однопозиционные (однострочные) – для отражения операции по одному наименованию (виду) объектов учета;
- многопозиционные ( многострочные) – отражают операции по нескольким наименованиям (видам) объекта (например, указывается несколько наименований МЦ и их количество или несколько фамилий работников, их выработка и сумма зар.платы);