8.7. Документирование плана проекта

Результатом предварительного планирования является техническое задание на проект (ТЗ), а детального планирования – бизнес-план проекта. Эти документы должны быть соответственно оформлены и переданы заказчику (инвестору) для принятия предварительного или окончательного решения о финансировании проекта.

Техническое задание – это определение конечного результата: товара или услуги. Основной целью ТЗ является как можно более четкое определение промежуточных результатов работы для конечного пользователя и концентрация (в единое целое) планов проекта. Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. Доказано на практике, что четкое определение целей больше, чем на 50 % предопределяет успех на стадии формулирования концепции, планирования и выполнения проекта. У выдающихся, успешных проектов были четко разработаны технические задания и определены составляющие работы. ТЗ заставляет как заказчика, так и всех участников проекта концентрироваться на целях проекта. ТЗ должно разрабатываться под руководством менеджера проекта и заказчика. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, технические требования. Так, промежуточным результатом на ранней стадии проекта может быть разработка документации; на второй стадии – три образца продукта; на третьей – значительное количество товаров для выпуска на рынок, продвижение товара на рынок и обучение персонала.

Структура технического задания включает следующие разделы.

1. Цели проекта. Первым этапом в определении ТЗ является определение основных целей для удовлетворения потребностей заказчика. Например, спроектировать и выпустить полностью портативную систему термической переработки вредных отходов за 12 месяцев при затратах, не превышающих 13 млн руб.

1. 2. Промежуточные результаты работы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Например, промежуточным результатом работы на самой ранней стадии разработки проекта может быть список спецификаций, на следующем этапе – испытание образцов. Последним этапом может быть окончательное испытание и одобренная программа. Промежуточные этапы работы обычно включают время, количество и/или оценки затрат.

2. 3. Контрольные точки (вехи). Контрольная точка – это значительное мероприятие в процессе работы над проектом, которое происходит в определенный момент времени. График контрольных точек отражает только основные сегменты работы; он показывает первую, приблизительную оценку затрат времени, стоимости и необходимых ресурсов для проекта. Этот график составляется с использованием промежуточных результатов работы как основы для определения основных сегментов работы и конечной даты. Например, испытания будут проведены и полностью выполнены к 1 сентября этого года. График контрольных точек должен устанавливать, какие подразделения организации будут отвечать за основные сегменты работы, и обеспечивать проект необходимыми ресурсами и специалистами.

1. 4. Технические требования. Обычно товар или услуга для того, чтобы хорошо работать, должны отвечать техническим требованиям. Например, техническим требованием к персональному компьютеру может быть способность работать от сети переменного тока в 120 В или от постоянного тока в 240 В без адаптеров.

2. 5. Ограничения и исключения. Следует четко определить границы ТЗ. Например, каким должен быть дизайн нового продукта, а не какой цвет; какие программы нужно установить, а не какую подготовку дать персоналу.

3. 6. Проверка выполнения работы совместно с заказчиком. Контрольный список вопросов ТЗ проекта заканчивается совместной с заказчиком проверкой выполнения работы. Основной проблемой является понимание и согласие заказчика с ожидаемыми результатами. Получает ли заказчик в виде промежуточных результатов то, что он хочет? Указывает ли определение проекта ключевые достижения, сметы, сроки и требования к выполнению работ? Рассматриваются ли вопросы ограничений и исключений? Обсуждение всех этих вопросов необходимо во избежание недопонимания.

Бизнес-план – это подробный, четко структурированный и тщательно подготовленный документ, описывающий цели и задачи, которые необходимо решить организации (команде проекта), способы достижения поставленных целей и технико-экономические показатели проекта, подтверждающие коммерческую привлекательность проекта. Бизнес-план является конечным результатом (продуктом) фаз «концепция» и «планирование и разработка» жизненного цикла инновационного проекта. В случае утверждения бизнес-плана заказчиком команда управления проектом принимает руководство опытно-конструктор-скими работами (ОКР), успешное выполнение которых обеспечивает гарантии реализации принятого проекта.

Бизнес-план проекта помогает организации решить следующие задачи:

• определить конкретные направления деятельности по реализации проекта, выбрать целевые рынки и найти свое место на этих рынках;

• сформулировать долговременные и краткосрочные цели по реализации проекта, стратегию и тактику достижения этих целей;

• оценить сильные и слабые стороны организации и ее основных конкурентов с точки зрения реализации проекта;

• определить номенклатуру и основные показатели товаров или услуг, которые будут предлагаться организацией в результате реализации проекта;

• оценить производственные издержки и чистую прибыль, которую получит предприятие в результате реализации проекта;

• определить необходимый состав маркетинговых мероприятий по изучению рынка, организации рекламы, стимулированию продаж, ценообразованию, каналам сбыта;

• оценить существующее финансовое положение организации и соответствие имеющихся и привлекаемых ресурсов поставленным целям реализации проекта;

• установить обязанности и персональную ответственность руководителя и всех членов команды управления проектом, а также соответствие уровня подготовленности персонала и условий мотивации их деятельности требованиям по достижению поставленных целей инновационного проекта;

• предусмотреть трудности и риски, которые могут помешать выполнению бизнес-плана предлагаемого проекта;

• оценить, насколько улучшится финансовое положение организации в результате реализации данного инновационного проекта.

Типовая структура бизнес-плана.

1. Титульный лист (обложка бизнес-плана).

2. Содержание.

3. Резюме.

4. Анализ отрасли, рынка и управляющей компании.

5. Описание продукта (товара/услуги/технологии).

6. Маркетинговый план.

7. Производственный план.

8. Организационный план и управленческая команда.

9. Финансовый план и прогнозы финансовых отчетов.

10. Финансовое обеспечение проекта.

11. Оценка рисков и страхование.

12. Приложения.

Бизнес-план дает возможность определить жизнеспособность проекта в условиях конкуренции и служит важным инструментом проектного финансирования.