Вопрос 40 нисходящие коммуникации

Традиционно одной из ведущих тем, связанных с организационными коммуникациями, яв­ляются так называемые нисходящие процессы. Однако если подойти к ним с позиций личности, отказавшись от их описания как линейных потоков информации, то нисходящие коммуникации следует представлять, скорее, как установление межличностных связей.

Цели и методы нисходящих коммуникаций

В организации существует пять основных целей коммуникаций, направленных сверху вниз.

1. Поставить конкретные задачи по выполнению работы.

2. Обеспечить информацию о принятых в данной организации процедурах и практике.

3. Обеспечить информацией, касающейся смысла исполняемой работы.

4. Проинформировать подчиненных о качестве их работы.

5. Предоставить идеологическую информацию для облегчения восприятия целей.

В прошлом большинство организаций ограничивались в своей деятельности только первы­ми двумя задачами; в значительной степени такой подход сохраняется и в наши дни. В целом нис­ходящими коммуникациями, обеспечивающими информацию о качестве труда и общих целях и задачах организации, пренебрегали.

Процесс коммуникаций, который ограничен обеспечением информации о непосредственно выполняемых обязанностях и не дает никакой информации о качестве работы и общих направле­ниях и целях, оказывает отрицательное воздействие на деятельность организации. Подобные нис­ходящие коммуникации способствуют созданию авторитарной атмосферы, которая препятствует нормальному осуществлению восходящих и горизонтальных коммуникаций. Правильно постро­енная передача информации о смысле выполняемой сотрудником работы, ее идейной связи с об­щими целями организации и качестве труда работников может принести организации существенную пользу.

Это не означает, что менеджеры должны говорить сборщикам на конвейере, что их работа представляет первостепенную важность для успеха компании и что, если они неправильно прикрутят гайку или соберут изделие, компания немедленно разорится. Разумеется, подобное пре­увеличение может привести к обратному эффекту. Рабочие справедливо подумают: «Кого они пы­таются обмануть? Я знаю, что моя работа не столь важна. Это всего лишь еще одно лицемерное заигрывание руководства». Мы имеем в виду, что обеспечение полной информацией относительно работы, ее места в системе организации в целом и качества работы сотрудника должно являться важной задачей нисходящих коммуникаций.

Средства, используемые для нисходящих коммуникации

Если абстрагироваться от возрастающей роли описанных выше телекоммуникационных технологий, нисходящие коммуникации традиционно осуществляются с помощью разнообразных как печатных, так и устный средств распространения информации. Примерами письменных средств распространения информации являются рабочие материалы, руководства, журналы, газе­ты и письма, рассылаемые на дом или выдаваемые на работе, доски объявлений, плакаты и мемо­рандумы.

Примерами устных средств, используемых в системе, являются прямые приказы, исходя­щие от руководителей, речи, заседания, программы для служащих, передаваемые по внутренним телевизионным сетям, система публичных выступлений и телефоны.

Разнообразие средств коммуникаций свидетельствует о том, сколь внушительный поток информации обрушивается на служащих компаний со стороны руководства.

Способы улучшения нисходящих коммуникаций

Зачастую качество информации приносится в жертву количеству. Кроме того, эксперимен­ты в области социальной психологии, проводившиеся на протяжении ряда лет, показали, что люди охотно игнорируют полезную информацию и используют ненужную. Некоторые компании пыта­лись разрешить проблемы, связанные с нисходящими коммуникациями, с помощью новейших информационных технологий, о которых говорилось выше. Эти новейшие технологии позволяют решить некоторые проблемы, связанные с переизбытком информации в нисходящих системах. Кроме того, одно из исследований обнаружило, что, хотя лица, принимающие решения и стра­дающие от переизбытка информации, могут испытывать большее удовлетворение, чем те, кто страдает от ее недостатка, они далеко не всегда действуют правильно.

Однако самая большая проблема заключается в том, что при передаче информации не уде­ляется должного внимания ее получателю. На основе внимательного анализа имеющейся по дан­ному вопросу литературы один из исследователей в области коммуникаций пришел к выводу, что нисходящий поток информации может оказывать следующие воздействия на ее получателя.

1. Интерпретируя информацию, люди следуют по пути наименьшего сопротивления.

2. Люди более открыты для сообщений, которые созвучны имеющимся у них представле­ниям, идеалам и ценностям.

3. Сообщения, которые не соответствуют ценностям человека, вызывают большее сопро­тивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике.

4. Поскольку люди испытывают постоянное желание удовлетворить свои потребности, со­общения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые это­му не способствуют.

5. Когда люди видят изменения в окружающей среде, они более открыты по отношению к поступающим сообщениям.

6. На коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может по­казаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным.

В том случае если менеджеры будут понимать, как коммуникации воздействуют на их под­чиненных, и адекватно на это реагировать, процесс коммуникаций может стать более эффектив­ным. Ряд проведенных исследований показывает, что, если работники реально получают необхо­димую им информацию (другими словами, если нисходящие коммуникации являются действи­тельно эффективными), они работают значительно лучше и индивидуально, и в группах. К сожа­лению, недавние исследования показывают, что менеджеры общаются со своими подчиненными все еще недостаточно эффективно.