1.3 Первичные документы

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма n ос-3)

Для оформления и учета приема-сдачи объектов ОС, подвергшихся ремонту, применяется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3⁷ <7>). Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов ОС, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый из них остается в организации, а второй передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Форма N ОС-3 состоит из двух страниц, на первой из которых приведены две таблицы. Первая называется "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию". В ней указывают название объекта ОС, инвентарный, паспортный, заводской номера, срок эксплуатации и остаточную стоимость объекта. Во вторую таблицу вносят сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов ОС. Заполняя форму, бухгалтер четко разграничивает ремонт и работы по реконструкции и модернизации.

На второй странице формы N ОС-3 пишется заключение комиссии, которая проводила прием-передачу объекта ОС. Здесь должно быть указано, завершены ли работы по восстановлению объекта. Там же отражают произошедшие изменения и ставят подписи председатель и члены приемной комиссии, работники, которые сдавали объект ОС, а также главный бухгалтер.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта ОС (форма N ОС-6). Сведения о реконструкции объектов ОС отражаются в разд. 5 "Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств" формы N ОС-6.

При проведении реконструкции объекта ОС, сведения о котором занесены в инвентарную карточку группового учета объектов ОС (форма N ОС-6а), которая ведется на группу объектов ОС, или в инвентарную книгу учета объектов ОС (форма N ОС-6б), применяемую малыми предприятиями, заводятся отдельные инвентарные карточки. Это обусловлено тем, что формы N N ОС-6а и ОС-6б не содержат раздела для отражения сведений о расходах по реконструкции.