5. Методические указания

Приложение MS Excel позволяет хранить и обрабатывать данные. Зачастую данные представляются в виде связанных списков, обозначающих базы данных. Основными операциям, выполняемым при работе со списками как с базами данных, являются поиск определенных строк (столбцов) и сортировка. При работе со списками необходимо вводить и редактировать данные. Удобно и безопасно делать это с помощью Формы, вид которой показан на рис. 1. Окно диалога (ОД) вызывается опцией Форма пункта Данные оконного меню.

П оиск данных по заданному критерию с помощью окна Форма производится в следующем порядке:

1. Вызывается окно диалога Форма.

2. Активизируется кнопка Критерий (при этом очищаются все поля формы).

3. Вводятся требуемые критерии поиска в соответствующие поля (используются знаки >, <, >=, <=, <> для числовых данных).

4. Поиск начинается нажатием кнопки Далее (или Назад).

Упорядочение списков по одному полю (одноуровневое) удобно производить с помощью кнопок "А-Я" (по возрастанию) или "Я-А" (по убыванию) панели инструментов. При этом предварительно следует выделить любую ячейку, внутри столбца, по которому производится сортировка.

Многоуровневое упорядочение (по двум-трем полям) производится с использованием окна диалога Сортировка диапазона, которое вызывается опцией Сортировка пункта Данные оконного меню.

Другим способом просмотра данных является использование фильтров. Фильтры обрабатывают весь список в таблице и отображают на экране только те данные, которые заказаны. Фильтры позволяют реализовать отбор данных по нескольким критериям.

Д ля вызова фильтра выбрать Данные/Фильтр/Автофильтр. В результате у правой границы каждого поля появляются кнопки-списки (рис.2). Фильтр активизируется щелчком мыши по кнопке-списку. В открывшемся списке выбирается требуемое условие отбора записи. Здесь можно сочетать два критерия поиска, используя операции логического И и логического ИЛИ. Команда Всё восстанавливает исходное состояние списка на экране. Фильтры закрываются повторным выбором команды Данные/Фильтр/Автофильтр.

Рис.2. Автофильтры

Для анализа данных в ССД имеются 12 функций под общим названием БДФункции. Каждая из этих функций имеет имя и три аргумента. К аргументам относятся база_данных, поле и условие (критерий). Все они ссылаются на интервалы ячеек ССД, которые используются данной функцией.

Синтаксис БДФункций:

<имя БДФункции> (база_данных;поле;критерий).

Аргумент "база данных" представляет собой диапазон ячеек, содержащий исходные данные. В этот диапазон включаются как строка с названиями полей, так и ячейки записей (например, A6:J14).

Аргумент "поле" должен содержать имя или адрес столбца, по которому следует вычислить итог. Аргумент "поле" может быть задан как текст с названием столбца, заключённый в двойные кавычки (например, "Возраст", "Телефон"), или как адрес ячейки, содержащей название поля (например, D6, Е6).

Аргумент "критерий" – это ссылка на интервал ячеек, задающих условия для данной функции. Диапазон критериев содержит ячейки, включающие копию названия столбца, для которого выполняется подведение итогов в списке, и само условие, по которому определяется функция. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек (например, D1:D2 или C1:D2 в случае сложного критерия).

БДФункция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определённым диапазоном критериев. Окно мастера функций, с помощью которого вводится требуемая функция, вызывается опцией Функции пункта Вставка оконного меню или кнопкой f_x панели инструментов.

14. Используя расширенный фильтр, решить задачи, указанные в таблице 3.3 в соответствии с вариантом:

Таблица 3.3

N	Искомый параметр
1	список мужчин в возрасте 18 лет и женщин 19 лет
	список студентов 2 курса возраста 18-19 лет
	список студентов мужского пола, обучающегося на 1 курсе
2	список мужчин в возрасте старше 18 лет и женщин 19 лет
	список студентов 2 курса возраста 18-20 лет
	список студентов женского пола младшего возраста
3	список мужчин в возрасте 18 лет и женщин старше 19 лет
	список студентов 1 курса возраста 18-19 лет
	список студенток первого курса женского пола, обучающегося на 1 курсе
4	список мужчин в возрасте младше 19 лет и женщин 18 лет
	список студентов 1 курса возраста 18-20 лет
	список студентов мужского пола, обучающегося на 2 курсе
5	список мужчин в возрасте 19 лет и женщин младше 19 лет
	список студентов 3 курса возраста 18 или 20 лет
	список студенток второго курса женского пола
6	список мужчин в возрасте младше 20 лет и женщин 18 лет
	список студентов 2 курса возраста 18 или 20 лет
	список студенток женского пола 18 лет
7	список мужчин в возрасте младше 20 лет и женщин младше 20 лет
	список студентов 1 курса возраста 18 или 20 лет
	список студентов 18 лет, с составом семьи 3 человека
8	список мужчин в возрасте 20 лет и женщин 19 лет
	список студентов 1 курса возраста 19 или 21 лет
	список студентов 19 лет, с составом семьи 2 человека
9	список мужчин в возрасте 20 лет и женщин старше 18 лет
	список студентов 2 курса возраста 19 или 21 лет
	список студентов 18 лет, с составом семьи 2 человека
10	список мужчин в возрасте старше 19 лет и женщин 18 лет
	список студентов 3 курса возраста 19 или 21 лет
	список студентов 19 лет, с составом семьи 3 человека
11	список мужчин в возрасте младше 18 лет и женщин 18 лет
	список студентов 1 курса составом семьи 2 или 4 человека
	список студенток женского пола, с составом семьи 2 человека
12	список мужчин в возрасте младше 20 лет и женщин старше 19 лет
	список студентов 2 курса составом семьи 2 или 4 человека
	список студентов мужского пола, с составом семьи 3 человека

Для работы с расширенным фильтром:

1. Щ ёлкнуть где-либо в списке.

2. Выбрать команду Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр.

3. Возле таблицы появится одноименное диалоговое окно (ДО).

4. В соответствующем поле ДО задать условие отбора через диапазон критериев.

Диапазон критериев должен содержать ячейки, которые включают копии названий столбцов, для которых выполняются подведение итогов в списке и сами условия, по которым определяются записи.

Диапазон может размещаться в любом месте рабочего листа (желательно над списком) и отделяться от списка по крайне мере одной пустой строкой.

Все условия отображены в одной строке. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «И» (одновременное их выполнение).

Будут отображены записи мужчин, 2 курса старше 17 лет.

Все условия отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ».

Будут отображены записи либо мужчин, либо студентов 2 курса, либо в возрасте старше 17 лет.

Для задания сложного условия отбора, необходимо вводить его составные части в отдельные строки диапазона критериев

Условия по возрасту для групп мужчины и женщины отображены в разных строках. Таким образом, задается их взаимодейст-вие по смешанной схеме «И - ИЛИ».

Будут отображены записи мужчин старше 18 лет или женщин старше 17 лет.

Если три и более условия отбора накладываются на содержимое одного столбца, то

диапазон критериев в этом случае оформляется в виде столбца, в котором в смежных ячейках записаны условия отбора.

Условия по фамилии в разных строках. Таким образом, задается их взаимодействие по схеме «ИЛИ...ИЛИ».

Будут отображены записи студентов Иванова или Тихонова или все фамилии на букву А.

* в шаблоне заменяет любое количество символов.