1.3 Входные и выходные данные

Причинами автоматизации этой задачи является большое разнообразие форм входной и выходной документов, высокая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации. При решении задачи огромное неудобство испытывает бухгалтерия, так как заполняются и обрабатываются документы вручную. При ручной обработке документов требуется значительно больше времени, чем при машинной обработке. При этом возрастает огромный риск появления ошибок как при заполнении, так при подсчете статистических данных и составлении ведомостей. При поиске нужной информации затрачивается большое количество времени и возникает риск хранения данных, так как данные хранятся на бумажных носителях в одном экземпляре. Наибольшую продолжительность времени для получения и обработки занимает составление итогового отчета за весь год. Для решения задачи ручным способом требуются внимательность при вычислении и не мало времени для заполнения документов. Так же при вычислении в отчетах и ведомости могут быть допущены ошибки и для того, что бы исправить эти ошибки необходимо поднимать всю документацию за отчетный период и проверять данные с отчетом или же проверять свои вычисления.

Поэтому требуется автоматизировать процесс учета офисной техники в организации.

Автоматизация данной задачи позволит сократить время на обработку данных, а также своевременно получать нужные документы, обеспечит освобождение учетного персонала от трудоемких работ, повышение качества получения выходных форм при минимальных затратах времени.

Автоматизированная система позволит с помощью технических средств обеспечить сбор, накопление, обработку информации, формирование оптимальной организации учета офисной техники.

Применение современных технических средств (устройства вывода информации) позволит перенести формируемый программой отчет на бумажный носитель. Но главная первостепенная задача автоматизации – это уменьшение трудозатрат, то есть работа пользователя заключается только во вводе информации с первичных документов. Остальную же подавляющую часть работы выполнит представляемый программный продукт. Он позволит осуществлять контроль вводимой информации, будет практически лишена вероятность ввода некорректных данных, что делает программу приемлемой даже для пользователя с начальными навыками работы на ПК. Программа во многом облегчит обработку информации, позволяя осуществлять фильтрацию и поиск по большому количеству показателей. Пожалуй, одной из главных функциональных особенностей программы является начисление амортизации, а также формирование ряда отчетов, содержащих сведения – характеристики, использующиеся при учете организационной техники.

При автоматизированном учете администратору надо будет только вносить изменения в данные, а отчеты будут формироваться автоматически, по запросу.

На основание выше указанных положительных факторов в организации уменьшатся экономические затраты. Появится возможность получать отчеты в разрезах: техники и расходно-комплектующих материалов. Это позволит более детально и своевременно анализировать учет по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники.

Компьютер рабочего места:

• процессор Pentium IV;

• ОЗУ 2 Гб Гбайт;

• VGA монитор;

• дисковод флоппи-дисков;

• объем жесткого диска 500Гб и выше;

• дисковод компакт-дисков;

• операционная система Windows 7;

• принтер.

Задача решается по мере запроса, ежемесячно и поквартально. Потребителем результатной информации является бухгалтерия и администратор.

В результате решения задачи необходимо получить следующие выходные документы:

«Вычислительная техника»

Наименование	Подразделение	Дата прихода	Инвентарный номер	Цена
Компьютер	Бухгалтерия	10.10.2011	1236548795	23600,00
Компьютер	Администрация	10.10.2011	1254412587	17200,00
Компьютер	Отдел сбыта	10.10.2011	1254123658	15230,00

«Офисная техника»

Наименование	Подразделение	Дата прихода	Инвентарный номер	Цена
Принтер	Бухгалтерия	20.12.2011	1254589655	7600,00
Факс	Администрация	20.12.2011	1254112541	2600,00
Принтер	Отдел сбыта	20.12.2011	1254878541	3500,00

«Расходно-комплектующие материалы. Приход»

Наименование	Дата прихода	Количество	Цена	Сумма
Тонер	20.12.2011	10	120,00	1200,00
Картридж	20.12.2011	15	900,00	13500,00
Шлейф	20.12.2011	20	650,00	13000,00

«Расходно-комплектующие материалы. Расход»

Наименование	Дата расхода	Количество	Цена	Сумма
Тонер	10.05.12	1	90	90
Картридж	11.05.12	1	800	800
Шлейф	11.05.12	3	100	300

«Динамика расходных материалов»

Наименование	Подразделение	Дата ремонта	Количество	Получил
Тонер	Бухгалтерия	10.05.12	1	Иванов И.И.
Картридж	Администрация	11.05.12	1	Шкода С.И.
Шлейф	Отдел сбыта	11.05.12	1	Петров В.Г.

«Износ техники»

Наименование	Подразделение	Дата прихода	Остаточная стоимость
Компьютер	Бухгалтерия	10.05.12	17200,00
Принтер	Администрация	11.05.12	3400,00
Факс	Отдел сбыта	11.05.12	2500,00

«Остатки расходно-комплектующих материалов на складе»

Наименование	Дата прихода	Инвентарный номер	Количество	Цена	Сумма
Тонер	10.05.12	1254589655	1	90	90
Картридж	11.05.12	1254112541	1	800	800
Шлейф	11.05.12	1254878541	3	100	300