2 Разработка целей ооо «тмн Лоджистик»
2.1. Характеристика предприятия
ООО «ТМН Лоджистик» работает на рынке транспортных услуг Российской Федерации и СНГ.
Изучаемая транспортная компания не является филиалом, а представляет автономную организацию. Компания имеет три представительства в других городах России в Новосибирске, Екатеринбурге и Красноярске. Возможность поддерживать доступные цены, идя вслед желаниям клиентов, обеспечивается отсутствием дополнительного посредника.
Виды деятельности:
грузоперевозка железнодорожным транспортом: (контейнера, ив-термоса, платформы).
доставка груза до конечного места назначения автомобильным транспортом.
погрузочные, разгрузочные работы.
Этапы работы с заказом:
согласование заявки на перевозку:
заказчик высылает заявку (по форме)в электронном виде или по телефону, факсу;
рассмотрение заявки;
определение оптимального маршрута доставки товара (анализ требуемых параметров доставки товара, сопоставление условий доставки маршрута с требуемыми параметрами, установление оптимального маршрута, утверждение маршрута);
согласование заявки;
выставление счета на оплату услуг в адрес заказчика;
заключение договора (оформление необходимых документов, подписание договора, регистрация договора в реестре договоров отдела по работе с клиентами);
страхование груза;
выполнение заявки:
подача транспорта под погрузку;
контроль перевозки (своевременной подачи транспорта, загрузки);
перевозка груза до железнодорожной станции;
контроль перевозки (своевременной доставки груза, разгрузки транспорта грузополучателем);
слежение за продвижением груза через интернет программу infoserf;
приём груза на станции по прибытию;
разгрузка груза;
транспортировка грузовым автомобилем по указанному адресу;
прием груза заказчиком;
работа по претензиям (регистрация входящих претензий от заказчика, регистрация исходящих претензий от исполнителя, выставление претензий со стороны потребителя/исполнителя, оформление претензий, предоставление бухгалтерии необходимой документации по претензии, контроль разрешения претензии);
передача в бухгалтерию данных для выставления счета в комплекте с другими необходимыми документами;
ответственность за исполнение договора. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных договором и действующим законодательством, стороны несут ответственность по основаниям и в размере, которые определяются в соответствии с главой 25 Гражданского кодекса Российской Федерации и Федеральным законом «О транспортно-экспидиционной деятельности» №87-ФЗ от 30.06.2003г.
оплата заказа по сумме счета выставленный компанией за оказанные услуги по перевозки груза.
Анализ структуры предприятия.
Организационная структура фирмы: ООО «ТМН Лоджистик» представляет собой систему, представленную на рисунке 1.
Рис. 1. Организационная структура организации ООО «ТМН Лоджистик»
Высшим органом управления ООО «ТМН Лоджистик» является общее собрание учредителей, которое проводится ежегодно и не позднее, чем через шесть месяцев после окончания финансового года.
Общее руководство текущей деятельностью организации осуществляется единоличным исполнительным органом - генеральным директором, подотчетным общему собранию учредителей ООО «ТМН Лоджистик».
Отдел по работе с персоналом находится под руководством генерального директора. Функции отдела: подбор, обучение, инструктаж кадров, организация оплаты труда, мотивация работников, контроль над соблюдением фирмой и сотрудниками трудового законодательства, коллективного и трудовых договоров, разрешение вопросов, касающихся охраны труда и организации рабочих мест.
Бухгалтерией руководит главный бухгалтер, который курирует все вопросы, касающиеся финансовых потоков, организует деятельность касс, занимается подготовкой бухгалтерской отчетности, следит за расходованием денежных средств организации.
Отдел по работе с клиентами замыкается на директора, он организует подготовку и заключение договоров с потребителями. Осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации транспортировки, сокращению транспортных затрат, обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузку и загрузку, контролирует выполнение работ работников железнодорожной станции, водителями и грузчиков. Информирует потребителей об оказываемых услугах.
Данная структура является простой и дешёвой, что для небольшого предприятия является оптимальным выбором.
Анализ основных функций менеджмента в организации.
Планирование.
Планирование деятельности организации происходит на различных уровнях управления.
В своей деятельности ООО «ТМН Лоджистик» использует среднесрочные (3 года) и оперативные (1 год, 1 месяц) планы.
Среднесрочное планирование осуществляется на уровне высшего менеджмента, а именно общим собранием учредителей и генеральным директором. Такие планы содержат основные цели, которые должны быть достигнуты фирмой в течение срока действия плана, определенные шаги в ее развитии.
Оперативное планирование представляет собой целую систему различных планов и программ. Ее разработкой в основном занимаются различные отделы организации, так, например, отдел по работе с клиентами план продаж, отдел по работе с персоналом – план по заработной плате, систему мотивации. Оперативные планы содержат конкретные задачи, основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового периода.
Организация.
Организация, как функция управления, осуществляется в ООО «ТМН Лоджистик» генеральным директором посредством:
постоянного совершенствования структуры управления;
четкого разграничения функций, обязанностей, сфер ответственности менеджмента;
разработки пакета документации, тщательно регламентирующего деятельность организации в целом, отделов, отдельных сотрудников, их права, обязанности, ответственность.
Однако мало внимания, уделено системе коммуникации в фирме. Отсутствует согласованная система передачи информации между отделами, вследствие чего зачастую возникают перебои в работе и как следствие неудовлетворительные результаты работы.
Мотивация.
Функция мотивации сотрудников фирмы выполняется совместно директором и отделом по работе с персоналом. Организация использует в основном административные и материальные методы стимуляции работников.
Административные методы являются реакцией руководства компании на несоблюдение либо ненадлежащее соблюдение сотрудником правил внутреннего трудового распорядка, своих должностных обязанностей, трудового законодательства. К таким мерам воздействия можно отнести замечания, выговоры.
К материальным методам стимулирования относится выплата премий, которая происходит при положительных результатах работы сотрудников и отсутствии административных взысканий.
Таким образом, «мотиваторами» в организации являются взыскания и премирование. К сожалению, на предприятии система оценки качества работы персонала развита слабо, что затрудняет правильное определение результата работы сотрудников.
Контроль.
В ООО «ТМН Лоджистик» практикуется применение нескольких видов контроля. Во-первых, это контроль человеческих ресурсов. Организация ставит своей целью достижение наивысшего качества оказываемых услуг, поэтому тщательнейшим образом подходит к отбору кандидатов на вакантные должности. Среди критериев отбора: образование, опыт работы, психологические качества, наличие коммуникативных/управленческих навыков, навыков работы с компьютером, и так далее.
Следующий шаг – контроль качества выполняемых заявок. Заключение договоров с клиентами. Данными вопросами занимается отдел по работе с клиентами. Заключение договоров с компаниями или индивидуальными предпринимателями по предоставлению автомобильного транспорта в аренду.
Текущий контроль деятельности фирмы осуществляется согласно оперативным планам организации соответствующими отделами.
Генеральный контроль производится при консолидации текущих отчетов и отражает результаты деятельности фирмы в отчетном периоде, позволяет руководству фирмы оценить, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
Система непрерывного контроля весьма эффективна и позволяет не только оперативно решать возникающие проблемы, но и предотвращать их появление, но ввиду отсутствия хорошо отлаженной внутрифирменной системы коммуникации, она требует доработок.
В компании применяются следующие группы методов:
ОРМ стабилизирующего воздействия:
методы организационного регламентирования, определяющие порядок деятельности системы управления ООО, закрепляющие определенные функции за должностными лицами, отделами;
методы организационного нормирования, представляющие собой систему норм и нормативов (организационно-технические нормативы), административно организационные (правила приема и увольнения), и организационно - структурные нормативы;
способы методического инструктирования, которые предполагают рекомендации по планированию, учету, калькуляции себестоимости, инструкции о порядке уплаты налогов.
ОРМ распорядительного воздействия, к которым относятся различные приказы, распоряжения и другие акты.
Из экономических, методов применяется лишь премирование за результаты труда.
Из социально-психологических методов:
социально-экономические (требование соблюдения техники безопасности, гарантия минимальной заработной платы, нормирование труда);
социально-политические (равенство независимо от политических пристрастий, принадлежности к партии);
социально-демографические (предоставление отпусков по уходу за ребенком).
Персонал предприятия.
Исследуемая фирма с большой ответственностью подходит к формированию кадрового состава. Поэтому предприятие имеет достаточно налаженную систему подбора кадров в соответствии с разработанными требованиями к сотрудникам. Управление персоналом в ООО «ТМН Лоджистик» осуществляется отделом кадров. В его компетенцию входит контроль за соблюдением фирмой и сотрудниками трудового законодательства, коллективного и трудовых договоров, разрешение вопросов, касающихся охраны труда и организации рабочих мест, обучение персонала, организация оплаты труда и прочее. Требования для персонала весьма высоки, наличие специального образования, стаж работы не менее трех лет в данной отрасли. Руководство компании пытается создать для своих работников достойные в соответствии с их работой условия труда: использует систему премирования, премия назначается руководителем, по личному усмотрению в размере 15 % от заработной платы, составляет удобный график работы и отпусков, с учетом пожелания сотрудников, проводит аттестацию. Фирма использует также практику неформальных отношений в коллективе, словом, создается благоприятный климат для работы что, несомненно, повышает производительность труда сотрудников.
Правилом для всего коллектива при работе является соблюдение трудовой дисциплины, своевременное выполнение заданий и доброжелательное отношение к каждому клиенту. За счет чего и создается имидж предприятия, благодаря которому у потребителей складывается мнение о компании как о профессиональной фирме, предлагающей качественное обслуживание.
Кадровая стратегия предприятия создана на длительный период времени, она требует согласованности, поэтому отдел по работе с персоналом тесно связан со всеми подразделениями компании. Этот подход обеспечивает вовлечение специалистов службы управления персоналом в решение стратегических задач, в свою очередь они создают на предприятии условия для командной работы, что положительно отражается на деятельности предприятия.