7. Управление работами, ресурсами и стоимостью

7.1. Управление работами

Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение заданного результата за определенное время.

Работа имеет те же основные характеристики, что и проект: продолжительность, объем, стоимость, потребные ресурсы, риски. Поэтому любой проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ.

Разбиение проекта на отдельные работы представляет собой важнейшую составную часть планирования и тесно связано с содержательной стороной проекта. Правильное определение работ и их последовательности делает весь проект легко управляемым, позволяет при необходимости вносить конструктивные изменения. Напротив, нечеткое или содержательно некорректное определение состава и последовательности работ проекта может приводить к потере контроля, перерасходу ресурсов и срыву сроков проекта.

Планирование работ завершается определением состава работ, которые должны быть выполнены в рамках данного проекта, их последовательности, продолжительности отдельных работ и ресурсов, необходимых для выполнения каждой работы.

В достаточно сложных и масштабных проектах все работы предварительно описываются, а описания работ документируются и постоянно корректируются в ходе выполнения проекта в целом и данной конкретной работы.

Описание работы может содержать:

- идентификатор работы (уникальный код, присвоенный данной работе в проекте);

- словесное описание характера работы;

- исходная оценка продолжительности работы (определяется экспертно или по опыту аналогичных работ в ранее выполненных проектах);

- процент фактического выполнения работы;

- ранние начало и окончание, поздние начало и окончание, резерв времени работы – характеристики, описывающие работу в процедуре сетевого планирования;

‑ предшествующая работа – работа, от выполнения которой зависит возможность начала выполнения данной работы;

- последующая работа – работа, сроки выполнения которой зависят от завершения данной работы;

- потребность в ресурсах (денежных, трудовых, оборудовании и т.д.), необходимых для выполнения данной работы.

Оптимальная последовательность выполнения работ, позволяющая сократить общие сроки выполнения проекта, может быть определена на основе процедуры сетевого планирования.

7.2. Управление материальными ресурсами

Управление материальными ресурсами проекта включает процессы планирования закупок, поставок, создания запасов, распределения, учета и контроля ресурсов.

Процесс управления материальными ресурсами в проекте включает:

- планирование потребностей, которое является составной частью общей процедуры планирования;

- выбор поставщиков ресурсов (в том числе, на основе проведения конкурсных торгов);

- размещение заказов (оптимизация номенклатуры продукции и поставщиков, выбор условий поставки, заключение договоров);

- контроль поставок;

- управление запасами ресурсов

- контроль использования ресурсов.

7.3. Управление стоимостью и бюджет проекта

Основная цель управления стоимостью любого проекта заключается в том, чтобы удержаться в рамках намеченного бюджета.

Управление стоимостью, как и другие функции управления проектом, осуществляется непрерывно, однако на различных этапах жизненного цикла проекта содержание этой функции изменяется следующим образом:

- на этапе зарождения проекта – производится укрупненная оценка стоимости, которая детализируется в рамках технико-экономического обоснования;

- на этапе планирования и реализации осуществляется постоянное стоимостное планирование (бюджетирование) проекта;

- по мере приближения проекта к завершению все более важной становится компонента управления стоимостью, связанная с контролем затрат;

- на этапе завершения проекта производится завершающая оценка стоимости.

Распределение стоимости проекта в течение его жизненного цикла неравномерно. Обычно наибольшие затраты приходятся на инвестиционную фазу проекта.

Основой для управления стоимостью является смета и построенный на ее основе бюджет проекта. При этом можно использовать стандартный бухгалтерский план счетов, но обычно его бывает недостаточно. Нужна своя разбивка по отдельным составляющим, характерным для данного проекта.

Оценка стоимости и уточнение бюджета, фактически, происходит на всем жизненном цикле проекта – начиная с предварительных оценок на стадии зарождения проекта и заканчивая оценками фактических затрат в ходе реализации и завершения проекта. Постоянные уточнения оценок стоимости необходимы, поскольку меняется и стоимостная среда (цены, налоги и т.д.), и представления о том, что необходимо в проекте. Фактически, на каждой стадии проекта разрабатываются свои бюджеты.

На начальной стадии проекта погрешность стоимостных оценок в логистических проектах может достигать 50% - как правило, в сторону занижения затрат. Часто такое занижение осуществляется вполне сознательно для того, чтобы сделать проект более привлекательным для потенциальных акционеров или инвесторов.