6.2. Контроль, регулирование и отчетность

Процесс планирования фактически начинается в тот момент, когда руководитель проекта получает полномочия по расходованию времени и денег в целях проекта и продолжается на всем протяжении проекта в тесной связи с регулированием хода проекта и подготовкой отчетных материалов.

Детальное планирование в ходе выполнения проекта всегда должно охватывать реально обозримую перспективу. Ошибкой является попытка составить подробный план на отдаленные периоды. Наилучшей практикой является наличие общего плана проекта + детальный план на краткосрочный период, который с течением времени продлевается.

Главная проблема всех без исключения проектов – отклонения от плана, которые происходят в ходе их выполнения. Собственно говоря, отклонения от плана – это даже не проблема, а обязательное явление, с которым сталкивается менеджер каждого проекта. Выявление, предупреждение и компенсация таких отклонений составляет содержание работы по контролю и регулированию хода проекта.

Контролироваться должны три взаимосвязанные «вершины треугольника»: объем работ, сроки и затраты. Необходимо всегда помнить, что изменение, например, сроков может потребовать дополнительных затрат, перерасход бюджета может повлиять на качество дальнейших работ, и т.д.

С контролем и регулированием непосредственно связана подготовка промежуточных презентаций и отчетов. Важным является еженедельный отчет о ходе проекта: одностраничный документ, включающий:

- перечень выполненных за неделю значимых работ;

- перечень работ, которые должны быть начаты;

- специальные требования к ресурсам (люди, деньги, оборудование) для новых работ

- проблемы, требующие решения (невыполненные работы, сбои, конфликты и т.д.)

Целесообразна рассылка таких отчетов руководителем проекта и заказчикам, и подчиненным с тем, чтобы информировать первых (одновременно вовлекая их в решение возникших задач) и «подгонять» вторых.

Целесообразно оформлять промежуточные этапы проекта в форме презентаций (в проектах консалтингового характера презентация часто сама по себе является выходным материалом, который получает заказчик).

6.3. Управление коммуникациями

Управление коммуникациями – это сбор, генерация, обработка, распределение и хранение всей необходимой для выполнения и завершения проекта информации.

Управление коммуникациями включает:

- оценку потребности в информации (производится на этапе планирования проекта);

- планирование информационного обмена (проводится в ходе разработки плана и организации деятельности команды). При этом планируются совещания различного уровня, отчетность, основные формы информационного обмена;

- сбор и распределение информации в ходе проекта;

- разработку отчетных документов проекта;

- промежуточное и окончательное документирование результатов проекта.

Документирование является особенно важным условием эффективного управления проектом. Следует тщательно фиксировать в документах все результаты, соглашения, спорные вопросы, предпринимаемые действия, всю переписку и протоколы совещаний. Необходимо хранить всю эту информацию в бумажном и электронном виде на всем протяжении проекта.

Важными приемами, связанными с применением информационных технологий в управлении проектами, являются:

- создание и поддержание сайта проекта. Наличие сайта важно для пропаганды и создания благоприятного имиджа проекта. На сайте проекта должна также храниться вся проектная информация (естественно, с соблюдением установленных прав доступа к ней);

- проведение аудио – и видеоконференций участников проекта;

- подготовка презентаций с использованием всех медийных возможностей.

Функция управления коммуникациями обычно включает также PR проекта.

Контрольные вопросы

1. Какие основные задачи решаются на этапе планирования инвестиционного проекта?

2. Какие ошибки могут быть допущены на этапе планирования?

3. В чем заключается основное содержание функции контроля и регулирования?

4. Каковы основные формы отчетности в инвестиционном проекте?

5. Что относится к функции управления коммуникациями проекта?