3 Подведение итогов выставки

По окончании очередной выставки, Exhibition Team может вздохнуть с облегчением взять двухдневный тайм-аут и опять энергично приняться за дело¹⁴. Анализ результатов выставки - это главное богатство, главный результат, суть самого процесса, то, ради чего все это и затевалось. Заметьте, не количество заключенных контрактов на стенде, не объем декалитров спиртного, выпитого на презентации, а именно полный аналитический расчет, который можно и должно поручать делать специалистам при полном личном контроле руководителя компании.

На основании этого анализа, стендовых анкет производится актуализация старых баз данных и формирование новой базы.

1. Анализ результатов и последующая деятельность

Для анализа результатов проведенной работы, расширения контактов с потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, учета затраченных средств и розданных материалов. По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. За полугодие или год составляется общий обзор по всем выставкам, с учетом видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать, сколько стоила перевозка или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

Данные, представленные руководству на стол в виде таблицы, наглядно показывают объем того или иного мероприятия в денежном выражении (а следовательно масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по отношению к общему количеству, процентное соотношение полезных контактов и деловых встреч. Имея накопляемую статистику такого рода, службе PR или Exhibition Team легко прогнозировать свои действия в будущем, учитывать, что представляет для публики наибольший интерес и на что надо обратить особое внимание.

По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят выставочный опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все «+» и «-» , понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Важно активизировать работу со СМИ в поствыставочный период. Нужно "добить" все статьи, публикации, репортажи в печати, на телевидении, радио и в Интернете.

И последнее - ведение всех новых и старых клиентов, посетителей выставки и тех, кто до нее так и не добрался, должно быть каждодневной задачей № 1 для всего коллектива компании все время - от выставки к выставке.