Оао «Ростсельмаш»

Транспортный цех

А К Т

13.01.2004 № 7

г. Ростов-на-Дону

технической неисправности

оборудования

Основание: Приказ директора «О проведении проверки оборудования» от 12.01.2004 № 37

Составлен комиссией: Председатель – коммерческий директор Павлов В.Г.,

Члены комиссии:

1. начальник транспортного цеха Мальцев В.И.,

2. главный инженер Павлова М.П.

12.01.2004 комиссия провела апробирование нового станка М-16 для транспортного цеха, полученного от поставщика ООО «Парус» 10.01.2004.

В результате проведенного апробирования было установлено:

1. После 20 минут работы станок М-16 сгорел.

2. В присутствии представителя поставщика была установлена причина неисправности станка – некачественный приводной ремень.

3. Данная неисправность станка была допущена по вине поставщика ООО «Парус» и ремонту на месте не подлежит.

4. Поставщик обязуется в недельный срок заменить неисправный станок на новый М-16. Транспортировка и доставка – за счет поставщика.

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. – в дело 01-23;

2-й экз. – в секретариат директора предприятия;

3-й экз. – поставщику ООО «Парус».

Председатель Подпись В.Г. Павлов

Члены комиссии: Подпись В.И. Мальцев

Подпись М.П. Павлова

3. Сводка, перечень, список, отзыв, заключение.

Сводка – это документ, содержащий обобщенные сведения по данному вопросу. Как правило, в сводке содержатся данные по определенным параметрам из различных источников, но связанные одной темой. Например, «Сводка о результатах исполнения документов за первое полугодие 2004 года», «Сводка данных о проведении научной конференции профессорско-преподавательского

состава» и т.д. В сводке могут содержаться данный только из одного источника, если автор документа их обобщил и переработал.

Для более глубокого анализа и с целью концентрации различных данных в одном источнике в сводке могут быть приведены сведения об источниках

информации; может быть дана характеристика фактического материала по одному или нескольким показателям.

Оформляется сводка по тем же правилам, что и справка.

Реквизиты сводки: наименование организации или структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы. Например:

Подразделения, исполнители	Исполнено			Оставлено на исполнение
	Всего	В срок	С нарушением срока	Срок не наступил	С продлением срока	Без продления срока
Управление информатизации Васильев И.П. Громов В.В. Планово-финансовое управление Симонова Н.П. Шевченко Г.П.

Подписывается сводка руководителем структурного подразделения, или составителем, а при направлении ее в другую организацию – руководителем организации.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Если перечень является самостоятельным документом, то он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Перечень документов, не подлежащих регистрации».

Перечни оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни в большинстве своем должны содержать гриф утверждения. Они утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Конкретные разновидности перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список – это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.

Например, «Список студентов, нуждающихся в общежитии», «Список преподавателей, имеющих детей в возрасте до 14 лет», «Список сотрудников, имеющих право на приобретение разового билета на ж.д. транспорт».

Списки оформляются и составляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Подписывается список должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. Если список является приложением к распорядительным документам, то они должны визироваться составителем.

Заключение – это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения могут составляться на:

• проекты положений, постановлений, инструкций;

• научные работы (статьи, дипломные проекты, диссертации, отчеты);

• проекты стандартов и т.д.

Заключение может быть оформлено:

• на общем бланке организации (подписывается руководителем организации);

• на стандартном листе бумаги (подписывается специалистом или группой специалистов организации и заверяется печатью).

Реквизиты заключения: Наименование организации, наименование вида документа (ЗАКЛЮЧЕНИЕ), дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст заключения состоит из двух частей:

• в первой части содержится краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка;

• во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту… замечаний нет».

Если заключение направляется в другое учреждение и оформлено не на бланке организации, то необходимо оформить сопроводительное письмо с подписью руководителя.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение, или по поводу работы специалиста или практиканта за определенный период времени.

Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ОТЗЫВ), дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.