Отдел перевозок
Генеральному директору
туристической компании
«Мир»
СПРАВКА г-ну В.В.
Савельеву №
7
Москва Об
организации перевозок туристов по
состоянию на 01.07.2004
К началу туристического
сезона нашей компанией было зарегистрировано
45 посадочных мест в самолетах авиакомпании
«Россия», следующих чартерным рейсом
в г. Рим (Италия).
К 01.06.2004, вопреки
предварительному прогнозу, численность
туристических групп, вылетающих в
Италию, возросла до 80 человек, в результате
чего из-за нехватки посадочных мест у
нас возникли трудности с отправкой
туристов. Самолеты авиакомпании «Россия»
имеют 180 посадочных мест, но предоставить
большее число мест компания не может.
Для решения вопроса с
отправкой туристических групп по
предложению нашего отдела был заключен
контракт с авиакомпанией «Внуковские
авиалинии», которая имеет возможность
предоставлять нам до 100 посадочных мест
на каждом рейсе в г. Рим.
Старший менеджер Подпись и.М. Петровская
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа, занимаемой должности и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, адресные данные организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (штамп организации или структурного подразделения), текст, подпись, печать.
В тексте справки не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «Справка дана … в том, что…», «Справка выдана … в том, что…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…».
Следует текст справки начинать с фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка, в именительном падеже, а далее указывать на факты, подтверждающие данные о работнике («работает главным бухгалтером…», «является студентом…», «проживает по адресу…», «находился на лечении…», «сдал сессию со следующими оценками…». Например:
ОАО «РЖД» Филиал
СКЖД Дистанция
сигнализации и связи ШЧ-1 Театральная
пл. 4,
г.
Ростов-на-Дону, 344019 СПРАВКА №
173
Рощина Наталья Александровна
работает в Дистанции сигнализации и
связи СКЖД в должности специалиста по
кадрам.
Начальник
отдела кадров Подпись Л.З. Смолянинова
Справку подписывает секретарь, инспектор службы кадров, руководитель структурного подразделения, подпись заверяется печатью.
2.Акт, виды актов. Требования к оформлению формуляра. Особенности текста.
Акт – это документ, составляемый группой лиц (комиссией), подтверждающий установленные им факты, события, действия.
С точки зрения содержания и назначения акты подразделяются на множество разновидностей: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации;, расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и др.
Акты составляются комиссией, состоящей из нечетного числа членов. Комиссия призвана объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, причины и следствия. Комиссия может быть постоянно действующей или специально созданной. При создании специальной комиссии издается распорядительный документ руководителя организации, или его заместителя, или главного специалиста, где устанавливается:
цель работы комиссии;
состав и полномочия членов комиссии: председатель, члены комиссии.
В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом:
при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара, порчи груза, нарушения правил транспортировки (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций);
инспектором пожарного надзора;
государственным санитарным врачом;
аудитором и финансовым консультантом, имеющим государственный аттестат и др.
Комиссия может быть образована на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.
В любом случае, кем бы ни был составлен акт, в нем должны быть зафиксированы только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акты оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (АКТ), которое оформляется прописными буквами с двойным интервалом, дата , регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, то в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации – автора документа.
Дата в акте – это дата актируемого события. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.
Индекс акта обычно проставляется при оформлении результатов работы комиссии, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и др.). При актировании единичных фактов и событий индекс может отсутствовать.
Место составления содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.
Заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», Например: «Акт списания материальных ценностей», «Акт работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного с ответом на вопрос «О чем?» Например: «Акт приема-передачи оборудования», «Акт об уничтожении дел».
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Введение должно содержать:
основание - ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки. Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и др. Например:
« Основание: Приказ генерального директора от 20.06.2004 № 73 «Об обеспечении сохранности документального фонда ОАО «Бригантина».
составлен комиссией - список лиц, составивших акт (должности, фамилии, инициалы). Эти сведения оформляются через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием. Перечисляют их в последовательности: председатель комиссии (должность, фамилия, инициалы), а с новой строчки - члены комиссии в алфавитном порядке, а не по значимости занимаемых ими должностей (должности, фамилии, инициалы), располагаются в столбик и нумеруется арабскими цифрами (знак под знаком);
присутствовавшие - участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (должности, фамилии, инициалы). Это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений. Например: «Составлен комиссией:
Председатель – исполнительный директор Прохоров О.В.;
Члены комиссии:
Управляющий делами – Воронов В.Г.,
Юрисконсульт – Игнатьев И.Н».
Присутствовали: заведующий архивом Минаков В.А.
Подобная формализация вводной части текста делает неразумным и неуместным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся… составили настоящий акт в том, что…», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка.
Констатирующая часть отражает существо и результаты работы комиссии. Представляет собой сплошной связный текст и печатается с абзаца через 3-4 межстрочных интервала после вводной части. Текст должен включать сроки проведения работы комиссии, ее цели задачи, установленные факты, методы, с помощью которых велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты. Начинать текст следует с указания даты и цели составления акта. Например:
«18 апреля 2004 года комиссия провела экспертизу (проверку, прием-передачу дел по должности)».
Выводы, предложения, заключения комиссии печатают с новой строчки. Они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.
В конце текста через 2-3 межстрочных экземпляра указывается на количество экземпляров акта и их нахождения или адресаты, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью. Например:
«Составлен в 3-х экземплярах:
1 экз. – в дело № 06-11;
2-й экз. – в бухгалтерию;
, 3-й экз. – в службу управления персоналом».
При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Подписи располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Подписывается акт председателем и членами комиссии в той же последовательности, которая была указана во вводной части, но уже без указания должности членов комиссии, так как в данном документе их должности равны – члены комиссии. Например:
Председатель - Подпись И.В. Серегин
Члены комиссии Подпись В.Г. Воронов
Подпись М.И. Игнатьев
Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись с оговоркой о своем несогласии, так как он в меньшинстве. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Ряд разновидностей акта приобретает юридическую силу после утверждения: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшим сроком хранения. В ряде актов (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью. Лица, упомянутые в акте, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.