ТЕМА 9
СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ: АКТЫ, СПРАВКИ, ДОВЕРЕННОСТИ И ДР.
Справка, ее виды, требования к оформлению.
Акт, виды актов. Требования к оформлению формуляра. Особенности текста.
Сводка, перечень, список, отзыв, заключение.
Доверенность. Виды доверенностей, особенности оформления текста.
Справка, ее виды, требования к оформлению.
Справка как вид документа появляется еще в коллежском делопроизводстве. В справках приводились текстуально или в сокращенной форме свидетельства, акты и другие доказательства.
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера.
1.Справка служебного характера отражает основную производственную деятельность и по содержанию может быть внешней или внутренней.
Внешние справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонник учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам. Реквизиты внешних справок: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «О количестве студентов, обучающихся на очной форме обучения», «О наличии свободных мест в общежитии на 01.01.2005».
Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, заверяют печатью.
Внутренние справки служебного характера представляются руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. Эта справка может быть оформлена на чистом листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются внутренние справки руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Например:
Кафедра
документоведения Начальнику отдела И
информационного обеспечения аспирантуры управления Н.С.
Фролову СПРАВКА 01.10.2004
Студентка заочной формы
обучения специальности «Документоведение
и ДОУ» Евтушенко О.Н. имеет 3 публикации
в студенческих сборниках научных трудов
за период с 01.09.2002 по 31.12.2004.
Заведующий
кафедрой Подпись А.В. Сафронов