Характеристика и виды деловых писем
Письмо - это распространенный вид документации, один из способов обмена информацией. Служебные письма относятся к основным средствам установления и поддержание официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и учреждениями.
Принято выделять следующие виды деловых писем. По тематическому признаку деловые письма разделяют на:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:
оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:
благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
По функциональному признаку деловые письма делятся на:
Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.
Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
По признаку получателя деловые письма делят на:
Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.
По композиционному признаку деловые письма бывают:
Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
По структуре выделяют следующие деловые письма:
Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
По форме отправления деловые письма могут быть:
Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
Факсовые – отправленные по факсу.
№10
Распорядительные документы
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы наделяется руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др. факторов. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
- администрация предприятий, учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания;
- кооперативные организации - решения;
- общественные организации - постановления, распоряжения.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; согласование документа и его подписание .
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, например, перечисляют факты, события, пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, с указанием поисковых (ссылочных) данных. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе. Слова «постановляет», «решает», «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная с левой границы поля. Затем с новой строки располагается текст распорядительной части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях, постановлениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
№14
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;
структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
Работу с документацией можно поделить на несколько этапов:
первичная обработка поступивших документов
предварительное рассмотрение документов
регистрация
рассмотрение документов руководством
направление на исполнение
контроль исполнения
подшивка документов в деле
формирование дел
передача дел в архив
Рассмотрим особенности работы с документацией на отдельных этапах.
ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем.
Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем
необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов
документа, наличия приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится
в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации
входящих документов в графе «Примечание».Конверты, как правило, уничтожают , за исключением
тех случаев , когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату
поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией,
специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии
экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые не регистрируемые. На регистрируемых
документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении»,
содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка
о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и
других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу,
факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба
обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых
руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные
из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации.
Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы
заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и
другие срочные документы передаются в первую очередь.
РЕГИСТРАЦИЯ
Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с
последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и
контроля.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
централизованная – при которой регистрацией всех документов организации производится
в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-
референтом;
децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных
подразделениях секретарями подразделений;
смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть
– в структурных подразделениях.
Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ
регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из
которых регистрируется отдельно, например:
входящие документы;
исходящие документы4
внутренние документы;
коммерческие контракты;
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
При регистрации каждой группы документов должны применяться унифицированные способы
присвоения номеров (индексов). Для внутренней документации и коммерческих контрактов, как
правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по
журналу, начиная с №1 (или № 01) с 1-го января каждого года по 31 декабря.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие
из порядкового номера документа. Условного обозначения структурного подразделения или
должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например,
номер документа 01-05/134 включает: 01- индекс структурного подразделения, 05- номер дела по
номенклатуре, 134- порядковый номер документа по журналу регистрации.
РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДСТВОМ
После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю
организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных
функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями ожидаются в
резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить
исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения.
Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный
журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на
контроль.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них
поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу
исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в
резолюции.
НАПРАВЛЕНИЕ НА ИСПОЛНЕНИЕ
Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем
совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при
необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все
время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.
Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект
готовился, передаются секретарю-референту для проверки правильности оформления. Неправильно
оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа
передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные
руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы
регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию,
секретарю).
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения,
регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды
контроля: текущий, предупредительный и итоговый.
Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает
сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах
неисполнения установленных сроков.
Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2 – 3 дня предупреждении
сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.
Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской
дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня
неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по
организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и
вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.
ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛЕ
В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над
ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник
канцелярии или секретарь-референт.
Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений
организации. Методическое руководство и контроль за правильностью оформления дел в структурных
подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт.
В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы
по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников.
А также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в
хронологической последовательности, т.е. по датам их подписания, поступления или исполнения. До
сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах.
Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной
хронологической последовательности.