• Как формируются протоколы в дела?

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

• Что такое кворум и для чего его необходимо оформлять в отдельных видах протокола?

Кворум -установленное законом, уставом организации или регламентом число участников собрания (заседания), необходимое для признания данного собрания правомочным принимать решения по вопросам его повестки дня.

Кворум может определяться числом присутствующих или процентным отношением количества присутствующих к общему количеству членов какого-либо органа.

К наиболее часто применяемым вариантам кворума относятся:

Собрание правомочно рассматривать какие-либо вопросы, если на нём присутствует более половины (или более 2/3) от его состава.

Для принятия какого-либо решения требуется, чтобы в голосовании приняли участие более половины от всех имеющих право голоса.

Для различных вопросов повестки дня собрания возможно установление различных требований к кворуму.

Кворум может определяться следующими способами:

• Только в начале заседания при регистрации участников; после регистрации счётная комиссия докладывает о явке и о наличии (отсутствии) кворума;

• По требованию участников;

• Постоянный контроль (учёт входящих-выходящих участников счётной комиссией или с помощью электронной системы).

При отсутствии кворума, как правило, заседание не начинается или прерывается.

Для принятия решений на собрании необходим кворум. Поэтому часто в протоколах делают отметку о наличии кворума, указывая общий количественный состав коллегиального органа и реальное количество присутствующих на собрании.

Пример:” Присутствовали 18 из 20 членов Научно-технического совета. Кворум имеется.”.

Помимо постоянных членов коллегиального органа, обязанных присутствовать на совещании или заседании, на него могут быть специально приглашены должностные лица, которые по роду деятельности связаны с обсуждаемыми вопросами. Данные о приглашенных на заседание обязательно должны быть зафиксированы в протоколе.

• Для чего необходимо указывать количество экземпляров акта и мест их нахождения?

В конце текстa акта указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

• Чем отличается составление и оформление внешних и внутренних объяснительных записок?

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в том числе и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель и альбом форм документов отдела кадров).

В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

Докладные и объяснительные записки , направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними . Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

· наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

название вида документа (докладная записка , объяснительная );

дата:

регистрационный номер,

адресат;

место составления :

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот Довожу (Доводим) до Вашего сведения в этой части текста не употребляется.

Внутренние докладные и объяснительные записки , адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и , как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.

Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:

наименование структурного подразделения - автора;

название вида документа;

дата;

регистрационный номер (только в случае необходимости);

заголовок к тексту;

адресат;

текст;

подпись.

Наименование структурного подразделения - автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля,

Части текста внутренней объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения.