Экспедиция

Регистрация, в дело

Отправка

1. Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. К ним относятся:

1. Устав

2. Учредительный договор

3. Положение об организации

4. Положение о структурном подразделении

5. Штатное расписание

6. Правила внутреннего трудового распорядка

7. Должностная инструкция и прочее

2. Распорядительные документы – документы, в которых фиксируются решения администрационных и организационных вопросов деятельности организации. К ним относятся:

1. Приказ (по основной деятельности)

2. Распоряжение

3. Указание

4. Решение

5. Постановление

3. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенный решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. К ним относятся:

1. Докладная справка

2. Служебная справка

3. Объяснительная справка

4. Предложения

5. Заявления

6. Протокол

7. Акт

8. Справка

9. Заключение и прочее

4. Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, а также составления бухгалтерской налоговой и статистической отчетности. К ним относятся:

1. главная книга

2. годовые отчеты

3. бухгалтерские балансы

4. счета прибылей и убытков

5. акты ревизий, инвентаризации

6. первичные документы

7. кассовые книги и прочее

5. Документация по трудовым отношениям связана с отношением между работодателем и работниками. К ним относятся:

1. Приказы по личному составу

2. Трудовые контракты

3. Личные дела

4. Личные карточки формы Т-2

5. Лицевые счета по заработной плате

6. Трудовые книжки

7. Графики отпусков и прочее

6. Личные документы – документы, составленные физическими лицами. К ним относятся:

1. Резюме

2. Автобиография

3. Расписки

4. Личные доверенности и некоторые другие документы

Организация продолжает перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. Жизненный цикл внутреннего документа обычно состоит из:

• Подготовки

• Согласования

• Принятия решения

• Регистрации

• Исполнение документа

В зависимости от вида внутреннего документа бизнесс-процесс работы с ним может отличаться от другого, но в общем схема движения внутреннего документа (смотри рисунок).

Стадии обработки исходящих документов

Исполнитель

Проект

Подготовка

Согласующие

Согласованный документ

Согласование

Утверждение

Руководитель

Утвержденный документ

Делопроизводитель

Зарегистрированный документ

Экспедиция

Исполненный документ

Регистрация

Исполнение

В дело

Делопроизводитель

1. Организационно-правовые документы закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время.

1. Устав – собрание правил, которые регулируют:

• деятельность организации

• взаимодействие с другими организации и гражданами

• права и обязанности в определенной сфере деятельности

Он закрепляет:

• организационно-правовую форму организации

• ее название и адрес

• органы управления и контроля

• порядок распределения прибыли

• условия реорганизации и ликвидации

Текст его включает:

• общее положение, в котором раскрываются цель, задание и функции

• главная деятельность и ее содержание

• планирование и учет работ

• предназначение вспомогательных служб

• взаимодействие с другими органами аналогичными по деятельности

• специфическая особенность деятельности

• ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров предъявления претензий

Текст устава разбивается на пункты, группирующиеся в разделы, нумеруются римскими цифрами

2. Учредительный договор содержит:

• характеристику предмета, цели и принципы деятельности предприятия

• права и обязанности учредителей

• состав и компетенция органов управления

• срок действия

3. Положение об организации (положение о структурном подразделении)

Положение – правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений.

Эти документы могут быть как типовыми, так и индивидуальными.

Индивидуальные положения составляются, обычно, на базе типовых и, как привило, утверждаются вышестоящими органами управления. Текст включает в себя следующие разделы:

• Общее положение

• Имущество и деньги предприятия

• Производственная и хозяйственная деятельность

• Права и обязанности предприятия и (или) его структурных подразделений

• Структура управления

• Реорганизация и ликвидация учреждения

4. Штатное расписание – документ, который разрабатывается на основе документов:

• Устав

• Структура и штатная численность

В нем закрепляется должностной и численный состав организации и указывается фонд заработной платы.

При наличии в организации нескольких подразделений разрабатывается Положение о структурном разделении и относящееся к нему штатное расписание.

5. Правила внутреннего трудового распорядка – служебные документы, которые определяют наставления и требования, регламентирующие основной порядок поведения.

Разрабатываются на основе типовых правил внутреннего распорядка с учетом специфики деятельности фирмы, формы собственности и других особенностей конкретной организации.

Текст правил внутреннего трудового распорядка готовит администрация и обязательно согласовывает его с выборным профсоюзные органом и после обсуждения документа на общем собрании трудового коллектива он подписывается руководителем организации.

6. Должностная инструкция – документ, в котором определены функции, права и обязанности каждого сотрудника предприятия. На основании этого документа разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция используются для разрешения спорных вопросов и конфликтных ситуаций между работником и работодателем. Она разрабатывается специалистом по работе персоналом и согласовывается с юрист-консультом предприятия и утверждается руководителем.

Изменения в должностную инструкции вносят только приказом руководители предприятия. Должностная инструкция включает следующие разделы:

• Общее положение, здесь устанавливают:

• Область деятельности

• Порядок назначения и освобождения от должности

• Замещение во время отсутствия

• Квалификационные требования

• Подчиненность (должности лиц, которыми можно руководить)

• Функции (перечислены основные направления деятельности)

• Должностные обязанности здесь определены конкретные виды работ

• Права (устанавливаются права, необходимые сотруднику для выполнения возложенных обязанностей

• Ответственность (за что конкретно несет ответственность сотрудник)

В дополнении к основным разделам должностной инструкции могут быть введены другие разделы по усмотрению руководства.

2. Распорядительные документы

1. Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь следующие реквизиты:

• Название и вид документа

• Дата и номер

Дата приказа – дата подписания документа. Приказы нумеруются в пределах календарного года. Исключение: учебные заведения(в течение учебного года: сентябрь – август)

Подготовка приказов включает в себя следующие стадии:

• Изучение вопросов и сбор необходимых сведений

• Подготовка проекта приказа

• Согласование проекта

• Подписание руководителем

Приказ должен иметь заголовок, который должен отвечать на вопрос: о чем? Например, о повышении вкладов.

Недопустимо использовать заголовки типа: Приказ генерального директора.

Приказ состоит из двух частей:

• Констатирующей – цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является какой-либо правовой акт, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер и заголовок и кратко передается содержание той части, которая непосредственно касается данной организации. Констатирующая часть может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

• Распорядительной – данная часть начинается со слова «Приказываю», затем кому: исполнителю или структурному подразделению; что сделать и до какого числа. Если поручение дается постоянное, то срок исполнения в приказе не ставится

2. Выписка из приказа

Для удобства пользования внутри организации с приказов делают копии и выписки.

Выписка из приказа – копия основной части текста, которая необходима для работы.

Констатирующая часть выписки пишется полностью, из распорядительной берется только та информация, которая необходима в данный момент.

Основные :

• Наименование организации

• Наименование вида документа (выписка из приказа)

• Дата и номер (те же, что и у приказа)

• Место составления

• Заголовок к тексту

• Текст

• Подпись кроме личной подписи

• Через 2-3 межстрочных интервала заверительная подпись

Приказ и выписки из приказов оформляются на общих бланках.

3. Распоряжения – правовой акт, который издается персонально руководителем или главой коллегиального органа для решения оперативных вопросов.

Данный документ обычно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организации, должностных лиц и граждан.

4. Указания – организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснения действий для достижения поставленных целей, которая обычно обращена к исполнителям по конкретному делу.

Этот документ, который издается обычно руководителем или его замом по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанных с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

В целом они оформяются аналогично с приказом, но ключевые слова в тексте: «обязываю « или «предлагаю».

Если указание рассылается в подведомственные организации, то в них указывается реквизит-адресат. А при наличии более 4 адресов к данному документу составляется список рассылки.

5. Решение – распорядительный документ, принимаемый коллегией министерства или ведомства, ученым советом и т.д.

6. Постановление – правовой акт, который принимается высшими или центральными органами коллегиального управления или главой администрации (на правах единоначалия) для решения наиважнейших принципиальных вопросов. Текст его состоит из 2 частей как и у приказов (констатирующей и распорядительной).

Констатирующая часть включает в себя:

• Вступление

• Оценку ситуации или основание для издания

В распорядительной части дается:

• перечисление мер

• определяется исполнитель (исполнители)

• срок исполнения

Подписывается Председателем коллегиального органа и секретарем или управляющим делами (2 подписи)

3. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии де в системе управления, эта информация содержится в информационно-справочных документах, обеспечивающих руководство организации информацией о фактическом положении дел в системе управления и дятельности организации.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений, а ишь сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и выбирать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенности этих документов в том, что они идут снизу вверх по системе управления (от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей)

1. Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения.

От степени фиксирования информации и степени полноты записи протоколы подраздеяются на:

• Краткие

• Полные

Краткий фиксирует:

• Фамилии докладчиков

• Темы докладов и выступлений

• Принятые решения

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Решение о том, какую форму протокола ввести на заседании принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа: «протокол».

Обязательные реквизиты:

• Наименование организации

• Наименование вида документа

• Дата и номер

• Место составления

• Заголовок к тексту

• Текст

• Подпись Председателя и Секретаря заседания

Текст протокола состоит из 2 частей:

• Вводной

• Основной

Вводная часть оформляется одинаково как при полной, так и при сокращенной форме протокола. В ней указывают:

• Фамилию Председателя и Секретаря

• Фамилии или общее количество лиц, приглашенных на заседание

• Повестка дня

• Фамилии присутствующих и приглашенных (если их более 15 человек, записываются в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если менее 15 человек, оформляется список присутствующих и приглашенных, который прикладывается к протоколу. В таком случае в нем делается запись: «присутствовало 19 человек, список участников прилагается».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы, которые располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируется в именительном падеже без предлогов. Каждому пункту повести указывается фамилия докладчика и его должность.

Основная часть протокола строится по следующей схеме: слушали – выступили – постановили ии решили.

В разделе «слушали» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления, а в полной – фамилия и инициалы докладчика, а также содержание его доклада, сообщения. Если текст доклада прилагается к протоколу в письменном виде, то допускается после темы доклада в круглых скобках сделать пометку: «текст доклада в протоколе не приводится».

В разделе «выступили» в кратком протоколе указываются фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полном – содержание их выступления и все вопросы, заданные выступающему и его ответы.

«»Постановили» или «решение»: записывается решение, которое формируется кратко, точно, лаконично, во избежание двоякого толкования.

По каждому пункту решения указываются результаты голосования. Протокол подписывается Председателем и Секретарем, дата протокола – дата заседания, а если заседание длилось несколько дней, то через тире указывается дата начала и конца заседания.

В особо важных случаях протокол могут визировать и выступавшие или докладчику, их визы оформляются на новом поле документа на уровне выступления или доклада.

2. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий какой-либо факт, событие или действие.

Существует большое разнообразие актов с точки зрения их содержания и назначения. Чаще всего акты составляются коллегиально, то есть коллегиями постоянно действующими или назначенные руководством.

Главное при составлении акта: установление фактического состояния дел и правильное их отражение.

Обязательные реквизиты:

• Наименование организации

• Наименование вида документа

• Дата и регистрационный номер документа

• Место составления и издания документа

• Заголовок к тексту

• Текст

• Подписи

• Гриф утверждения (в случае необходимости)

3. Справка – документ, содержащий описание и утверждение тех или иных фактов и событий.

Справки подразделяются на:

• Внешние предоставляют информацию в другие организации и подписываются руководителем или его замом

• Внутренние создаются для информирования руководителя организации, подписываются руководителем структурного подразделения или автором справки

Внешнее оформление на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.