Технология (в пер. с греч. techne) – искусство, умение, мастерство.

Это процесс – совокупность действий для достижения цели.

Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью различных средств и методов.

Создание (подготовка) документов – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам, закрепленным в правовых актах и нормативно-методических документах.

Электронный документ – носитель экономической информации.

Экономическая информация – совокупность сведений, отражающих социально- экономические процессы и управляющие ими, а также коллективами людей в производственной и не производственной сфере.

Документ:

• Носитель информации

• Деловая бумага определенным образом составленная и свидетельствующая о каком-либо факте или событии

Недавно был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», в котором document определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная, сохраняемая предприятием или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Процесс управления

1. Получение информации

2. Обработка информации

3. Выработка решения

4. Исполнение принятого решения

ЛПР (лица, принимающие решения) – непосредственные участники документационного процесса, связанного с подготовкой принятия решений.

Нормативно - методическая база технологии подготовки документами…………….

Цель - изучение:

• Федеральных законов

• ГОСТов

• Классификаторов,

регулирующих документационную деятельность России.

Нормативно - методическая база – совокупность законов, нормативно-правовых актов (НПА), организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения, использования документов в текущей деятельности.

Законодательные акты в сфере документации и информации. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ. Нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

Правовую основу документов РФ составляют:

1. ГК РФ, регламентирующий правовые вопросы оказания информационных услуг, он устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов, их возникновение или прекращение и др.

Например, статья 51 устанавливает виды документов, создаваемых при регистрации и ликвидации юридического лица.

2. ФЗ «Об архивном деле в РФ» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ, а также время и способы создания этих документов, виды их носителей, формы собственности и места хранения

3. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» определяет правовой режим информационных ресурсов, в том числе порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, категорию информации по уровню доступа к ней, а также порядок правовой защиты информации

4. ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает условия использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признает ее равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, также он устанавливает требования по сертификации ключа пользователя, положении об удостоверяющих центрах и основные особенности использования ЭЦП

5. ФЗ «Об международном информационном обмене» регламентирует условия эффективного участия РФ в международном информационном обмене в рамках единого информационного пространства, обеспечивает защиту интересов РФ и ее субъектов при международном информационном обмене, объектами которого являются документированная информация, информационные продукты, информационные ресурсы, информационные услуги, а также средства информационного обмена

6. ФЗ «О техническом регулировании» устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки документов по стандартизации в области информационного управления (ДОУ)

7. ФЗ «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах безопасности информации в РФ

8. ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, а также обязательственный реквизиты первичных учетных документов уточнен состав бухгалтерской учетности и установлены сроки хранения учетных документов

Понятие о стандартизации и унификации

Основным направлением совершенствования управления и документации является стандартизация и унификация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Она проводится в целях сокращения количества, применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установление единых требований к оформлению документов, а также снижение затрат на подготовку и обработку документов, достижение совместимости баз данных, создаваемых в различных сферах и отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимно связанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности называют унифицированной системой документации.

Стандартизация заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения их в ДОУ.

Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных, государственных, отраслевых стандартов организаций, предприятий, учреждений.

Результатом работы по стандартизации или унификации могут быть как стандарты на отбельные виды документов, например, ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления, так и унифицированные системы документов, например, ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, унифицированные системы организационо-распорядительной документации и требования к оформлению документов.

Кроме того в стране действуют унифицированные системы банковской документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговые операции и т.д.

Полный перечень унифицированной системы документации дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы подразделяются на 4 категории:

1. Государственные (общероссийские)

2. Отраслевые (ведомственные)

3. Субъектов РФ

4. Формы документов объединений, организаций, предприятий

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации являются важнейшим средством информационного обеспечения и обеспечивают интегрированную обработку данных в информатизированных информационных системах.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащиеся систематизированный свод, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды.

Классификаторы по содержанию можно подразделить на следующие группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления (АСУ), видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКП)

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

2. Классификаторы информации об организационных структурах

• Общероссийский классификатор предприятий организаций (ОКПО)

• Общероссийский классификаторов видов экономической деятельности (ОКВЭД)

3. Классификаторы информации о населении и кадрах

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организацию работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ: упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современной технологией сбора, обработки, использования и хранения информации, а также совершенствование работы аппаратно.

В ближайшее время планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые процессоры, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Тема 2. Классификация документов

Классификация – система распределения документов по классам, или которые характеризуются рядом общих свойств и соответствие с определенными признаками.

Все документы, подражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства предприятием). Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия

2. Документы по функциям управления, такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и других финансовых подразделений

Документы классифицируются:

По наименованиям:

• Справки

• Заявления

• Объяснительные записки, протоколы

• Письма

• Платежные требования

• Баланс

• Планы

• Отчеты

• Договоры

По способу фиксации информации:

1. Письменные (машинописные, типографские, подготовленные на множительной технике)

2. Графические

3. Фото- и кинодокументы

По степени сложности:

1. Простые (посвящены и рассматривают 1 вопрос)

2. Сложные (посвящены и рассматривают 2 и более вопроса)

По степени гласности:

1. Открытые (несекретные)

2. С ограниченным доступом:

• Особой тайности

• Совершенно секретно

• Секретно

На документах служебного пользования - гриф ДСП конфиденциально

По юридической силе:

1. Подлинные

• Действительные

• Недействительные - становится документ по истечению срока годности или при отмене его другим документом

2. Подложные

По срокам исполнения:

1. Срочные

2. Несрочные

По стадии подготовки:

1. Черновики – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа

2. Оригинал – единственный экземпляр документа, оформленный с чернового варианта и подписанный по определенным требованиям

С оригиналом могут быть изложены:

1. Копия - идентичная заверенная должностным лицом воспроизведение подлинника с пометкой «копия»

2. Выписка – заверенная часть документа

3. Дубликат – повторный экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу как и подлинник

По происхождению:

1. Служебные (подготовленные на предприятии)

2. Личные (составленные физическими лицами)

По срокам хранения:

1. Документы постоянного срока хранения

2. Документы временного срока хранения:

• Документы со сроком хранения до 10 лет

• Документы со сроком хранения свыше 10 лет

По степени обязательности:

1. Информационные (содержащие сведения и факты о производственной или иной деятельности организации)

2. Директивные (обязательные для исполнения

По степени унификации:

1. Индивидуальные – документы по содержанию являющиеся специфическими и носят характер разового документа

2. Типовые – рассчитан на изложение однородных процессов или явлений. Например, типовые правила внутреннего распорядка

3. Трафареты – документы, которые имеют заранее напечатанный текст и окончательно оформляются в зависимости от конкретной ситуации.

Изготовленные на компьютере трафаретные документы – шаблоны

4. Унифицированные в виде анкеты

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа в виде существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ во время его заполнения. Другими словами, анкета – документ, в котором дается характеристика 1 параметров.

Анкетным методом моделируются:

• Приказы по приему, переводу и увольнению

• Кадровые объяснительные и докладные записки и др.документы

5. Унифицированный текст в виде таблицы

Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовок строк), а переменная – в цифровом или словесном виде находится на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы обладает большой информационной емкостью, позволять строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

В табличной форме оформляются:

• Штатные расписания

• Графики отпусков и др. документы

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р1.5-92

Таблица - унифицированный текст, в котором характеризуется ряд объектов по ряду призников.

Пример оформления таблицы

Таблица 00

Заголовок таблицы

1	2	3	4	5

Заголовок граф

Головка

Подзаголовки граф

Строки

Боковик

Графы (колонки)

По характеру содержания:

1. Первичные (содержат исходную информацию)

2. Вторичные (содержат обобщенную информацию из первичных документов)

По месту составления:

1. Внешние

• Входящие

• Исходящие

2. Внутренние

Таким образом, на предприятии различают следующие потоки документов:

• Входящих

• Исходящих

• Внутренних

В соответствии с ГОСТом Р51141-98, входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Например:

• Документы от вышестоящих организаций (распоряжения и приказы)

• Документы государственных органов (решения суда, письма от налоговой инспекции ии пенсионного фонда)

• Документы партнеров организации (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации)

• Документы отдельных граждан (заявления и жалобы)

В соответствии с исходящий документ – официальный документ, отправленный из организации. Примеры:

• Документы, адресованные вышестоящим организациям (доклады об исполнении поручений ии приказы)

• Документы, адресованные государственным органам (иски)

• Документы, адресованные деловым партнерам (деловые письма, рекламации)

• Документы, адресованные общественным организациям (ответы на обращения, запросы)

• Документы, адресованные отдельным гражданам (ответы на заявления и жалобы)

В соответствии с ГОСТом 51141-98, внутренний документ - официальный документ, не входящий за пределы организации его подготовившей. Внутренние документы подразделяются на следующие вилы:

1. Организационно-правовые

2. Распорядительные

3. Информационно-справочные

4. Финансово-бухгалтерские

5. Документация по трудовым отношениям

6. Личные

Стадии обработки входящих документов

Экспедиция

Документ

Делопроизводитель

Зарегистрированный документ

Получение

Регистрация

Делопроизводитель

Исполнение

Рассмотрение

В дело

Руководитель

Резолюция

Исполнитель

Исполненный документ

Стадии обработки исходящих документов

Исполнитель

Проект

Подготовка

Согласующие

Согласованный документ

Согласование

Руководитель

Утвержденный документ

Утверждение

Делопроизводитель

Зарегистрированный документ