4. Составление повестки собрания.

В повестке должно быть отражено все, что будет происходить на совещании. Составляя повестку, учитывайте, что в начале собрания лучше уделить время текущим делам или срочным, но коротким вопросам. Это даст участникам возможность "размяться" в обсуждении и быть готовыми к рассмотрению серьезных и сложных вопросов. К окончанию собрания накапливается усталость, поэтому в третьей части должны рассматриваться наиболее легкие пункты: объявления, интересные и приятные дела.

Важно, чтобы в повестке совещания после каждого пункта была сформулирована задача. В этом случае участники получают указание на тот результат, к которому должна придти группа. Например, недостаточно просто обозначить тему: "Сообщение о результатах исследования спроса (И.И. Иванов, Директор по маркетингу)". Для большей эффективности лучше сформулировать задачу: "на основе результатов группа корректирует план продаж и план мероприятий по выводу нового продукта".

Повестка дня должна быть разослана участникам совещания заранее. Для повышения эффективности работы вместе с повесткой дня рассылаются документы, с которыми участникам лучше ознакомиться до начала совещания.

5. Определение регламента.

Объявите время начала и окончания собрания, время обсуждения каждого пункта повестки дня, перерывы, правила, которых желательно придерживаться.

Начинайте собрания вовремя. Если Вы не начнете вовремя — будьте уверены, что на следующее собрание будет масса опозданий. Если Вы хотите избавиться от опозданий, то, по опыту консультантов, ничто так благотворно не влияет на пунктуальность как поставленная на середину стола копилка для денежных штрафов (от 10 рублей до 10 долларов за каждую минуту опозданий).

Остановитесь на том, чего Вы ждете от выступлений. Объявите регламент работы по каждому вопросу. Лучше, чтобы за выступлениями сначала последовали вопросы, затем — информационные дополнения, и только потом — мнения участников.

Необходимо объявить, как будут приниматься решения — консенсусом, большинством, или же руководитель только выслушает присутствующих, а затем примет свое решение. Разъясните правила с самого начала, но будьте готовы к тому, чтобы напоминать о них.

6. Проблематизация: превращение темы в актуальные для участников проблемы для обсуждения.

Обратите внимание участников на то, в чем важность решения или обсуждения вопроса, вынесенного на собрание, для компании. Высший пилотаж, если вы сможете показать, как решение или не решение вопроса может сказаться на каждом из присутствующих. Это особенно необходимо сделать, если приглашенные на совещание не видят смысла в собрании и обмене мнениями.

7. Обсуждение вопросов и выявление позиций.

Каждая тема повестки дня должна рассматриваться отдельно и в указанном порядке. Напомните, сколько времени отведено на выступление и сколько — на обсуждение вопроса. Представьте сами или попросите выступающего изложить в начале всю общую информацию (историю вопроса, что уже сделано, в чем основная задача на сейчас, и т.д.).

Одна из особенностей российского менталитета — критический настрой к окружающему — скорее всего проявит себя в процессе обсуждения. Поэтому не поощряйте высказывания участников в духе "это все не так/ это сделано неверно/ это неправильно". Спросите "Что мы должны сделать, чтобы решить эту проблему?" или "Что, по-вашему, будет более эффективным в данной ситуации?". Отделяйте творческие высказывания от критических.

Интересуйтесь разными точками зрения. Отмечайте тех, кто молчит, и обеспечьте им возможность высказаться. Старайтесь рассмотреть и положительные, и отрицательные мнения.