Как правильно организовать и провести совещание

По подсчетам консультантов "ШАГа", менеджеры тратят на собрания и совещания от 25% до 50% рабочего времени. Чем выше позиция в иерархии управления, тем чаще совещания становятся одним из важнейших инструментов управления. Грамотно организуя собрания, руководитель может значительно повысить отдачу от них и, возможно, даже сэкономить ценное время руководителя. Ниже представлены некоторые ключевые шаги подготовки и проведения совещания и правила, повышающие их эффективность.

1. Формулировка темы совещания.

Решив провести совещание, нелишне для начала определить его цель. Попробуйте закончить следующее предложение: "Собрание созывается для того, чтобы:". Вам важно решить конкретный вопрос? Или же только обсудить проблему? Обменяться информацией? Довести до сведения уже принятое решение? Стимулировать участников к реализации важного решения? Согласовать спорные позиции?

Видимо, из-за кажущейся простоты это правило зачастую игнорируется. Однако это может повлечь за собой весьма неприятные последствия: консультанты были свидетелями, как собрание, посвященное вопросам внедрения новой системы оплаты труда, быстро перешло к обсуждению вопроса дизайна новых магазинов и найму персонала — вопросам немаловажным для компании, но, увы, уводящим в сторону от основной темы. Четкая же формулировка темы позволяет Вам как ведущему пресекать подобные уходы и помогает участникам сконцентрироваться на главном вопросе.

2. Подбор участников совещания.

Круг людей, которых Вы пригласите на совещание, полностью зависит от поставленной цели. Если Вы собираетесь принимать решение, то приглашаемые люди должны иметь соответствующие полномочия. Если цель собрания — всесторонне обсудить вопрос, то Вам могут понадобиться сотрудники — специалисты, владеющие важной информацией. Не забудьте, чтобы на обсуждении спорных вопросов присутствовали сторонники разных позиций. Если необходимо обсудить внедрение, то необходимо пригласить как формальных руководителей, так и, возможно, неформальных лидеров Вашей организации — хорошо, чтобы они были на Вашей стороне.

И еще одно важное правило: написав список участников, постарайтесь тут же сократить его. Приглашайте минимальное необходимое количество участников, и лучше, если таковых будет не более 9-12 человек. Собрание 20-ти человек с большей вероятностью рискует превратиться в формальную отсидку или неуправляемую дискуссию, чем совещание 10 человек.

3. Распределение ролей.

Минимальный набор ролей — это ведущий совещания и выступающие по темам.

Если возникает необходимость фиксировать промежуточные результаты обсуждения и принятые решения, то Вам понадобится секретарь собрания (не путать с секретарем приемной!). Если Вы осознаете, что на собрании предстоит сложное обсуждение, то Вам может понадобиться "фасилитатор" — человек, умеющий руководить процессом дискуссии. Многие собрания явно нуждаются в "контролере времени"- человеке, который бы следил за тем, чтобы не нарушались временные рамки докладов и обсуждений.

Не забудьте оповестить людей, которым Вы выделяете особые роли, до начала совещания — чтобы они смогли подготовиться.