2.2. Памятка о порядке проведения инвентаризации

Этап

Нужно

Нельзя!

Создание инвентаризационной комиссии

- подготовить приказ о персональном составе инвентаризационной комиссии (включая рабочие комиссии); - зарегистрировать приказ в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации

- проводить инвентаризацию в отсутствие хотя бы одного из членов комиссии

Подготовительный этап

- подготовить приказ о проведении инвентаризации; - зарегистрировать приказ в журнале учета контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации; - подготовить бланки инвентаризационных описей соответствующих унифицированных форм (в зависимости от вида имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации); - предоставить МОЛ возможность закончить оформление первичных документов и отчетов на момент начала проведения инвентаризации (это особенно актуально при внезапных проверках); - завизировать все первичные документы на момент начала инвентаризации; - получить расписки от МОЛ

- начинать проверку, не получив соответствующую расписку МОЛ (в начале инвентаризационной описи); - заранее заполнять инвентаризационные описи в бухгалтерии исходя из учетных данных (о том, какое имущество и в каком количестве должно находиться у того или иного материально ответственного лица) или выдавать членам комиссии такие учетные данные в иной форме

Технический этап

- предварительно проверить исправность измерительных приборов; - произвести фактический пересчет, перевешивание, измерение ценностей, подлежащих инвентаризации, в присутствии всех членов комиссии и МОЛ; - заполнить инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах; - на каждой странице описи указывать прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на этой странице (вне зависимости от единиц измерения); - составить отдельные описи на имущество, не принадлежащее организации, но фактически находящееся у нее (ценности на ответственном хранении, арендованные основные средства и т.д.); - составить отдельные описи на ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации; - в исключительных случаях при длительном проведении инвентаризации с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации разрешается отпускать ТМЦ в ходе инвентаризации в присутствии членов инвентаризационной комиссии с занесением их в отдельную опись и проставлением на расходных документах отметки за подписью председателя комиссии или одного из ее членов по поручению председателя; - составить отдельные описи по заделам незавершенного производства в каждом обособленном структурном подразделении (цехе, участке, отделении) с указанием степени готовности, количества и объема; - включить в описи неучтенное имущество, выявленное в ходе инвентаризации; - провести проверку в порядке расположения материальных ценностей в помещении; - при хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного МОЛ провести инвентаризацию последовательно по местам хранения и опломбировывать вход в помещение, где инвентаризация завершена, когда комиссия переходит для работы в следующее помещение; - опломбировывать помещение, где не завершена инвентаризация, если делается перерыв или проверка проводится в течение нескольких дней, и оставлять инвентаризационные описи в этом помещении в ящике, шкафу или сейфе

- проводить проверку в отсутствие МОЛ или любого из членов инвентаризационной комиссии; - допускать, чтобы в помещении, где проходит проверка, МОЛ оставались без членов комиссии либо члены комиссии находились в отсутствие МОЛ; - оставлять помещения, где проводится проверка, открытыми и неопломбированными, после того как инвентаризационная комиссия ушла; - отпускать ТМЦ во время проведения инвентаризации, за исключением случаев, когда инвентаризация проводится длительно и имеется разрешение руководителя и главного бухгалтера на отпуск ТМЦ в присутствии членов комиссии; - использовать описи произвольной формы, когда существуют унифицированные формы; - вносить в описи данные об остатках ценностей со слов МОЛ или по данным учета без проверки их фактического наличия; - оставлять в описях незаполненные строки; - оставлять неподсчитанным общее количество ценностей и число порядковых номеров на каждой странице описи; - допускать помарки и подчистки в описях, пользоваться "штрихом" для исправления ошибок; - вносить в описи исправления, не заверенные всеми членами комиссии и МОЛ; - игнорировать заявления МОЛ об обнаруженных ошибках в описях

Аналитический этап

- составить сличительные ведомости, если выявлены расхождения; - указать в сличительных ведомостях отдельными позициями только ценности, по которым есть расхождения, а остальные внести одной строкой

- составлять сличительные ведомости в произвольной форме при наличии унифицированных форм

Заключительный этап

- составить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, на основании сличительных ведомостей; - рассмотреть возможность зачета недостач излишками по пересортице в виде исключения при соблюдении установленных условий; - отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете (урегулировать возникшие расхождения) в установленном порядке: - оприходовать излишки по рыночной стоимости с одновременным увеличением прочих доходов; - списать недостачи, учитывая нормы естественной убыли и наличие или отсутствие виновных лиц; - обратить внимание на случаи выявления в ходе инвентаризации испорченных и просроченных ценностей и отразить такие факты в учете

- приходовать излишки и списывать недостачи без выяснения причин их возникновения и наличия виновных лиц; - производить зачет по пересортице в произвольном порядке без соблюдения всех установленных правил (например, нельзя зачесть недостачу колбасы "Докторской" излишком сосисок "Молочных"); - нарушать требования трудового законодательства о взыскании материального ущерба, причиненного работником (ст. ст. 238 - 250 ТК РФ)